A. Formål
(1) Denne politik gælder med tilbagevirkende kraft for ansøgninger, der indsendes den 1. januar 2008 eller senere. University of Oregon (universitetet) er forpligtet til at beskytte fakultetets, personalets, de studerendes og andres sikkerhed, tryghed og sundhed samt at beskytte universitetets aktiver og ressourcer. For at opfylde disse mål delegerer bestyrelsen (bestyrelsen) til den præsident, der vælger at foretage kontrol af strafferegistre, ansvaret for at vedtage regler for gennemførelsen af kontrol af strafferegistre.
(2) Enhver politik, der vedtages i henhold til underafsnit (1), skal være i overensstemmelse med politik 580.023, gældende love i delstaten Oregon og føderal lovgivning.
B. Definitioner
(1) “Kontrol af strafferegistre” betyder en fingeraftryksbaseret kontrol af strafferegistre.
(2) “Domfældelse” betyder, at en domstol har afsagt en endelig dom på grundlag af en dom eller en konstatering af skyld, en erkendelse af skyld, et nolo contendere (ingen tvivl) eller en hvilken som helst afgørelse om skyld.
(3) “Fingeraftryksbaseret kontrol af strafferegistre” betyder en kontrol af strafferegistre ved hjælp af en persons fingeraftryk. Der kan kun anmodes om fingeraftryksbaseret strafferegisterkontrol hos Oregon State Police til ikke-strafferetlige formål. Hvis det er nødvendigt at foretage en landsdækkende strafferegisterkontrol af en person, kan universitetet anmode om, at Oregon State Police foretager kontrollen, herunder identifikation af fingeraftryk, gennem Federal Bureau of Investigation.
(4) “Universitet”: University of Oregon.
(5) “Person, der er omfattet”: en person, som universitetet kan kræve strafferegisterkontrol af som betingelse for at levere tjenesteydelser som kontrahent, ansat eller frivillig. De pågældende personer omfatter personer, der i øjeblikket arbejder som kontrahent, ansat eller frivillig, eller personer, der søger om at blive ansat som ansat, frivillig eller ansat som kontrahent i en stilling, der er udpeget som en kritisk eller sikkerhedsfølsom stilling. De kategorier af kritiske eller sikkerhedsfølsomme stillinger, for hvilke universitetet kan foretage kontrol af strafferegistre, omfatter de stillinger, hvor personen:
(a) har direkte adgang til personer under 18 år eller til kollegiefaciliteter for studerende, fordi personens arbejdsopgaver kræver, at personen er til stede i kollegiet;
(b) leverer informationsteknologiske tjenester og har kontrol over eller adgang til informationsteknologiske systemer, som ville give personen mulighed for at skade de informationsteknologiske systemer eller de oplysninger, der er indeholdt i systemerne;
(c) har adgang til oplysninger, hvis videregivelse er forbudt i henhold til statslige eller føderale love, regler eller bestemmelser, eller oplysninger, der er defineret som fortrolige i henhold til statslige eller føderale love, regler eller bestemmelser;
(d) har adgang til ejendomme, hvor der befinder sig kemikalier, farlige materialer og andre genstande, der kontrolleres af statslige eller føderale love eller bestemmelser;
(e) har adgang til laboratorier, nukleare anlæg eller forsyningsanlæg, hvortil adgangen er begrænset for at beskytte offentlighedens sundhed eller sikkerhed;
(f) har ansvar for skatter, finansiel støtte, lønninger eller indkøb som et af personens primære ansvarsområder, eller
(g) har adgang til personlige oplysninger om ansatte eller medlemmer af offentligheden, herunder socialsikringsnumre, fødselsdatoer, kørekortnumre, medicinske oplysninger, personlige finansielle oplysninger eller oplysninger om kriminel baggrund.
C. Proces for kontrol af strafferegistre
(1) Universitetet kan kræve, at den pågældende person udfylder en formular til anmodning om strafferegistre og giver yderligere oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre kontrollen af strafferegistre inden for en rimelig tidsperiode.
(2) Universitetet kan foretage eller anmode Oregon State Police om at foretage en kontrol af strafferegistre, når:
(a) en person opfylder definitionen af “den pågældende person”, eller
(b) det kræves i henhold til føderale love eller bestemmelser, i henhold til delstatslovgivning eller administrative regler eller i henhold til kontrakt eller skriftlig aftale.
(3) En afgørelse om egnethed baseret på en kontrol af strafferegistre for kritiske eller sikkerhedsfølsomme stillinger betragtes som en minimumskvalifikation for stillingen. Det forhold, at en person kan blive godkendt som egnet på grundlag af en kontrol af strafferegisteret, garanterer ikke personen en stilling som ansat, kontrahent eller leverandør.
D. Meddelelse om kontrol af strafferegistre til ansøgere
Ansøgningsskemaer og opfordringer til at indgå kontrakter om tjenesteydelser skal indeholde en meddelelse til enhver potentiel ansat, kontrahent eller frivillig, hvis stillingen kræver en kontrol af strafferegistre som defineret i dette afsnit.
E. Fortrolighed i forbindelse med kontrol af strafferegistre
Alle oplysninger, der fremkommer ved kontrol af strafferegistre, er fortrolige. Universitetet skal begrænse udbredelsen af oplysninger, der er indhentet ved straffeattestkontrollen. Kun de personer, som universitetet har identificeret, og som har et påvist og legitimt behov for at kende oplysningerne, må have adgang til oplysninger fra straffeattester.
F. Afvisning af at give samtykke til kontrol af straffeattest og ufuldstændig egnethedsvurdering
(1) Universitetet vil lukke en egnethedsvurdering som ufuldstændig, når:
(a) omstændighederne ændrer sig, så en person ikke længere opfylder definitionen af en “person, der er omfattet af undersøgelsen”;
(c) universitetet ikke kan finde eller kontakte den pågældende person;
(d) universitetet fastslår, at den pågældende person ikke er egnet eller ikke kvalificeret til stillingen som ansat, kontrahent eller frivillig af en grund, der ikke har noget at gøre med processen for egnethedsvurdering; eller
(e) stillingen er ikke længere ledig.
(2) En person har ikke ret til en høring i henhold til afsnit I for at anfægte afslutningen af en ufuldstændig egnethedsafgørelse.
(3) Hvis en person nægter at give sit samtykke til en kontrol af strafferegistre, skal universitetet nægte at ansætte personen, eller nægte enhver relevant stilling, eller nægte enhver anmodning om at yde frivillige tjenester, eller nægte bemyndigelse til at yde tjenester, der er indgået kontrakt om. En person kan ikke appellere en afgørelse, der er truffet på grundlag af en nægtelse af samtykke.
G. Egnethed til at bestride en stilling på grundlag af en kontrol af strafferegistre
(1) Universitetet skal anvende disse politikker og eventuelle regler, der er vedtaget på institutionsniveau, til at afgøre, om den pågældende person er egnet til at bestride en stilling, yde en tjenesteydelse eller blive ansat på grundlag af den indhentede kontrol af strafferegistre, herunder eventuelle yderligere oplysninger i henhold til OAR 580-023-0215(1), og eventuelle falske erklæringer vedrørende den pågældende persons straffeattest. Ved afgørelsen af egnetheden skal universitetet tage hensyn til :
(a) arten af forbrydelsen;
(b) de kendsgerninger, der understøtter dommen eller den verserende tiltale, som indikerer, at der er afgivet en falsk erklæring;
(c) den eventuelle relevans af forbrydelsen eller den falske erklæring i forhold til de specifikke krav til den pågældende persons foreslåede stilling, tjenester eller beskæftigelse; og
(d) mellemliggende omstændigheder, der er relevante for ansvaret for og omstændighederne ved stillingen, tjenesterne eller beskæftigelsen. Indblandende omstændigheder omfatter, men er ikke begrænset til, følgende:
(A) den tid, der er gået siden forbrydelsen blev begået;
(B) den pågældende persons alder på tidspunktet for forbrydelsen;
(C) sandsynligheden for en gentagelse af lovovertrædelser eller for at begå en anden forbrydelse;
(D) den efterfølgende begåelse af en anden relevant forbrydelse;
(E) hvorvidt dommen er blevet ophævet og retsvirkningen af ophævelsen af dommen; og
(F) en anbefaling fra en arbejdsgiver.
(2) Forbrydelser, der er relevante for en egnethedsvurdering
(a) Alle forbrydelser;
(b) Alle klasse A-forbrydelser;
(c) Enhver amerikansk militær forbrydelse eller international forbrydelse;
(d) Enhver forbrydelse i form af forsøg, opfordring eller sammensværgelse med henblik på at begå en forbrydelse, der er opført i denne underafdeling (2), i henhold til ORS 161.405, 161.435 eller 161.450, og
(e) Enhver forbrydelse baseret på strafansvar for en andens adfærd i henhold til ORS 161.155, når den underliggende forbrydelse er opført i denne underafdeling (2).
(3) Evaluering baseret på Oregon og andre love. En autoriseret udpeget person skal vurdere en forbrydelse på grundlag af Oregons love og, hvis det er relevant, føderale love eller lovene i enhver anden jurisdiktion, hvor en kontrol af strafferegistre viser, at en person, der er omfattet, kan have begået en forbrydelse, som disse love er i kraft på tidspunktet for egnethedsafgørelsen.
H. Meddelelse om ugunstig afgørelse om egnethed på grundlag af kontrol af strafferegistre
Universitetet skal underrette den pågældende person, der er blevet erklæret uegnet på grundlag af en kontrol af strafferegistre, om en sådan diskvalifikation via certificeret post til den mest aktuelle adresse, som den pågældende person har oplyst.
I. Anfægtelse af en afgørelse om egnethed
Hvis en person ønsker at anfægte en negativ afgørelse om egnethed, kan personen appellere afgørelsen ved at anmode om en høring.
(1) Personen kan appellere en endelig afgørelse om egnethed, der er truffet på grundlag af en kontrol af strafferegistre, ved at indgive en skriftlig anmodning om en høring til den adresse, der er angivet i meddelelsen i henhold til OAR 580-023-0260, inden for fjorten (14) kalenderdage fra datoen i meddelelsen. Universitetet kan forlænge klagefristen, hvis det fastslår, at forsinkelsen skyldes faktorer, som den pågældende person ikke har nogen rimelig indflydelse på.
(2) Anfægtelse af oplysninger om kriminelle lovovertrædere. En person kan ikke anvende den høringsproces, der er fastlagt i denne politik, til at anfægte nøjagtigheden, fuldstændigheden eller lovligheden af oplysninger fra Oregon State Police, Federal Bureau of Investigation eller agenturer, der indberetter oplysninger til Oregon State Police eller Federal Bureau of Investigation.
(3) Universitetet har ret til at stole på de oplysninger om kriminelle lovovertrædere, der er leveret af Oregon State Police, Federal Bureau of Investigation eller andre instanser, indtil universitetet får meddelelse om, at oplysningerne er blevet ændret eller korrigeret.
(4) Enhver høring i henhold til denne politik er ikke offentlig.
(5) Afhjælpning. Det eneste retsmiddel, der kan tildeles under denne høringsproces, er en afgørelse om, at den pågældende person er egnet. Under ingen omstændigheder må universitetet være forpligtet til at placere en person i en stilling, og universitetet må heller ikke være forpligtet til at acceptere tjenester eller indgå en kontraktlig aftale med en person.
(6) Høringsproces. Efter at have modtaget en gyldig meddelelse i henhold til underafsnit (1) i denne del af politikken, skal universitetets rektor vælge en passende høringskonsulent. Høringskonsulentens rolle er begrænset til at gennemføre høringen og udarbejde et forslag til en kendelse til præsidenten eller den af ham/hende udpegede.
(a) Forhørskonferencer. Forud for høringen kan høringskonsulenten efter eget skøn afholde en eller flere konferencer forud for høringen for at lette gennemførelsen og løsningen af sagen. Høringskonsulenten kan indkalde til konferencen på eget initiativ eller efter anmodning fra en part.
(b) Formålet med en konference forud for høringen kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende:
(A) at lette udforskningen og at løse uenigheder om udforskningen;
(B) at identificere, forenkle og afklare spørgsmål;
(C) at fjerne irrelevante spørgsmål;
(D) at indhente stipulationer om faktiske forhold;
(E) at give høringskonsulenten og parterne forud for høringen kopier af alle dokumenter, der skal fremlægges som bevismateriale under høringen, og navnene på alle vidner, der forventes at afgive vidneudsagn;
(F) at bekræfte dokumenter;
(G) at træffe afgørelse om bevisrækkefølgen og andre proceduremæssige spørgsmål vedrørende afviklingen af høringen;
(H) at drøfte forlig eller anden løsning eller delvis løsning af sagen.
(c) Gennemførelse af høringen. Høringen gennemføres efter høringskonsulentens skøn på en sådan måde, at den omfatter følgende:
(A) universitetets redegørelse og beviser til støtte for dets handling;
(B) redegørelse og beviser fra den person, der er erklæret uegnet, til støtte for sin stilling;
(C) eventuelle modbeviser; og
(D) eventuelle afsluttende argumenter.
(d) Høringskonsulenten har beføjelse til at afhøre vidner og fastsætte rimelige tidsgrænser for mundtlig fremlæggelse. Høringskonsulenten kan udelukke kumulativt, gentagende eller uvæsentligt materiale.
(e) Bevismateriale af en type, som rimeligt forsigtige personer normalt stoler på i forbindelse med deres seriøse forretninger, skal være tilladt.
(f) Irrelevant, uvæsentligt eller unødigt gentagende bevismateriale skal udelukkes, og privilegier, der indrømmes i henhold til Oregon-lovgivningen, skal anerkendes af høringskonsulenten.
(g) Høringskonsulenten udarbejder et forslag til kendelse, som formanden skal overveje, og som skal indeholde følgende:
(A) Konstateringer af faktiske omstændigheder;
(B) Konklusioner af retlige forhold;
(C) Kendelse.
(h) Inden for enogtyve (21) kalenderdage efter at have modtaget den foreslåede kendelse fra høringskonsulenten skal formanden:
(A) vedtage den foreslåede kendelse som den endelige kendelse i sagen; eller
(B) ændre den foreslåede kendelse som den endelige kendelse i sagen.
(i) Den endelige kendelse fra formanden er endelig. Den endelige kendelse skal overdrages skriftligt til den pågældende person via certificeret post.
(j) Uanset OAR 580-023-0265 kan universitetet vedtage politikker, der beskriver den høringsproces, der kræves for at anfægte en egnethedsafgørelse.
(7) En appel af en egnethedsafgørelse i henhold til afsnit I(1) i dette afsnit af denne politik eller en anfægtelse af oplysninger om kriminelle lovovertrædere med det organ, der har givet oplysningerne, vil ikke forsinke eller udskyde universitetets ansættelsesproces eller ansættelsesbeslutninger.
J. Gebyrer
Universitetet kan opkræve et gebyr for indhentning af oplysninger om kriminelle lovovertrædere til brug for en afgørelse om egnethed. I hvert enkelt tilfælde må gebyret ikke overstige det eller de gebyrer, som universitetet opkræves af Oregon State Police og Federal Bureau of Investigation for at indhente oplysninger om kriminelle lovovertrædere om den pågældende person.