Tämän viikon Tech 911 -palstamme, joka on säännöllinen kolumni, jossa vianmääritys kaikkein kiireellisimpiin teknologiakysymyksiisi (joita voit ja sinun kannattaa lähettää meille täältä)-erässä tarkastelemme klassista ongelmaa, jossa on erikoinen käänne: roskapostia.
Kukaan ei pidä siitä, että postilaatikkosi on täynnä roskapostia, ja useimmat palvelut suodattavat nykyään hyvin pois ilmiselvät viestit, joiden kanssa ei pitäisi olla tekemisissä, kuten viestit, jotka yrittävät kiristää sinulta rahaa kiusoittelemalla vieläkin suuremmalla voitolla, tai viestit, jotka lupaavat kasvattaa rintakehääsi ja/tai pippeliäsi.
Mutta entä jos saamasi roskapostin lähettäjä oletkin… sinä? Lifehackerin lukija Karen kirjoittaa:
Rakas David:
Saan liikaa roskapostia/roskapostia. Suurimman osan estän. Huijarit ovat kuitenkin keksineet tavan lähettää sitä käyttäen palautusosoitteena omaa sähköpostiosoitettani. Koska en voi estää omaa sähköpostiosoitettani, miten löydän todellisen osoitteen, josta ne lähetetään, jotta voin estää ne? Käytän Outlookia ”liikesähköpostiini”.
Miten… estää… itsesi?
Tässä on kyse siitä, että roskapostittajat väärentävät sähköpostiosoitteesi yrittäessään ohittaa kaikenlaisen roskapostisuojauksesi. Valitettavasti, riippuen siitä, miten yrityksesi roskapostisuojaus on asetettu, tämä on itse asiassa melko tehokas temppu. Et kertonut paljon yksityiskohtia siitä, mitä teet, mutta mielestäni ensimmäinen ja paras askel on ärsyttää IT-tiimiäsi – jos sinulla on sellainen – ja pyytää heitä asettamaan palvelinpuolen säännöt, jotka tarkistavat, lähetetäänkö sähköpostia organisaatiosi ulkopuolelta, mutta käytetäänkö organisaatiosi verkkotunnusta osana lähettäjän (väärennettyä) sähköpostiosoitetta.
Tästä prosessista en voi puhua, koska en ole koskaan tehnyt sitä, mutta IT-tiimisi pitäisi pystyä määrittämään tämä. Lisäksi se, joka vastaa yrityksesi infrastruktuurista, haluaa varmistaa, että he ovat määrittäneet SPF-, DKIM- ja/tai DMARC-käytännöt, jotka ovat kaikki tapoja, joilla voit auttaa varmistamaan, että verkkotunnuksestasi lähetetyt sähköpostit ovat aitoja (ja sähköpostit, joita saat näennäisesti verkkotunnuksestasi, mutta jotka eivät todellisuudessa ole sitä, merkitään oikein roskapostiksi).
Jos omistat oman verkkotunnuksen ja yrityksesi on yhden yrityksen yritys, kannattaa tutkia, mitä dokumentaatiota web-isännälläsi on näistä kolmesta protokollasta. Isäntäsi saattaa pystyä selventämään, miten ne asetetaan helposti ymmärrettävällä tavalla, mikä voi antaa sinulle loistavan työkalun taistelussasi, noh, omaa roskapostia vastaan.
Olkoonkin Outlook itse, varmista, että käytät ohjelman roskapostin torjuntaominaisuuksia täysimittaisesti. Omassa Outlook-versiossani pääsen roskapostisuodattimeen napsauttamalla Home-välilehteä ja pientä roskapostin pikakuvaketta (oikealla puolella ”Uusi sähköposti” ja ”Uudet kohteet”).
Avautuvassa pudotusvalikossa napsauta Junk Email Options (Roskapostiviestien asetukset) ja varmista ensinnäkin, että se on päällä ja asetettu tasolle, jota haluat käyttää. Valitse ehdottomasti vähintään ”matala”; harkitse ”korkea”, mutta sinun kannattaa tarkistaa roskapostikansiosi aika ajoin siltä varalta, että suodattimeen jää jotain laillista. Voit myös asettaa sen niin, että vain valkoisella listalla olevat sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset pääsevät postilaatikkoosi, mutta se ei luultavasti ratkaise ”itseltäni lähetetty” -ongelmaasi, sillä kuulostaa siltä, ettet välttämättä halua estää omaa sähköpostiosoitettasi.
Sillä välin, kun ajattelen asiaa, tarkista lähetetyt-kansiosi varmistaaksesi, ettet lähetä roskapostia itsellesi. Epäilen, että näin ei ole, mutta jos näin on, se on aivan uusi ongelma: se edellyttää salasanojen vaihtamista, sellaisten kolmannen osapuolen sovellusten käytön estämistä, jotka olet sitonut sähköpostitiliisi, ja niin edelleen. (Lyhyesti sanottuna, sinut on hakkeroitu jotenkin, ja roskapostittajat todella lähettävät sähköpostia osoitteestasi.)
Voit kokeilla asentaa kolmannen osapuolen sovelluksen, kuten Mailwasherin, joka auttaa sinua käsittelemään roskapostiongelmia. En ole itse käyttänyt tätä, mutta ilmaista versiota kannattaa tutkia, jotta näet, voiko se todella auttaa sinua vähentämään väärennettyjä sähköposteja.
Jos sinulla on edelleen ongelmia, voit myös kokeilla luoda yrityksellesi uuden sähköpostipeitenimen. Suodata kaikki viestit, jotka tulevat ”vanhasta” sähköpostiosoitteestasi, roskakoriin ja käytä tätä uutta sähköpostia vain silloin, kun tarkoituksesi on lähettää viestejä itsellesi. Se on karkea, mutta yksinkertainen kiertotapa.
Viimeiseksi, jos olet yhden hengen tiimi ja käytät vain webhostisi sähköpostiominaisuuksia vastaanottaaksesi viestejä yrityksellesi, sinun kannattaa harkita yhteydenottoa heihin varmistaaksesi, että olet ottanut roskapostisuojauksen käyttöön verkkotunnuksessasi. Voit myös harkita Googlen G Suite -palvelun kaltaisen palvelun käyttöönottoa verkkotunnuksellesi. Se maksaa 5 dollaria kuukaudessa, mutta Googlen sisäänrakennetut roskapostin torjuntaominaisuudet ovat melkoiset, ja voit silti halutessasi käyttää Outlookia sähköpostiesi tarkasteluun.