V tomto díle Tech 911 – naší pravidelné rubriky, ve které řešíme vaše nejpalčivější technické dotazy (které nám můžete a měli byste posílat zde) – se podíváme na klasický problém se zvláštním nádechem: spam.
Nikdo nemá rád, když má schránku plnou nesmyslů, a většina dnešních služeb umí dobře odfiltrovat zjevné zprávy, kterými byste se neměli zabývat, například ty, které se z vás snaží vymámit peníze tím, že vás dráždí ještě větší výplatou, nebo ty, které slibují zvětšení vašeho hrudníku a/nebo vily.
Ale co když osobou odpovědnou za rozesílání spamu, který dostáváte, jste… vy? Čtenářka Lifehackeru Karen píše:
Milý Davide:
Přijímám přemíru spamu/nevyžádané pošty. Většinu z nich blokuji. Podvodníci však našli způsob, jak je odeslat, přičemž jako zpáteční adresu používají mou vlastní e-mailovou adresu. Protože nemohu zablokovat svou vlastní e-mailovou adresu, jak mohu zjistit skutečnou adresu, ze které jsou odesílány, abych je mohl zablokovat? Pro svůj „pracovní“ e-mail používám aplikaci Outlook.
Jak… zablokovat… sebe sama?
Děje se to tak, že spammeři falšují vaši e-mailovou adresu ve snaze obejít jakoukoli vaši ochranu proti spamu. Bohužel, v závislosti na tom, jak jsou nastaveny ochrany proti spamu ve vaší firmě, je to ve skutečnosti slušně účinný trik. Neposkytli jste mnoho podrobností o tom, co děláte, ale myslím, že prvním a nejlepším krokem je obtěžovat svůj tým IT – pokud nějaký máte – a přimět ho, aby nastavil pravidla na straně serveru, která zkontrolují, zda je e-mail odeslán z místa mimo vaši organizaci, ale používá doménu vaší organizace jako součást (falešné) e-mailové adresy odesílatele.
Tento postup nemohu posoudit, protože jsem to nikdy nedělal, ale váš tým IT by měl být schopen toto nastavit. Kromě toho se ten, kdo má na starosti infrastrukturu vaší firmy, bude chtít ujistit, že nastavil SPF, DKIM a/nebo DMARC, což jsou všechno způsoby, jak můžete pomoci zjistit, že e-maily odesílané z vaší domény jsou autentické (a e-maily, které obdržíte a které zdánlivě pocházejí z vaší domény, ale ve skutečnosti tomu tak není, jsou správně označeny jako spam).
Pokud vlastníte vlastní doménu a vaše firma je její součástí, stojí za to prozkoumat, jakou dokumentaci k těmto třem protokolům má váš webový hostitel. Váš hostitel by mohl být schopen srozumitelně vysvětlit, jak je nastavit, což by vám mohlo poskytnout skvělý nástroj v boji proti, no, proti vašemu vlastnímu spamu.
Bez samotného Outlooku se ujistěte, že naplno využíváte možnosti tohoto programu v boji proti spamu. V mé verzi Outlooku se k filtru nevyžádané pošty dostanu kliknutím na kartu Domů a na malého zástupce Nevyžádaná pošta (napravo od „Nové e-maily“ a „Nové položky“).
V rozbalovací nabídce, která se objeví, klikněte na Možnosti nevyžádané pošty a ujistěte se, že je především zapnutá a nastavená na úroveň, která vám vyhovuje. Rozhodně zvolte alespoň „nízkou“; zvažte i „vysokou“, ale čas od času budete chtít složku Nevyžádaná pošta zkontrolovat pro případ, že by se ve filtru zachytilo něco legitimního. Můžete také nastavit, aby se do vaší schránky dostaly pouze e-mailové adresy nebo domény na bílé listině, ale to pravděpodobně nevyřeší váš problém s „odesláno ode mě“, protože to zní, jako byste nechtěli nutně blokovat svou vlastní e-mailovou adresu.
Když už o tom přemýšlím, zkontrolujte složku odeslané pošty, abyste se ujistili, že tento spam nerozesíláte, no, sami sobě. Pochybuji, že je to tento případ, ale pokud ano, je to zcela nový problém: problém, který zahrnuje změnu hesel, zakázání přístupu k aplikacím třetích stran, které jste svázali se svým e-mailovým účtem, atd. (Zkrátka jste byli nějakým způsobem hacknuti a spammeři skutečně rozesílají e-maily z vaší adresy.)
Můžete zkusit nainstalovat aplikaci třetí strany, například Mailwasher, která vám pomůže vyřešit problémy se spamem. Sám jsem ji nepoužíval, ale bezplatná verze stojí za prozkoumání, zda vám skutečně pomůže snížit počet podvržených e-mailů.
Pokud máte stále problémy, můžete také zkusit vytvořit nový e-mailový alias ve vaší společnosti. Všechny zprávy, které přijdou z vaší „staré“ e-mailové adresy, odfiltrujte do koše a tento nový e-mail používejte pouze tehdy, když máte v úmyslu posílat zprávy sami sobě. Je to sice hrubé, ale jednoduché řešení.
Nakonec, pokud jste tým jednoho člověka a k přijímání zpráv pro svou firmu používáte pouze e-mailové funkce svého webhostingu, možná byste měli zvážit, zda se na něj obrátit a ujistit se, že jste pro svou doménu povolili veškerou ochranu proti spamu. Můžete také zvážit nastavení služby, jako je G Suite společnosti Google, pro vaši doménu. Bude vás to stát 5 dolarů měsíčně, ale vestavěné funkce společnosti Google pro boj se spamem jsou docela impozantní, a pokud budete chtít, budete moci k prohlížení e-mailů stále používat aplikaci Outlook.
.