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Actualizado el 11/10/20 10:10am PT:

En octubre de 2019, la fecha límite para completar la capacitación de cumplimiento de acoso sexual para las empresas en California (con cinco o más empleados) se extendió hasta 2020. Ahora, el tiempo se acaba.

Todas las empresas de California deben cumplir con el proyecto de ley de «limpieza» de California para la capacitación de prevención de acoso sexual cuando el reloj marque la medianoche en la víspera de Año Nuevo. A partir del 1 de enero de 2021, su práctica debe estar en cumplimiento.

Te vamos a contar lo que necesitas saber para estar al día de los requisitos de formación en materia de acoso sexual de California.

¿Qué es esto?

El proyecto de ley 778 del Senado (también llamado proyecto de ley de «limpieza») es una ley que proporciona orientación actualizada con respecto a los requisitos de capacitación para la prevención del acoso sexual en California y sirve como una enmienda al SB 1343. La nueva ley amplió el plazo para la formación de cumplimiento de la mano de obra desde el 1/1/2020 hasta el 1/1/2021. El SB 778 también aclaró varias ambigüedades en el SB 1343.

Aquí está lo que necesita saber para asegurar que su práctica sigue cumpliendo.

¿Quién necesita ser entrenado?

Si usted tiene cinco o más empleados, debe proporcionarles entrenamiento de prevención de acoso sexual antes del 1 de enero de 2021. Hay diferentes requisitos de formación para diferentes grupos de empleados:

• Empleados de supervisión
• Empleados que no son de supervisión
• Empleados temporales
• Empleados temporales de una agencia de empleo temporal

Supervisores. Debido a su función, los empleados supervisores necesitan más formación. Cualquier empleado que supervise a otro debe realizar un mínimo de dos horas de formación y educación en materia de prevención del acoso sexual. El proyecto de ley de limpieza aclaró lo relativo a los empleados ascendidos a una función de supervisión. Deben completar dos horas de formación dentro de los seis meses de su promoción a ese papel.

Empleados no supervisores. Requieren una hora de formación y educación relacionada con la prevención del acoso sexual.

Empleados temporales (definidos como cualquier persona contratada para trabajar durante menos de seis meses). Los empleadores deben proporcionar una hora de formación y educación en materia de prevención del acoso sexual en California a estos eimpleados dentro de los 30 días posteriores a su fecha de contratación o dentro de sus primeras 100 horas trabajadas.

Empleados temporales de una agencia. La agencia de empleo es responsable de proporcionar su formación. Usted está libre de responsabilidad.

Vale la pena señalar que los requisitos de formación de una y dos horas son los requisitos mínimos creados por la ley; «y no deben desalentar o eximir a cualquier empleador de proporcionar una formación y educación más larga, más frecuente o más elaborada en relación con el acoso en el lugar de trabajo u otras formas de discriminación ilegal con el fin de cumplir con sus obligaciones de tomar todas las medidas razonables necesarias para prevenir y corregir el acoso y la discriminación.»

Cómo impartir la formación en materia de prevención del acoso sexual

Aunque no hay flexibilidad en el requisito de impartir la formación, tiene opciones sobre cómo impartirla. La formación puede llevarse a cabo en un aula tradicional, a través del aprendizaje electrónico, o incluso un seminario web. El Departamento de Empleo y Vivienda Justos de California (DFEH) ofrece cursos de formación gratuitos a través de su sitio web que satisfacen los requisitos legales.

Puede programar la formación para los empleados en grupo o individualmente.

La formación puede completarse de una vez o dividirse en segmentos más cortos. Por ejemplo, puede dividir la formación en segmentos de 30 minutos.

Toda la formación debe impartirse durante el horario de trabajo remunerado. No puede utilizar el tiempo personal de un empleado -incluyendo su tiempo de descanso- para esta formación. Los empleadores también son responsables de cualquier gasto que pueda surgir de la formación.

Formación de actualización

No pensó que podría tener que hacer esto sólo una vez, ¿verdad? La formación de reciclaje será necesaria para todos los empleados.

SB 778 aclaró algunos de los requisitos del proyecto de ley original. Cuando se publicó el SB 1343, los supervisores que fueron capacitados en 2018 tendrían que volver a capacitarse en la prevención del acoso sexual en 2019 para cumplir con la fecha límite del 1/1/2020. La nueva ley y la fecha límite permiten que los supervisores que fueron capacitados en 2018 no necesiten volver a capacitarse hasta 2020 para cumplir. Los empleados que no son supervisores y que recibieron formación en 2019 no necesitan volver a formarse hasta 2021.

La formación de repaso se requiere una vez cada dos años para los empleados posteriores.

Requisitos de documentación del empleador

Además de la formación, los empleadores de California también deben tener una política de prevención del acoso, la discriminación y las represalias por escrito y proporcionar a cada empleado una copia. Esto puede lograrse fácilmente actualizando y distribuyendo el manual del empleado.

Lea las mejores prácticas para cuando revise su manual del empleado para asegurarse de hacerlo bien.

Los empleadores también deben publicar todos y cada uno de los avisos requeridos por la DFEH. Por último, tendrá que proporcionar a cada uno de sus empleados, en el momento de la contratación, una hoja de información sobre el acoso sexual.

Requisitos de mantenimiento de registros de formación sobre el acoso sexual

Para ir junto con la formación, debe mantener la documentación de la formación que proporcionó a sus empleados. Aquí hay una lista de todo lo que necesitará para demostrar el cumplimiento de los requisitos de formación para la prevención del acoso sexual en California:

• Nombres de los empleados capacitados
• La fecha en que el empleado recibió la capacitación
• La hoja de registro
• .hoja de registro
• Una copia de todos los certificados de asistencia o finalización emitidos
• El tipo de formación impartida
• Una copia de todos los materiales escritos o grabados que componen la formación
• Y el nombre de quien dirigió la formación

Debe conservar estos registros durante un mínimo de dos años a partir de la fecha de formación.

No se demore: Empiece hoy mismo su plan para cumplir con la ley

Manejar todo esto y llevar su consulta es mucho. Sin embargo, es obligatorio y no es terriblemente complicado. He aquí lo esencial de lo que debe hacer para cumplir con la nueva ley:

1. Programar la formación de todos los empleados.
2. Actualizar el manual del empleado, así como todas las políticas y procedimientos pertinentes para incluir una política escrita de prevención del acoso, la discriminación y las represalias que refleje la ley actual.
3. Ponga todos los avisos requeridos por el DFEH.
4. Mantenga registros precisos de todas las iteraciones de la formación.

Si aún no ha completado la formación de sus empleados, todavía tiene mucho tiempo. Tómese un respiro, y luego empiece a cumplir con los requisitos de la formación de prevención del acoso sexual de California. Después de todo, usted tuvo un año extra. Deje de procrastinar y comience hoy mismo.

¿Sabía usted que en RRHH para la Salud monitoreamos todas las leyes y regulaciones específicas que afectan a su práctica? Si tiene preguntas sobre cuestiones de cumplimiento, póngase en contacto con nosotros. Programe una llamada, llame al (877) 779-4747, o envíe un correo electrónico a [email protected] ahora para obtener más información.