Figyelem! Az ebben a bejegyzésben szereplő tartalom általános javaslatként és áttekintésként szolgál, és előfordulhat, hogy nem vonatkozik az Ön konkrét igényeire.
Nehéz lehet eligazodni az Office 365 szintjei és funkciói között, de minden olyan szervezetnek, amely tartalmat kíván az Office 365-be migrálni, időt kell szánnia arra, hogy megértse a platform által biztosított összes eszközt.
Az Office 365 különböző együttműködési szintjeinek és eszközeinek megértése elengedhetetlen ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az adataiból, felhatalmazza felhasználóit, és olyan tárolási és megosztási rendszert építsen ki a felhőben, amely a lehető legtöbbet nyújtja a szervezet számára. Azt mondják, a tudás fél siker, és a Cloud FastPath itt van, hogy segítsen!
Az egyik leggyakoribb ok, amiért a szervezetek haboznak a fájlkiszolgálókkal és különösen a megosztott meghajtókkal kapcsolatban, az az, hogy nehéz meghatározni, hogy a tartalom hova tartozik a legjobban. Az informatikában sokan az “otthoni meghajtók a OneDrive for Business-be kerülnek” és “a megosztott meghajtókat egyszerűen áthelyezem a SharePoint Online webhelyekre” megközelítéssel élnek. Bár ez lehet a helyes megközelítés a tartalmak szétválasztására e két rendszer között, érdemes további kérdéseket feltenni a “megosztott” tartalom körül, mivel a SharePoint Online számos különböző dolgot jelenthet és tehet.
Mi az Office 365 csoport? Mi az a SharePoint Online webhely vagy webhelygyűjtemény? Miben különbözik valamelyik a Teams-től?
És így – minden további nélkül – íme egy gyors útmutató az Office 365 megosztott tartalmi felépítéséről és szervezeti struktúráiról!
ASharePoint Sites valószínűleg a legsokoldalúbb lehetőség, különösen a nagy mennyiségű fájlokon vagy könyvtárakon való együttműködéshez. A SharePoint-csoportsite olyan csomópontként funkcionál, ahol számos csapattag férhet hozzá a tartalomhoz, szervezhet tartalmat, vagy dolgozhat együtt a tartalmakon. A SharePoint Team Sites-en belüli kommunikáció a dokumentumok valós idejű kommentálásával történik, a többi csapattaggal együtt.
A team site-ok legfőbb előnye, hogy az IT vagy egy osztály, illetve munkacsoport vezetőjének tulajdonában vannak. Ez azt jelenti, hogy a jogosultságokat az IT vagy az osztályvezetők állíthatják be, és az IT-nek részletes ellenőrzése van az egyes helyek megosztása, az egyes helyek konfigurációi, valamint az egyes helyek, könyvtárak vagy tartalmak egyedi jogosultságainak beállítása felett.
A helyhez kötött fájlkiszolgálón egy hely vagy helygyűjtemény megfelelője egy osztálymegosztás lenne. Ez nem jelenti azt, hogy egy teljes “HR” könyvtárat egyetlen webhelybe kellene helyezni. Az, hogy egy osztálymegosztás saját webhelyet kap-e, vagy sok alhelyre oszlik fel, az összetett jogosultságok mennyiségétől, a tartalom teljes mennyiségétől, a megosztáson belüli csoportszervezéstől és a külső megosztásra vonatkozó követelményektől függ. Például egy HR-osztályon belül egy csoport, például a toborzók, megkövetelheti, hogy széleskörűen megosszák a vállalaton kívüli emberekkel. Ebben az esetben az lehet a legjobb, ha ez a csoport saját oldalt kap, amely lazább külső megosztással rendelkezik, de továbbra is az IT és a HR-osztály egésze ellenőrzése alatt áll.
Group Sites
A Group Sites az Office 365-ben kiegészíti a hagyományos e-mail/Outlook-csoportot. A biztonságos, de funkcionalitásában kissé korlátozott Group Sites lehetővé teszi a csoportok közötti szilárd és biztonságos fájl-együttműködést, amelynek tagsága és jogosultságai eseti alapon könnyen beállíthatók és kezelhetők.
A Group Sites alapértelmezés szerint mindig létrejön, amikor egy Office 365 csoportot létrehoznak, ezért fontos, hogy irányelveket határozzunk meg arra vonatkozóan, hogy ki hozhat létre Office 365 csoportokat. A csoportszájtokon jellemzően nem szabad nagyon bizalmas vagy érzékeny anyagokat tárolni, mivel az IT- és biztonsági csapatoknak valamivel kevesebb rálátásuk és ellenőrzésük van a bennük lévő tartalomra.
Ahol a csoportszájtok sikeresek, az az, hogy egy csoporton vagy részlegen belül a csapattagok fokozatosan szabályozhatják a hozzáférést egy olyan fájlhoz vagy dokumentumhoz, amelyet idővel esetleg más részlegeknek vagy csapatoknak is terjeszteniük kell. Ezek a csoportok képlékenyek és rugalmasak, míg az Outlook-csoportok gyakran állandóbbak, és bizonyos jogosultságokat hordoznak magukban. Ezzel szemben a csoportoldalak és a hozzájuk való hozzáférés a bennük található fájlok szükségleteinek megfelelően alakulhat.
Teamoldalak
A csoportoldalak a felhasználók és a szervezetek számára gyors és hatékony kommunikációt és együttműködést biztosítanak, hasonlóan egy olyan alkalmazáshoz, mint például a Slack. A csapattagok számára lehetőséget biztosítva a fájlok, mappák és egyéb lényeges elemek egyszerű megosztására, amelyeken együtt kívánnak működni, a Team Sites egyszerű és hatékony kommunikációs módszerként szolgál, amikor több embert érintő konkrét projekteken kell dolgozni.
A Microsoft Team Sites csevegőalapú munkaterületként biztosítja, hogy a csapattagoknak soha nem kell aggódniuk amiatt, hogy lemaradnak egy fontos beszélgetésről. A csevegések lehetnek privátak vagy csoportok köré épülhetnek, biztosítva, hogy minden egyes felhasználónak lehetősége legyen a beszélgetések olyan irányba terelésére, amely garantálja, hogy egyetlen csapattag sem marad le egy fontos frissítésről, és semmilyen érzékeny információ nem kerül megosztásra azokkal, akiknek nem kellene hozzáférniük.
Minden csapatnak saját SharePoint Site mellett biztosított. Az ide leginkább illő tartalomnak rendkívül fontosnak kell lennie ahhoz a projekthez vagy csapathoz, amelyhez a csapathely tartozik. Ráadásul a tartalom nagy része új és gyakran frissül, ezért a metaadatok, például az utolsó módosítás dátuma alapján történő szűrés a tartalom csapathelyekre történő áthelyezésekor jó megközelítés. Néha az lehet a legjobb, ha a végfelhasználók az általuk kiválasztott tartalmakat a csapatoldalakra költöztetik.
Teams, Groups, and Site Collections Move Content Down a Funnel
Az egyes eszközök előnyei nem csak az egyedi erősségeik és funkcióik, hanem az is, hogy hogyan működnek együtt, hogy segítsenek egy szervezetnek támogatni az együttműködési képességeit. Mint minden dinamikus dolog, a fájlok, adatok, dokumentumok és projektek is egy metaforikus életcikluson mennek keresztül, és a Teams, a Group Sites és a SharePoint Sites közötti kapcsolat ennek a ciklusnak a sikerét biztosítja. Vegyünk például egy marketingcsapatot, amelynek feladata egy belső kommunikációs dokumentum elkészítése (ez a példa a szervezet szinte bármelyik részlegére alkalmazható).
Először is ötletelni akarnak, hogy mit akarnak mondani, hogyan akarják kialakítani a dokumentumot, hogyan kell azt alapvető szerkezeti szinten felépíteni. Ezt a Teams-en keresztül tehetik meg: ez egy biztonságos és azonnali csevegési mechanizmus.
Amikor a dokumentum elkészült, a Group Sites lehetővé teszi az alkotók számára, hogy hivatalos jóváhagyási folyamatot indítsanak, és kezeljék, hogy ki láthatja a dokumentumot, és biztonságosan küldjék el, biztosítva, hogy a jogosultságok megerősödjenek, és a címzettek megfelelően kezeljék a fájlt vagy a dokumentumot. Ezek a címzettek ezután gyorsan és biztonságosan szerkeszthetik a dokumentumot, és megoszthatják ezeket a szerkesztéseket a marketingcsapat tagjai és a vezetők között.
Amikor mindez megtörtént, a dokumentum biztonságosan tárolható hosszú távú hivatkozás és megosztás céljából egy SharePoint-oldalon. Ez sokoldalú és biztonságos, és egy részlegnek egy zárt, speciális helyet biztosít arra, hogy munkáját egy nagyobb közönséggel megossza.
Az adatok dinamikusak és folyamatosan fejlődnek; a fájlok és a projektek dinamikusak és folyamatosan fejlődnek. Ezek az elemek több fázison mennek keresztül, ezért van értelme több olyan helyszínnel és eszközzel rendelkezni, amelyek ezeknek a fázisoknak megfelelően vannak kialakítva. Ez előnyös a felhasználók számára egyénileg; előnyös a csapatok számára, amelyeknek részei; előnyös a szervezetek számára, amelyeknek részei. Ezek a különböző funkciók különböző igényeket szolgálnak, és az Office 365 megérti, hogyan működnek együtt ezek az igények. Ezért az Office 365 az egyik legrugalmasabb és leghatékonyabb felhőalapú együttműködési platform.
A Microsoft Office 365-re való áttérés drasztikusan javíthatja a felhasználók interakcióját a tartalmaikkal. Amikor az Office 365-re való áttérés során nagy mennyiségű megosztott tartalmat helyez át a platformra, a SharePoint-funkciók minden egyes szintjét figyelembe kell venni az áttérési stratégiában és tervben.
Az áttérés és a felhőalapú együttműködés terén igaz a régi mondás: a tudás hatalom. És az Office 365 többszintű funkcionalitásának biztos ismeretében a szervezet a platform segítségével az együttműködés minden egyes aspektusát fejlesztheti.