AKTUALIZOVÁNO 11/10/20 10:10 PT:
V říjnu 2019 byla lhůta pro absolvování školení o dodržování předpisů o sexuálním obtěžování pro podniky v Kalifornii (s pěti a více zaměstnanci) prodloužena do roku 2020. Nyní čas vypršel.
Všechny kalifornské podniky musí být v souladu s kalifornským „úklidovým“ zákonem o školení k prevenci sexuálního obtěžování, až hodiny na Silvestra odbijí půlnoc. Od 1. ledna 2021 musí být vaše praxe v souladu s předpisy.
Povíme vám, co musíte vědět, abyste zůstali na špičce kalifornských požadavků na školení o prevenci sexuálního obtěžování.
Co že to je?“
Senátní zákon 778 (nazývaný také „Clean-Up“ Bill) je zákon, který poskytuje aktualizované pokyny týkající se požadavků na školení o prevenci sexuálního obtěžování v Kalifornii a slouží jako novela zákona SB 1343. Nový zákon prodloužil lhůtu pro školení o dodržování předpisů ze strany zaměstnanců z 1. 1. 2020 na 1. 1. 2021. Zákon SB 778 rovněž vyjasnil několik nejasností v zákoně SB 1343.
Tady se dozvíte, co byste měli vědět, aby vaše praxe zůstala v souladu s předpisy.
Kdo musí být proškolen?
Pokud máte pět a více zaměstnanců, musíte jim do 1. ledna 2021 poskytnout školení o prevenci sexuálního obtěžování. Pro různé skupiny zaměstnanců platí různé požadavky na školení:
- Nadřízení zaměstnanci
- Nezaměstnaní zaměstnanci
- Dočasní zaměstnanci
- Dočasní zaměstnanci z agentury práce
Nadřízení zaměstnanci. Vzhledem ke své roli potřebují vedoucí zaměstnanci více školení. Každý zaměstnanec, který dohlíží na jiného, musí absolvovat minimálně dvouhodinové školení a vzdělávání v oblasti prevence sexuálního obtěžování. Návrh zákona o očistě poskytl vyjasnění týkající se zaměstnanců povýšených do vedoucí funkce. Ti musí absolvovat dvě hodiny školení do šesti měsíců od svého povýšení do této funkce.
Zaměstnanci, kteří nejsou vedoucími pracovníky. Ti musí absolvovat jednu hodinu školení a vzdělávání týkající se prevence sexuálního obtěžování.
Dočasní zaměstnanci (definovaní jako všichni, kteří byli přijati na dobu kratší než šest měsíců). Zaměstnavatelé musí těmto zaměstnancům poskytnout jednu hodinu školení a vzdělávání v oblasti prevence sexuálního obtěžování v Kalifornii do 30 dnů od data jejich nástupu do zaměstnání nebo během prvních 100 odpracovaných hodin.
Dočasní zaměstnanci z agentury. Za zajištění jejich školení je odpovědná agentura práce. Vy jste z této povinnosti vyňati.
Je třeba zdůraznit, že požadavky na jednohodinové a dvouhodinové školení jsou minimální požadavky vytvořené zákonem; „a neměly by žádného zaměstnavatele odradit nebo zbavit povinnosti zajistit delší, častější nebo propracovanější školení a vzdělávání týkající se obtěžování na pracovišti nebo jiných forem nezákonné diskriminace, aby splnil své povinnosti přijmout veškerá přiměřená opatření nezbytná k prevenci a nápravě obtěžování a diskriminace“.“
Jak zajistit školení o prevenci sexuálního obtěžování
Přestože požadavek na školení není flexibilní; máte možnosti, jak školení zajistit. Školení lze provádět v tradiční učebně, prostřednictvím e-learningu nebo dokonce webináře. Kalifornský úřad pro spravedlivé zaměstnávání a bydlení (DFEH) nabízí prostřednictvím svých webových stránek bezplatné školicí kurzy, které splňují zákonné požadavky.
Školení pro zaměstnance můžete naplánovat skupinově nebo individuálně.
Školení lze absolvovat najednou nebo rozdělit na kratší úseky. Školení můžete například rozdělit do 30minutových segmentů.
Všechna školení musí být poskytována v placené pracovní době. K tomuto školení nemůžete využít osobní čas zaměstnance – včetně jeho přestávky. Zaměstnavatel také nese odpovědnost za veškeré náklady, které mohou vzniknout v souvislosti s tímto školením.
Opakovací školení
Nemysleli jste si, že to budete muset absolvovat jen jednou, že ne? Opakovací školení bude vyžadováno od všech zaměstnanců.
SB 778 upřesnil některé požadavky původního návrhu zákona. Když byl vydán zákon SB 1343, vedoucí pracovníci, kteří byli proškoleni v roce 2018, by museli být znovu proškoleni v oblasti prevence sexuálního obtěžování v roce 2019, aby splnili termín 1. 1. 2020. Nový zákon a lhůta umožňují, že vedoucí pracovníci, kteří byli proškoleni v roce 2018, nemusí být přeškoleni až do roku 2020, aby byli v souladu. Zaměstnanci, kteří nejsou vedoucími pracovníky a kteří byli proškoleni v roce 2019, nemusí být znovu proškoleni až do roku 2021.
Pak je pro zaměstnance vyžadováno opakovací školení jednou za dva roky.
Kromě školení musí mít kalifornští zaměstnavatelé také písemnou politiku prevence obtěžování, diskriminace a odvetných opatření a poskytnout každému zaměstnanci její kopii. Toho lze snadno dosáhnout aktualizací a distribucí příručky pro zaměstnance.
Přečtěte si Osvědčené postupy při revizi příručky pro zaměstnance, abyste se ujistili, že to děláte správně.
Zaměstnavatelé musí také zveřejnit všechna požadovaná oznámení od DFEH. A nakonec musíte každému svému zaměstnanci při nástupu poskytnout informační list o sexuálním obtěžování.
Požadavky na vedení záznamů o školeních o sexuálním obtěžování
Současně se školením musíte vést dokumentaci o školeních, která jste svým zaměstnancům poskytli. Zde je seznam všeho, co budete potřebovat k prokázání splnění kalifornských požadavků na školení o prevenci sexuálního obtěžování:
- Jména proškolených zaměstnanců
- Datum, kdy zaměstnanec školení absolvoval
- Podpis-zápisový list
- Kopie všech vydaných osvědčení o účasti nebo absolvování školení
- Typ provedeného školení
- Kopie všech písemných nebo nahraných materiálů, které školení zahrnují
- A jméno toho, kdo školení vedl
Tyto záznamy musíte uchovávat minimálně po dobu dvou let od data školení.
Neodkládejte:
Začněte s plánem na dodržování zákona již dnes
Vyřizování všech těchto záležitostí a provozování praxe je náročné. Je to však povinné a není to strašně složité. Zde je shrnutí toho, co musíte udělat, abyste byli v souladu s novým zákonem:
- Naplánujte školení pro všechny zaměstnance.
- Aktualizujte příručku pro zaměstnance a všechny příslušné zásady a postupy tak, aby obsahovaly písemné zásady prevence obtěžování, diskriminace a odvetných opatření, které odrážejí aktuální zákon.
- Vyvěste všechna požadovaná oznámení od DFEH.
- Udržujte přesné záznamy ze všech opakování školení.
Pokud jste ještě neabsolvovali školení svých zaměstnanců, máte ještě dost času. Nadechněte se a pak začněte plnit požadavky na školení o prevenci sexuálního obtěžování v Kalifornii. Koneckonců máte přece jenom rok navíc. Přestaňte otálet a začněte ještě dnes.
Víte, že ve společnosti HR for Health sledujeme všechny konkrétní zákony a předpisy, které se týkají vaší praxe? Pokud máte otázky týkající se dodržování předpisů, obraťte se na nás. Naplánujte si hovor, zavolejte na číslo (877) 779-4747 nebo pošlete e-mail na adresu [email protected] a dozvíte se více.