Nota! O conteúdo deste post serve como uma sugestão geral e visão geral e pode não se aplicar aos seus requisitos específicos.
Pode ser difícil navegar pelos níveis e funcionalidades do Office 365, mas qualquer organização que queira migrar o conteúdo para o Office 365 deve ter tempo para entender todas as ferramentas que a plataforma fornece.
Compreender os diferentes níveis e ferramentas de colaboração no Office 365 é essencial para aproveitar ao máximo seus dados, capacitar seus usuários e construir um sistema de armazenamento e compartilhamento na nuvem que faz o máximo pela sua organização. Eles dizem que saber é metade da batalha, e o Cloud FastPath está aqui para ajudar!
Uma das razões mais comuns para as organizações hesitarem em servidores de arquivos, e as unidades compartilhadas em particular é como é difícil determinar onde o conteúdo melhor pertence. Muitos em TI têm a abordagem de “drives home vão para a OneDrive for Business” e “Vou apenas mover minhas drives compartilhadas para sites do SharePoint Online”. Embora essa possa ser a abordagem certa para separar conteúdo entre esses dois sistemas, você pode querer fazer mais perguntas sobre o conteúdo “compartilhado”, pois o SharePoint Online pode significar e fazer uma série de coisas diferentes.
O que é um grupo do Office 365? O que é um Site ou Coleção de Sites do SharePoint Online? Como são diferentes das Equipes?
E sem mais delongas, aqui está um guia rápido para a arquitetura de conteúdo compartilhado e estruturas organizacionais no Office 365!
SharePoint Sites são provavelmente a opção mais versátil, especialmente para colaborar em grandes quantidades de arquivos ou diretórios. Um SharePoint Team Site funciona como um hub onde muitos membros da equipe podem acessar conteúdo, organizar conteúdo, ou colaborar no conteúdo. A comunicação dentro do SharePoint Team Sites é feita comentando documentos em tempo real, juntamente com todos os outros membros da equipe.
O maior benefício para os sites da equipe é que eles são de propriedade da TI ou do chefe de um departamento ou grupo de trabalho. Isso significa que as permissões podem ser definidas por TI ou chefes de departamento e que a TI tem controle granular sobre compartilhamento para sites específicos, configurações para sites específicos, bem como a capacidade de definir permissões específicas para certos sites, diretórios ou conteúdo.
O equivalente a um site ou coleção de sites em um servidor de arquivos no local seria um compartilhamento departamental. Isso não significa que um diretório “HR” inteiro deve ser colocado em um único site. Se um compartilhamento departamental recebe seu próprio site ou é dividido em muitos sub-sites depende da quantidade de permissões complexas, quantidade total de conteúdo, a organização do grupo dentro do compartilhamento e os requisitos para compartilhamento externo. Por exemplo, um grupo dentro de um departamento de RH, como os recrutadores, pode exigir que eles compartilhem amplamente com pessoas de fora da empresa. Nesse caso, talvez seja melhor dar a essa equipe seu próprio site com compartilhamento externo mais descontraído, mas ainda sob o controle da TI e do departamento de RH como um todo.
Sites do grupo
No Office 365, os Sites do grupo complementam um grupo tradicional de e-mail/Outlook. Seguro mas ligeiramente limitado em funcionalidade, os Sites de Grupo permitem a colaboração sólida e segura de arquivos entre grupos, cujos membros e permissões podem ser facilmente ajustados e gerenciados caso a caso.
Os Sites de Grupo por padrão são criados sempre que um grupo do Office 365 é criado, portanto é importante estabelecer políticas para quem é capaz de criar grupos do Office 365. Sites de Grupo normalmente não devem abrigar material muito confidencial ou sensível, pois as equipes de TI e segurança têm um pouco menos de percepção e controle sobre o conteúdo neles.
Onde os Sites de Grupo têm sucesso, está na capacidade dos membros da equipe dentro de um grupo ou departamento de regular gradualmente o acesso a um arquivo ou documento que eles possam eventualmente precisar distribuir para outros departamentos ou equipes. Estes grupos são fluidos e flexíveis, enquanto que os grupos do Outlook são muitas vezes mais permanentes e trazem consigo certas permissões. Em contraste, Grupos de Sites e o acesso a eles pode evoluir para as necessidades dos arquivos contidos neles.
Sites de Equipe
Sites de Equipe oferecem aos usuários e organizações uma maneira rápida e eficiente de se comunicarem e colaborarem, da mesma forma que eles podem usar uma aplicação como Slack. Fornecendo aos membros da equipa uma forma de partilhar facilmente ficheiros, pastas e outros itens essenciais nos quais procuram colaborar, os Sites de Equipa servem como um método simples e eficaz de comunicação quando se trata de trabalhar em projectos específicos envolvendo várias pessoas.
Como um espaço de trabalho baseado em chat, os Sites de Equipa da Microsoft asseguram que os membros da equipa nunca precisam de se preocupar em perder uma conversa crucial. As conversas podem ser privadas ou construídas em grupos, garantindo que cada utilizador individual tenha a oportunidade de conversar de forma a garantir que nenhum membro da equipa perca uma actualização importante, e nenhuma informação sensível é partilhada com aqueles que não devem aceder a ela.
Cada equipa é provisionada juntamente com o seu próprio SharePoint Site. O conteúdo que melhor pertence aqui deve ser extremamente relevante para o projeto ou equipe para a qual o site da equipe é destinado. Além disso, muito do conteúdo é novo e atualizado freqüentemente, portanto filtrar em metadados como a data da última modificação ao mover o conteúdo para os sites da equipe é uma boa abordagem. Às vezes, pode ser melhor ter usuários finais migrando conteúdo de sua escolha para Sites de Equipe.
Equipes, Grupos e Coleções de Sites Mover Conteúdo para um Funil
Os benefícios de cada uma dessas ferramentas não são apenas seus pontos fortes e funcionalidades únicas, mas como elas funcionam em conjunto para ajudar uma organização a suportar suas capacidades colaborativas. Como qualquer coisa dinâmica, arquivos, dados, documentos e projetos passam por um ciclo de vida metafórico, e o relacionamento entre Equipes, Sites de Grupo e Sites SharePoint funciona para garantir o sucesso desse ciclo. Tomemos, por exemplo, uma equipe de marketing encarregada de criar um documento de comunicação interna (que, dito isso, este exemplo funciona para a maioria dos departamentos de uma organização).
No início, eles vão querer fazer um brainstorming do que eles querem dizer, como eles querem enquadrar o documento, como ele deve ser disposto em um nível estrutural fundamental. Eles podem fazer isso através de Equipes: um mecanismo de chat seguro e instantâneo.
Após o documento ser redigido, Group Sites permite aos criadores iniciar um processo formal de aprovação e gerenciar quem pode ver o documento, e enviá-lo com segurança, garantindo que as permissões sejam reforçadas, e os destinatários gerenciem o arquivo ou documento adequadamente. Esses destinatários podem então editar o documento e compartilhar essas edições entre os membros da equipe de marketing e gerentes de forma rápida e segura.
Após tudo isso ser feito, o documento pode ser armazenado com segurança para referência e compartilhamento a longo prazo em um SharePoint Site. É versátil e seguro, e permite a um departamento um espaço fechado e específico para compartilhar seu trabalho com um público maior.
Os dados são dinâmicos e em constante evolução; arquivos e projetos são dinâmicos e em constante evolução. Estes itens passam por vários estágios e ter vários sites e ferramentas que são moldados a esses estágios faz sentido. Beneficia os usuários individualmente; beneficia as equipes das quais eles fazem parte; beneficia as organizações das quais eles fazem parte. Estas diferentes funcionalidades servem a diferentes necessidades, e o Office 365 entende como essas necessidades funcionam em conjunto. É por isso que o Office 365 é uma das plataformas de colaboração em nuvem mais flexíveis e poderosas disponíveis.
Migração para o Office 365 da Microsoft pode melhorar drasticamente a forma como os seus usuários interagem com o conteúdo deles. Ao fazer a transição para o Office 365 movendo grandes quantidades de conteúdo compartilhado para a plataforma, cada camada de funcionalidade do SharePoint precisa ser considerada na estratégia e no plano de migração.
Quando se trata de migração e colaboração em nuvem, o velho adágio é verdadeiro: conhecimento é poder. E capacitada com um domínio firme dos múltiplos níveis de funcionalidade no Office 365, sua organização pode usar a plataforma para evoluir cada uma das facetas de como você colabora.