Nota! Il contenuto di questo post serve come suggerimento e panoramica generale e potrebbe non essere applicabile alle tue esigenze specifiche.
Può essere difficile navigare tra i livelli e le funzionalità di Office 365, ma qualsiasi organizzazione che cerca di migrare i contenuti a Office 365 dovrebbe prendersi il tempo per capire tutti gli strumenti che la piattaforma fornisce.
Comprendere i diversi livelli e strumenti di collaborazione in Office 365 è essenziale per ottenere il massimo dai tuoi dati, potenziare i tuoi utenti e costruire un sistema di archiviazione e condivisione nel cloud che faccia il massimo per la tua organizzazione. Si dice che conoscere sia metà della battaglia, e Cloud FastPath è qui per aiutare!
Uno dei motivi più comuni per cui le organizzazioni esitano i file server, e le unità condivise in particolare, è la difficoltà di determinare dove il contenuto appartiene meglio. Molti nell’IT hanno l’approccio “le unità domestiche vanno in OneDrive for Business” e “sposterò semplicemente le mie unità condivise nei siti SharePoint Online”. Anche se questo può essere l’approccio giusto per separare i contenuti tra questi due sistemi, potresti voler fare ulteriori domande sul contenuto “condiviso”, poiché SharePoint Online può significare e fare una serie di cose diverse.
Cos’è un gruppo Office 365? Cos’è un sito SharePoint Online o una Site Collection? Come sono diversi dai Team?
E così, senza ulteriori indugi, ecco una rapida guida all’architettura dei contenuti condivisi e alle strutture organizzative in Office 365!
SharePoint Sites è probabilmente l’opzione più versatile, soprattutto per la collaborazione su grandi quantità di file o directory. Un SharePoint Team Site funziona come un hub dove molti membri del team possono accedere al contenuto, organizzare il contenuto o collaborare al contenuto. La comunicazione all’interno di SharePoint Team Sites avviene con il commento dei documenti in tempo reale, insieme a tutti gli altri membri del team.
Il vantaggio principale dei siti del team è che sono di proprietà dell’IT o del capo di un dipartimento o di un gruppo di lavoro. Ciò significa che i permessi possono essere impostati dall’IT o dai capi reparto e che l’IT ha un controllo granulare sulla condivisione per siti specifici, configurazioni per siti specifici, così come la capacità di impostare permessi specifici per determinati siti, directory o contenuti.
L’equivalente di un sito o di una raccolta di siti su un file server locale sarebbe una condivisione di reparto. Questo non significa che un’intera directory “HR” dovrebbe essere messa in un singolo sito. Il fatto che una condivisione dipartimentale abbia un proprio sito o venga suddivisa in molti sottositi dipende dalla quantità di permessi complessi, dalla quantità totale di contenuto, dall’organizzazione del gruppo all’interno della condivisione e dai requisiti per la condivisione esterna. Per esempio, un gruppo all’interno di un dipartimento delle risorse umane, come i reclutatori, potrebbe richiedere di condividere ampiamente con persone esterne all’azienda. In questo caso, potrebbe essere meglio dare a quel team il proprio sito con una condivisione esterna più rilassata, ma ancora sotto il controllo dell’IT e del dipartimento HR nel suo complesso.
Siti di gruppo
In Office 365, i siti di gruppo completano un gruppo tradizionale di e-mail/Outlook. Sicuri ma leggermente limitati nelle funzionalità, i siti di gruppo consentono una collaborazione solida e sicura dei file tra i gruppi, i cui membri e permessi possono essere facilmente regolati e gestiti caso per caso.
I siti di gruppo vengono creati di default ogni volta che viene creato un gruppo Office 365, quindi è importante stabilire politiche per chi è in grado di creare gruppi Office 365. I siti di gruppo in genere non dovrebbero ospitare materiale molto riservato o sensibile, in quanto i team IT e di sicurezza hanno un po’ meno intuizione e controllo sul contenuto in essi.
Lì dove i siti di gruppo hanno successo, è nella capacità dei membri del team all’interno di un gruppo o dipartimento di regolare gradualmente l’accesso a un file o documento che potrebbero eventualmente aver bisogno di distribuire ad altri reparti o team. Questi gruppi sono fluidi e flessibili, mentre i gruppi di Outlook sono spesso più permanenti e portano con sé determinate autorizzazioni. Al contrario, i siti di gruppo e il loro accesso possono evolvere in base alle necessità dei file in essi contenuti.
Siti di gruppo
I siti di gruppo offrono agli utenti e alle organizzazioni un modo per comunicare e collaborare in modo rapido ed efficiente, nello stesso modo in cui potrebbero utilizzare un’applicazione come Slack. Fornendo ai membri del team un modo per condividere facilmente file, cartelle e altri elementi essenziali su cui stanno cercando di collaborare, i Team Sites servono come un metodo semplice ed efficace per la comunicazione quando si tratta di lavorare su progetti specifici che coinvolgono più persone.
Come uno spazio di lavoro basato sulla chat, i Team Sites di Microsoft assicurano che i membri del team non devono mai preoccuparsi di perdere una conversazione cruciale. Le chat possono essere private o costruite intorno a gruppi che assicurano che ogni singolo utente abbia l’opportunità di infilare le conversazioni in modo tale da garantire che nessun membro del team si perda un aggiornamento importante e che nessuna informazione sensibile sia condivisa con chi non dovrebbe accedervi.
Ogni team è fornito insieme al proprio sito SharePoint. Il contenuto che meglio appartiene a questo sito deve essere estremamente rilevante per il progetto o la squadra a cui il sito del team è destinato. Inoltre, molto del contenuto è nuovo e aggiornato frequentemente, quindi filtrare sui metadati come la data dell’ultima modifica quando si sposta il contenuto nei siti del team è un buon approccio. A volte, può essere meglio avere gli utenti finali che migrano il contenuto di loro scelta sui siti del team.
Squadre, gruppi e collezioni di siti spostano il contenuto lungo un imbuto
I vantaggi di ciascuno di questi strumenti non sono solo i loro punti di forza e funzionalità uniche, ma come lavorano di concerto per aiutare un’organizzazione a sostenere le sue capacità di collaborazione. Come ogni cosa dinamica, file, dati, documenti e progetti passano attraverso un ciclo di vita metaforico, e la relazione tra squadre, siti di gruppo e siti SharePoint lavora per assicurare il successo di quel ciclo. Prendiamo, per esempio, un team di marketing incaricato di creare un documento di comunicazione interna (detto questo, l’esempio funziona per la maggior parte dei dipartimenti di un’organizzazione).
All’inizio, vorranno fare un brainstorming di ciò che vogliono dire, come vogliono inquadrare il documento, come dovrebbe essere impostato a un livello strutturale fondamentale. Possono farlo tramite Teams: un meccanismo di chat sicuro e istantaneo.
Una volta che il documento è redatto, Group Sites permette ai creatori di avviare un processo di approvazione formale e gestire chi può vedere il documento, e inviarlo in modo sicuro, garantendo che i permessi siano rafforzati, e i destinatari gestiscano il file o il documento in modo appropriato. Questi destinatari possono poi modificare il documento e condividere quelle modifiche tra i membri del team di marketing e i manager in modo rapido e sicuro.
Una volta fatto tutto questo, il documento può essere archiviato in modo sicuro per un riferimento a lungo termine e la condivisione in un sito SharePoint. È versatile e sicuro, e permette a un dipartimento uno spazio chiuso e specifico per condividere il proprio lavoro con un pubblico più vasto.
I dati sono dinamici e in continua evoluzione; file e progetti sono dinamici e in continua evoluzione. Questi elementi passano attraverso più fasi e avere più siti e strumenti che sono modellati su quelle fasi ha senso. Va a beneficio degli utenti individualmente; va a beneficio dei team di cui fanno parte; va a beneficio delle organizzazioni di cui fanno parte. Queste diverse funzionalità servono diverse esigenze, e Office 365 capisce come queste esigenze lavorano insieme. Ecco perché Office 365 è una delle piattaforme di collaborazione cloud più flessibili e potenti disponibili.
La migrazione a Office 365 di Microsoft può migliorare drasticamente il modo in cui i vostri utenti interagiscono con i loro contenuti. Quando si effettua la transizione a Office 365 spostando grandi quantità di contenuti condivisi nella piattaforma, ogni livello di funzionalità SharePoint deve essere considerato nella strategia e nel piano di migrazione.
Quando si tratta di migrazione e collaborazione in cloud, il vecchio adagio è vero: la conoscenza è potere. E con una solida conoscenza dei molteplici livelli di funzionalità di Office 365, la vostra organizzazione può utilizzare la piattaforma per far evolvere ogni singolo aspetto del vostro modo di collaborare.