I denne uges udgave af Tech 911 – vores faste klumme, der løser dine mest presserende tekniske spørgsmål (som du kan og bør sende os her) – tager vi et kig på et klassisk problem med et særpræget twist: spam.
Ingen bryder sig om at have en indbakke fuld af lort, og de fleste tjenester er i dag gode til at filtrere indlysende beskeder fra, som du ikke bør have med at gøre, f.eks. dem, der forsøger at afpresse dig til penge ved at drille med en endnu større udbetaling, eller dem, der lover at øge størrelsen på dit bryst og/eller din diller.
Men hvad nu, hvis den person, der er ansvarlig for at udsende den spam, du får, er… dig? Lifehacker-læser Karen skriver:
Kære David:
Jeg modtager en overdådig mængde spam/skrammelmail. De fleste blokerer jeg. Men svindlerne har fundet en måde at sende den på, hvor de bruger min egen e-mail-adresse som returadresse. Eftersom jeg ikke kan blokere min egen e-mail-adresse, hvordan kan jeg så finde den rigtige adresse, som de bliver sendt fra, så jeg kan blokere dem? Jeg bruger Outlook til min “forretningsmail”.
Hvordan blokerer jeg… mig selv?
Det, der sker her, er, at spammere forfalsker din e-mail-adresse i et forsøg på at omgå enhver form for spambeskyttelse, du har. Desværre er dette faktisk et ganske effektivt trick, afhængigt af hvordan din virksomheds spambeskyttelse er sat op, og det er faktisk et ganske effektivt trick. Du gav ikke en masse detaljer om, hvad du gør, men jeg tror, at det første og bedste skridt er at aflytte dit it-team – hvis du har et – og få dem til at opsætte regler på serversiden, der tjekker, om en e-mail bliver sendt fra et sted uden for din organisation, men som bruger din organisations domæne som en del af afsenderens (falske) e-mailadresse.
Denne proces kan jeg ikke rigtig udtale mig om, da jeg aldrig har gjort det, men dit it-team burde være i stand til at sætte det op. Derudover vil den person, der er ansvarlig for din virksomheds infrastruktur, gerne sikre sig, at de har oprettet SPF, DKIM og/eller DMARC, som alle er måder, hvorpå du kan hjælpe med at fastslå, at e-mails, der sendes fra dit domæne, er autentiske (og at e-mails, du modtager, som tilsyneladende er fra dit domæne, men som i virkeligheden ikke er det, markeres korrekt som spam).
Hvis du ejer dit eget domæne og din virksomhed er et selskab af et, er det værd at undersøge, hvilken dokumentation din webhost har om disse tre protokoller. Din vært kan muligvis beskrive, hvordan du konfigurerer dem på en letforståelig måde, hvilket kan give dig et godt redskab i din kamp mod, ja, din egen spam.
Sørg for, at du uden Outlook selv udnytter programmets spam-bekæmpelsesfunktioner fuldt ud. I min version af Outlook kan jeg få adgang til junkmailfilteret ved at klikke på fanen Hjem og den lille genvej Junk (til højre for “Ny e-mail” og “Nye emner”).
I drop-down-menuen, der vises, skal du klikke på Junk Email Options og først og fremmest sikre dig, at den er slået til, og indstillet til et niveau, du er fortrolig med at bruge. Du skal helt sikkert vælge mindst “lav”; overvej “høj”, men du skal tjekke din Junk Email-mappe fra tid til anden, hvis noget legitimt skulle blive fanget i filteret. Du kan også indstille det sådan, at kun e-mailadresser eller domæner på en whitelist kan komme ind i din indbakke, men det vil sandsynligvis ikke løse dit problem med “sendt fra mig selv”, da det lyder som om, at du ikke nødvendigvis ønsker at blokere din egen e-mailadresse.
Mens jeg tænker på det, så tjek din sendemappe for at sikre dig, at du ikke sender denne spam til, ja, dig selv. Jeg tvivler på, at det er tilfældet, men hvis det er tilfældet, er det et helt nyt problem: et problem, der indebærer ændring af dine adgangskoder, deaktivering af adgangen til tredjepartsapps, som du har knyttet til din e-mail-konto osv. (Kort sagt, du er blevet hacket på en eller anden måde, og spammere sender faktisk e-mails fra din adresse.)
Du kan prøve at installere en tredjepartsapp som Mailwasher for at hjælpe dig med at løse dine spamproblemer. Jeg har ikke selv brugt denne, men den gratis version er værd at undersøge for at se, om den rent faktisk kan hjælpe dig med at skære ned på spoofede e-mails.
Hvis du stadig har problemer, kan du også prøve at oprette et nyt e-mail-alias på din virksomhed. Filtrer alle meddelelser, der kommer fra din “gamle” e-mailadresse, i papirkurven, og brug kun denne nye e-mail, når du vil sende meddelelser til dig selv. Det er en grov løsning, men en simpel løsning.
Til sidst, hvis du er et team af én person, og du blot bruger dit webhotels e-mailfunktioner til at modtage meddelelser til din virksomhed, bør du måske overveje at kontakte dem for at sikre dig, at du har aktiveret enhver form for spambeskyttelse for dit domæne. Du kan også overveje at oprette en tjeneste som Googles G Suite til dit domæne. Det koster dig 5 dollars om måneden, men Googles indbyggede spam-bekæmpelsesfunktioner er ret formidable, og du vil stadig kunne bruge Outlook til at se dine e-mails, hvis du ønsker det.