OPDATERET 11/10/20 10:10am PT:
I oktober 2019 blev fristen for at gennemføre uddannelse om overholdelse af reglerne om seksuel chikane for virksomheder i Californien (med fem eller flere ansatte) forlænget til 2020. Nu er tiden gået.
Alle virksomheder i Californien skal være i overensstemmelse med Californiens “oprydningslov” for uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane, når uret slår midnat nytårsaften. Fra den 1. januar 2021 skal din praksis være i overensstemmelse med reglerne.
Vi vil fortælle dig, hvad du skal vide for at holde dig ajour med Californiens krav til uddannelse om seksuel chikane.
Hvad er det nu igen?
Senatets lovforslag 778 (også kaldet “Clean-Up” Bill) er en lov, der giver opdateret vejledning om kravene til uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane i Californien og fungerer som et ændringsforslag til SB 1343. Den nye lov forlængede fristen for uddannelse af arbejdsstyrken i overholdelse af reglerne fra 1/1/2020 til 1/1/2021. SB 778 afklarede også flere tvetydigheder i SB 1343.
Her er, hvad du skal vide for at sikre, at din praksis fortsat overholder reglerne.
Hvem skal uddannes?
Hvis du har fem eller flere ansatte, skal du give dem uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane senest den 1. januar 2021. Der er forskellige uddannelseskrav for forskellige grupper af medarbejdere:
- Medarbejdere med tilsyn
- Medarbejdere uden tilsyn
- Medarbejdere med midlertidig ansættelse
- Medarbejdere med midlertidig ansættelse fra et vikarbureau
Medarbejdere med tilsyn. På grund af deres rolle har tilsynsførende medarbejdere brug for mere uddannelse. Enhver medarbejder, der fører tilsyn med en anden, skal gennemføre mindst to timers træning og uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane. Lovforslaget om oprydning indeholdt en præcisering om ansatte, der forfremmes til en tilsynsførende rolle. De skal gennemføre to timers uddannelse inden for seks måneder efter deres forfremmelse til denne rolle.
Medarbejdere, der ikke er tilsynsførende. De skal have en times træning og uddannelse vedrørende forebyggelse af seksuel chikane.
Tidsbegrænset ansatte (defineret som alle, der er ansat til at arbejde i mindre end seks måneder). Arbejdsgiverne skal tilbyde en times californisk træning og uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane til disse eimployerede medarbejdere inden for 30 dage efter deres ansættelsesdato eller inden for deres første 100 arbejdstimer.
Midlertidigt ansatte fra et agentur. Det er arbejdsformidlingen, der er ansvarlig for at sørge for deres uddannelse. Du er ikke forpligtet.
Det er værd at påpege, at kravene om en og to timers uddannelse er de minimumskrav, der er skabt af loven; “og bør ikke afskrække eller fritage en arbejdsgiver fra at sørge for længere, hyppigere eller mere udførlig uddannelse og undervisning vedrørende chikane på arbejdspladsen eller andre former for ulovlig forskelsbehandling for at opfylde sine forpligtelser til at tage alle rimelige skridt, der er nødvendige for at forebygge og rette op på chikane og forskelsbehandling.”
Hvordan man tilbyder uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane
Selv om der ikke er nogen fleksibilitet i kravet om uddannelse, har du muligheder for, hvordan du tilbyder uddannelsen. Uddannelsen kan gennemføres i et traditionelt klasseværelse, gennem e-learning eller endda et webinar. California Department of Fair Employment and Housing (DFEH) tilbyder gratis uddannelseskurser via sit websted, som opfylder de juridiske krav.
Du kan planlægge uddannelse for medarbejdere som en gruppe eller individuelt.
Træningen kan gennemføres på én gang eller opdeles i kortere segmenter. Du kan f.eks. opdele træningen i segmenter på 30 minutter.
Al uddannelse skal foregå inden for betalt arbejdstid. Du kan ikke bruge en medarbejders personlige tid — herunder deres pausetid — til denne uddannelse. Arbejdsgiveren er også ansvarlig for alle udgifter, der måtte opstå i forbindelse med uddannelsen.
Opfølgningstræning
Du troede vel ikke, at du kun skulle kunne gøre dette én gang, vel? Genopfriskningsuddannelse vil være påkrævet for alle medarbejdere.
SB 778 præciserede nogle af kravene i det oprindelige lovforslag. Da SB 1343 blev udgivet, skulle tilsynsførende, der blev uddannet i 2018, genoptrænes i forebyggelse af seksuel chikane i 2019 for at være i overensstemmelse med fristen 1/1/2020. Den nye lov og frist gør det muligt, at tilsynsførende, der blev uddannet i 2018, ikke behøver at blive efteruddannet før 2020 for at være i overensstemmelse med loven. Medarbejdere uden tilsyn, der blev uddannet i 2019, behøver ikke at blive genopfrisket før 2021.
Opfriskningstræning er påkrævet hvert andet år for de ansatte efterfølgende.
Dokumentationskrav fra arbejdsgiveren
Ud over uddannelsen skal Californiens arbejdsgivere også have en skriftlig politik til forebyggelse af chikane, diskrimination og repressalier og give hver enkelt medarbejder et eksemplar heraf. Dette kan nemt gøres ved at opdatere og distribuere medarbejderhåndbogen.
Læs Best Practices for When You Revise Your Employee Handbook (bedste praksis for når du reviderer din medarbejderhåndbog) for at sikre, at du gør det rigtigt.
Arbejdsgivere skal også sætte alle nødvendige meddelelser fra DFEH op. Endelig skal du give alle dine medarbejdere et informationsblad om seksuel chikane på ansættelsestidspunktet.
Krav til registrering af uddannelse om seksuel chikane
Sammen med uddannelse skal du opbevare dokumentation for den uddannelse, du har givet dine medarbejdere. Her er en liste over alt det, du skal bruge for at vise bevis for overholdelse af Californiens krav til uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane:
- Navnene på de medarbejdere, der er blevet uddannet
- Datoen, hvor medarbejderen modtog uddannelsen
- Den underskrevne-indskrivningsskemaet
- En kopi af alle udstedte deltager- eller afslutningsbeviser
- Den type uddannelse, der blev gennemført
- En kopi af alt skriftligt eller optaget materiale, der omfatter uddannelsen
- Og navnet på den, der ledede uddannelsen
Du skal opbevare disse optegnelser i mindst to år fra uddannelsesdatoen.
Du må ikke forsinke: Start din plan for at overholde loven i dag
Håndtering af alt dette og drift af din praksis er meget. Det er dog obligatorisk og ikke forfærdeligt kompliceret. Her er det vigtigste af, hvad du skal gøre for at overholde den nye lov:
- Planlæg uddannelse for alle medarbejdere.
- opdatér din medarbejderhåndbog samt alle relevante politikker og procedurer for at inkludere en skriftlig politik til forebyggelse af chikane, diskrimination og repressalier, der afspejler den gældende lov.
- Oplys alle krævede meddelelser fra DFEH.
- Hold nøjagtige optegnelser fra alle iterationer af uddannelse.
Hvis du ikke har afsluttet uddannelsen af dine medarbejdere endnu, har du stadig masser af tid. Tag en dyb indånding, og kom derefter i gang med at opfylde kravene til uddannelse i forebyggelse af seksuel chikane i Californien. Du har trods alt et ekstra år til rådighed. Hold op med at udskyde det, og kom i gang i dag.
Vidste du, at vi hos HR for Health overvåger alle de specifikke love og regler, der påvirker din praksis? Hvis du har spørgsmål om overholdelse af reglerne, er du velkommen til at kontakte os. Planlæg et opkald, ring på (877) 779-4747, eller send en e-mail til [email protected] nu for at få mere at vide.