Quella che segue è una lista di servizi generalmente offerti dalle banche e utilizzati da grandi aziende e società:
Riconciliazione dei conti La riconciliazione bancaria può essere difficile per un’azienda molto grande: poiché emette così tanti assegni, può richiedere molto sforzo umano per capire quali assegni non sono stati liquidati e quindi qual è il vero saldo della società. Per risolvere questo problema, le banche hanno sviluppato un sistema che permette alle aziende di caricare una lista di tutti gli assegni che emettono ogni giorno, in modo che alla fine del mese l’estratto conto mostri non solo quali assegni sono stati liquidati, ma anche quali no. Più recentemente, le banche hanno usato questo sistema per evitare che gli assegni vengano incassati in modo fraudolento se non sono sulla lista, un processo noto come pagamento positivo. Servizi web avanzati La maggior parte delle banche ha un sistema basato su Internet che è più avanzato di quello disponibile per i consumatori. Questo permette ai manager di creare e autorizzare speciali credenziali di accesso interne, permettendo ai dipendenti di inviare fili e accedere ad altre funzioni di gestione del contante che normalmente non si trovano sul sito web dei consumatori. Servizi di auto blindata/raccolta di contanti I grandi rivenditori che raccolgono una grande quantità di contanti possono chiedere alla banca di organizzare una società di auto blindate per raccogliere il contante, invece di chiedere ai propri dipendenti di depositare il contante. Clearing house Solitamente offerto dalla divisione di cash management di una banca. La stanza di compensazione è un sistema elettronico usato per trasferire fondi tra le banche. Le aziende lo usano per pagare gli altri, specialmente i dipendenti (è così che funziona il deposito diretto). Alcune aziende lo usano anche per raccogliere fondi dai clienti (questo è generalmente il modo in cui funzionano i piani di pagamento automatico). Questo sistema è criticato da alcuni gruppi di difesa dei consumatori, perché con questo sistema le banche presumono che l’azienda che inizia l’addebito sia corretta fino a prova contraria. Segnalazione dei saldi I clienti aziendali che gestiscono attivamente i loro saldi di cassa di solito si abbonano a una segnalazione sicura via web dei loro conti e delle informazioni sulle transazioni presso la loro banca principale. Queste compilazioni sofisticate dell’attività bancaria possono includere saldi in valute estere, così come quelli presso altre banche. Includono informazioni sulle posizioni di cassa così come il “float” (per esempio gli assegni in corso di riscossione). Infine, offrono dettagli specifici sulle transazioni su tutte le forme di attività di pagamento, inclusi depositi, assegni, trasferimenti di denaro in entrata e in uscita, ACH (addebiti e accrediti in camera di compensazione automatica), investimenti, ecc. Servizi di concentrazione del contante Le grandi catene di distribuzione o nazionali spesso hanno filiali in luoghi dove la loro banca principale non ha filiali. Quindi aprono conti bancari in varie banche locali della zona. Per evitare che i fondi in questi conti rimangano inattivi e non guadagnino abbastanza interessi, molte di queste società hanno un accordo stabilito con la loro banca principale, per cui la loro banca principale usa la stanza di compensazione automatica per “tirare” elettronicamente il denaro da queste banche in un unico conto bancario fruttifero. Vedi anche: Concentrazione di cassa. Esborso controllato Questo è un altro prodotto offerto dalle banche sotto i servizi di gestione del contante. La banca fornisce un rapporto giornaliero, di solito all’inizio della giornata, che mostra l’ammontare degli esborsi che saranno addebitati sul conto del cliente. Questa conoscenza anticipata del fabbisogno giornaliero di fondi permette al cliente di investire qualsiasi eccedenza in opportunità di investimento infragiornaliere, tipicamente investimenti nel mercato monetario. Questo è diverso dagli esborsi ritardati, dove i pagamenti sono emessi attraverso una filiale remota di una banca e il cliente è in grado di ritardare il pagamento a causa del maggiore tempo di fluttuazione. Lockbox-servizi all’ingrosso Spesso le aziende (come i servizi pubblici) che ricevono un gran numero di pagamenti tramite assegni per posta hanno la banca che allestisce per loro una casella postale, apre la loro posta e deposita gli assegni trovati. Questo è chiamato un servizio di “lockbox”. Servizi lockbox-retail Questi sono per aziende con un piccolo numero di pagamenti, a volte con requisiti dettagliati per l’elaborazione. Potrebbe essere un’azienda come lo studio di un dentista o una piccola azienda manifatturiera. Positive pay L’azienda cliente condivide elettronicamente il suo registro degli assegni scritti con la banca. La banca quindi pagherà solo gli assegni elencati in quel registro, con esattamente le stesse specifiche elencate nel registro (importo, beneficiario, numero di serie, ecc.). Questo sistema riduce drasticamente le frodi sugli assegni. Pagamento positivo inverso Il pagamento positivo inverso è simile al pagamento positivo, ma il processo è invertito, e la società, non la banca, mantiene la lista degli assegni emessi. Quando gli assegni sono presentati per il pagamento e vengono liquidati attraverso il Federal Reserve System, la Federal Reserve prepara un file con i numeri di conto, i numeri di serie e gli importi in dollari degli assegni e lo invia alla banca. Nel pagamento positivo inverso, la banca invia quel file all’azienda, dove l’azienda confronta le informazioni con i suoi registri interni. L’azienda fa sapere alla banca quali assegni corrispondono alle sue informazioni interne, e la banca paga quegli articoli. La banca poi ricerca gli assegni che non corrispondono, corregge eventuali errori di lettura o di codifica e determina se alcuni elementi sono fraudolenti. La banca paga solo le eccezioni “vere”, cioè quelle che possono essere riconciliate con i file dell’azienda. Conti Sweep I conti Sweep sono tipicamente offerti dalla divisione di cash management di una banca. Con questo sistema, i fondi in eccesso dai conti bancari di un’azienda vengono automaticamente spostati in un fondo comune del mercato monetario durante la notte, e poi spostati di nuovo la mattina dopo. Questo permette loro di guadagnare interessi durante la notte. I veicoli principali degli sweep sono i fondi comuni del mercato monetario e i prodotti di deposito bancario. Conto a saldo zero Un conto a saldo zero può essere pensato come una sorta di hack. Le aziende con un gran numero di negozi o sedi possono molto spesso essere confuse se tutti quei negozi depositano in un unico conto bancario. Tradizionalmente, sarebbe impossibile sapere quali depositi provengono da quali negozi senza cercare di vedere le immagini di quei depositi. Per aiutare a correggere questo problema, le banche hanno sviluppato un sistema in cui ogni negozio ha il proprio conto bancario, ma tutti i soldi depositati nei conti dei singoli negozi vengono automaticamente spostati o spazzati nel conto bancario principale dell’azienda. Questo permette all’azienda di guardare gli estratti conto individuali per ogni negozio. Le banche statunitensi stanno quasi tutte convertendo i loro sistemi in modo che le aziende possano dire quale negozio ha fatto un particolare deposito, anche se questi depositi sono tutti depositati in un unico conto. Di conseguenza, la contabilità a saldo zero viene usata meno frequentemente. Bonifico bancario Un bonifico bancario è un trasferimento elettronico di fondi. I bonifici possono essere fatti con un semplice trasferimento di conto corrente bancario o con un trasferimento di contanti presso un ufficio cassa. I bonifici bancari sono spesso il metodo più rapido per trasferire fondi tra conti bancari. Un bonifico bancario è un messaggio alla banca ricevente che richiede di effettuare il pagamento secondo le istruzioni fornite. Il messaggio include anche le istruzioni per il pagamento. Il trasferimento vero e proprio è praticamente istantaneo e non richiede più tempo di una telefonata per la trasmissione. Gestione automatizzata dei contanti La gestione automatizzata dei contanti è il processo di erogazione, conteggio e tracciamento dei contanti in una banca, vendita al dettaglio, cassa, prestito/anticipo, casinò o altro ambiente commerciale attraverso hardware e software appositamente progettati allo scopo di prevenire le perdite, scoraggiare i furti e ridurre il tempo di gestione per la supervisione delle operazioni dei cassetti (casse).
In passato, sono stati offerti altri servizi, la cui utilità è diminuita con l’aumento di Internet. Per esempio, le aziende potevano avere fax giornalieri delle loro transazioni più recenti o ricevere CD-ROM con le immagini dei loro assegni incassati.
I servizi di gestione della cassa possono essere costosi, ma di solito il costo per un’azienda è compensato dai benefici: risparmio, precisione, efficienza, ecc.
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