Poznámka! Obsah tohoto příspěvku slouží jako obecný návrh a přehled a nemusí platit pro vaše konkrétní požadavky.
Může být obtížné orientovat se v úrovních a funkcích Office 365, ale každá organizace, která chce migrovat obsah do Office 365, by měla věnovat čas pochopení všech nástrojů, které platforma poskytuje.
Pochopení různých úrovní a nástrojů spolupráce v Office 365 je nezbytné pro maximální využití vašich dat, posílení pravomocí vašich uživatelů a vytvoření systému ukládání a sdílení v cloudu, který pro vaši organizaci udělá absolutní maximum. Říká se, že vědět je polovina úspěchu, a Cloud FastPath je tu od toho, aby vám pomohl!
Jedním z nejčastějších důvodů, proč organizace váhají se souborovými servery a zejména se sdílenými disky, je to, že je obtížné určit, kam obsah nejlépe patří. Mnozí v IT mají přístup „domácí disky patří do OneDrive for Business“ a „sdílené disky prostě přesunu na weby SharePoint Online“. I když to může být správný přístup k oddělení obsahu mezi těmito dvěma systémy, možná byste si měli položit další otázky týkající se „sdíleného“ obsahu, protože SharePoint Online může znamenat a dělat řadu různých věcí.
Co je to skupina Office 365? Co je to web nebo kolekce webů SharePoint Online? Jak se obě liší od týmů?
A tak – bez dalších okolků – zde je stručný průvodce architekturou sdíleného obsahu a organizačními strukturami v Office 365!
Sítě SharePoint jsou pravděpodobně nejuniverzálnější možností, zejména pro spolupráci na velkém množství souborů nebo adresářů. Týmové stránky SharePoint fungují jako centrum, kde může mnoho členů týmu přistupovat k obsahu, organizovat obsah nebo na něm spolupracovat. Komunikace v rámci týmových webů SharePoint probíhá pomocí komentování dokumentů v reálném čase spolu se všemi ostatními členy týmu.
Hlavní výhodou týmových webů je, že je vlastní IT oddělení nebo vedoucí oddělení či pracovní skupiny. To znamená, že oprávnění může nastavit IT nebo vedoucí oddělení a že IT má granulární kontrolu nad sdílením konkrétních webů, konfigurací konkrétních webů a také možnost nastavit konkrétní oprávnění pro určité weby, adresáře nebo obsah.
Evivalentem webu nebo kolekce webů na lokálním souborovém serveru by byla sdílená složka oddělení. To neznamená, že by celý adresář „HR“ měl být umístěn do jediné lokality. To, zda sdílená složka oddělení dostane vlastní web, nebo se rozdělí do mnoha dílčích webů, závisí na množství složitých oprávnění, celkovém množství obsahu, organizaci skupin v rámci sdílené složky a požadavcích na externí sdílení. Například jedna skupina v rámci oddělení lidských zdrojů, například náboráři, může vyžadovat rozsáhlé sdílení s lidmi mimo společnost. V takovém případě by bylo nejlepší dát této skupině vlastní web s volnějším externím sdílením, ale stále pod kontrolou oddělení IT a personálního oddělení jako celku.
Skupinové weby
V Office 365 doplňují skupinové weby tradiční e-mailovou skupinu/Outlook. Zabezpečené, ale mírně omezené funkce, Group Sites umožňují solidní a bezpečnou spolupráci v oblasti souborů mezi skupinami, jejichž členství a oprávnění lze snadno upravovat a spravovat případ od případu.
Group Sites se ve výchozím nastavení vytvářejí vždy, když je vytvořena skupina Office 365, proto je důležité stanovit zásady pro to, kdo může skupiny Office 365 vytvářet. Skupinové stránky by obvykle neměly obsahovat velmi důvěrné nebo citlivé materiály, protože týmy IT a zabezpečení mají o něco menší přehled a kontrolu nad obsahem v nich.
Kde mají skupinové stránky úspěch, je možnost členů týmu v rámci skupiny nebo oddělení postupně regulovat přístup k souboru nebo dokumentu, který by případně potřebovali distribuovat do jiných oddělení nebo týmů. Tyto skupiny jsou plynulé a flexibilní, zatímco skupiny aplikace Outlook jsou často trvalejší a nesou s sebou určitá oprávnění. Naproti tomu Skupinové stránky a přístup k nim se mohou vyvíjet podle potřeb souborů v nich obsažených.
Týmové stránky
Týmové stránky nabízejí uživatelům a organizacím způsob, jak rychle a efektivně komunikovat a spolupracovat, podobně jako mohou používat aplikaci, jako je Slack. Team Sites, které poskytují členům týmu způsob, jak snadno sdílet soubory, složky a další důležité položky, na kterých chtějí spolupracovat, slouží jako jednoduchá a efektivní metoda komunikace, pokud jde o práci na konkrétních projektech zahrnujících více lidí.
Jako pracovní prostor založený na chatu zajišťují Team Sites společnosti Microsoft, že se členové týmu nikdy nemusí obávat, že by zmeškali důležitou konverzaci. Chaty mohou být soukromé nebo vytvořené kolem skupin, což zajišťuje, že každý jednotlivý uživatel má možnost vést konverzaci takovým způsobem, který zaručuje, že žádný člen týmu nezmešká důležitou aktualizaci a že žádné citlivé informace nebudou sdíleny s těmi, kteří k nim nemají mít přístup.
Každý tým je zajištěn spolu s vlastním webem SharePoint. Obsah, který sem nejlépe patří, musí být mimořádně relevantní pro projekt nebo tým, pro který je týmový web určen. Kromě toho je velká část obsahu nová a často aktualizovaná, takže filtrování podle metadat, jako je datum poslední změny, při přesouvání obsahu na týmové weby je dobrý přístup. Někdy může být nejlepší, když koncoví uživatelé migrují obsah podle vlastního výběru na týmové weby.
Týmy, skupiny a kolekce webů přesouvají obsah dolů trychtýřem
Výhody každého z těchto nástrojů nespočívají jen v jejich jedinečných silných stránkách a funkcích, ale také v tom, jak společně pomáhají organizaci podporovat její možnosti spolupráce. Stejně jako cokoli dynamického, i soubory, data, dokumenty a projekty procházejí metaforickým životním cyklem a vztahy mezi Týmy, Skupinovými stránkami a Stránkami SharePoint pracují na zajištění úspěšnosti tohoto cyklu. Vezměme si například marketingový tým, který má za úkol vytvořit interní komunikační dokument (to znamená, že tento příklad funguje pro většinu jakýchkoli oddělení v organizaci).
Nejprve budou chtít provést brainstorming, co chtějí říci, jak chtějí dokument zarámovat, jak by měl být rozvržen na základní strukturální úrovni. Mohou to udělat prostřednictvím služby Teams: zabezpečeného a okamžitého chatovacího mechanismu.
Jakmile je dokument navržen, služba Group Sites umožňuje tvůrcům zahájit formální schvalovací proces a spravovat, kdo může dokument vidět, a bezpečně jej odeslat, čímž se zajistí, že oprávnění budou posílena a příjemci budou soubor nebo dokument vhodně spravovat. Tito příjemci pak mohou dokument upravovat a tyto úpravy rychle a bezpečně sdílet mezi členy marketingového týmu a manažery.
Po dokončení všech těchto činností lze dokument bezpečně uložit pro dlouhodobé použití a sdílení na webu SharePoint. Je to univerzální a bezpečné a umožňuje oddělení uzavřený, specifický prostor pro sdílení své práce s širším publikem.
Data jsou dynamická a neustále se vyvíjejí; soubory a projekty jsou dynamické a neustále se vyvíjejí. Tyto položky procházejí několika fázemi a mít více míst a nástrojů, které jsou těmto fázím přizpůsobeny, dává smysl. Prospěje to jednotlivým uživatelům; prospěje to týmům, jejichž jsou součástí; prospěje to organizacím, jejichž jsou součástí. Tyto různé funkce slouží různým potřebám a Office 365 rozumí tomu, jak tyto potřeby spolupracují. Proto je Office 365 jednou z nejflexibilnějších a nejvýkonnějších cloudových platforem pro spolupráci.
Migrace na Microsoft Office 365 může výrazně zlepšit způsob, jakým vaši uživatelé pracují se svým obsahem. Při přechodu na Office 365 přesunem velkého množství sdíleného obsahu do této platformy je třeba v migrační strategii a plánu zohlednit každou úroveň funkcí SharePoint.
Pokud jde o migraci a cloudovou spolupráci, platí staré přísloví: ve znalostech je síla. A vaše organizace, která je vybavena pevnými znalostmi několika úrovní funkcí Office 365, může tuto platformu využít k rozvoji každého jednotlivého aspektu způsobu spolupráce.