UPDATED 11/10/20 10:10am PT:
In oktober van 2019 werd de deadline om de nalevingstraining voor seksuele intimidatie voor bedrijven in Californië (met vijf of meer werknemers) te voltooien, verlengd tot 2020. Nu is de tijd op.
Alle Californische bedrijven moeten voldoen aan Californië’s “Clean-Up” -wet voor seksuele intimidatiepreventietraining wanneer de klok op oudejaarsavond middernacht slaat. Vanaf 1 januari 2021 moet uw praktijk in overeenstemming zijn.
We gaan u vertellen wat u moet weten om op de hoogte te blijven van de Californische vereisten voor seksuele intimidatietraining.
Wat is dit ook alweer?
Senate Bill 778 (ook wel de “Clean-Up” Bill genoemd) is een wet die bijgewerkte richtlijnen biedt met betrekking tot trainingsvereisten ter voorkoming van seksuele intimidatie in Californië en dient als een amendement op SB 1343. De nieuwe wet verlengde de uiterste datum voor opleidingen over de naleving door werknemers van 1/1/2020 tot 1/1/2021. SB 778 verduidelijkte ook verschillende onduidelijkheden in SB 1343.
Hier is wat u moet weten om ervoor te zorgen dat uw praktijk compliant blijft.
Wie moet worden opgeleid?
Als u vijf of meer werknemers hebt, moet u hen uiterlijk op 1 januari 2021 voorzien van seksuele intimidatiepreventietraining. Er zijn verschillende trainingsvereisten voor verschillende groepen werknemers:
- Toezichthoudende werknemers
- Niet-toezichthoudende werknemers
- Tijdelijke werknemers
- Tijdelijke werknemers van een uitzendbureau
Toezichthoudende werknemers. Vanwege hun rol hebben toezichthoudende werknemers meer opleiding nodig. Elke werknemer die toezicht houdt op een ander moet minimaal twee uur opleiding en training volgen op het gebied van preventie van seksuele intimidatie. De Clean-Up Bill verschaft duidelijkheid over werknemers die bevorderd worden tot een toezichthoudende rol. Zij moeten binnen zes maanden na hun bevordering tot die rol twee uur opleiding volgen.
Niet-toezichthoudende werknemers. Zij moeten één uur training en opleiding volgen met betrekking tot het voorkomen van seksuele intimidatie.
Tijdelijke werknemers (gedefinieerd als iedereen die is aangenomen om minder dan zes maanden te werken). Werkgevers moeten deze werknemers binnen 30 dagen na hun aanwervingsdatum of binnen hun eerste 100 gewerkte uren één uur Californische seksuele intimidatiepreventietraining en -opleiding geven.
Tijdelijke werknemers van een uitzendbureau. Het uitzendbureau is verantwoordelijk voor het verzorgen van hun opleiding. U bent van de haak.
Het is de moeite waard erop te wijzen dat de trainingsvereisten van één en twee uur de minimumvereisten zijn die door de wet zijn gecreëerd; “en mogen een werkgever niet ontmoedigen of ontslaan van het voorzien in langere, frequentere of uitgebreidere training en opleiding met betrekking tot intimidatie op de werkplek of andere vormen van onwettige discriminatie om te voldoen aan zijn verplichtingen om alle redelijke stappen te nemen die nodig zijn om intimidatie en discriminatie te voorkomen en te corrigeren.”
Hoe te voorzien in een training ter preventie van seksuele intimidatie
Hoewel er geen flexibiliteit is in de eis om training te geven; u hebt opties voor de manier waarop u de training geeft. De training kan worden gegeven in een traditionele klassikale setting, via e-learning, of zelfs een webinar. Het California Department of Fair Employment and Housing (DFEH) biedt gratis trainingen aan via zijn website die voldoen aan de wettelijke vereisten.
U kunt trainingen voor werknemers als groep of individueel plannen.
De training kan in één keer worden afgerond of in kortere segmenten worden opgedeeld. U kunt de training bijvoorbeeld opdelen in segmenten van 30 minuten.
Alle training moet tijdens betaalde werkuren worden gegeven. U kunt geen gebruik maken van de persoonlijke tijd van een werknemer – met inbegrip van hun pauzetijd – voor deze opleiding. De werkgever is ook aansprakelijk voor alle kosten die uit de opleiding kunnen voortvloeien.
Opfristraining
Je dacht toch niet dat je dit maar één keer zou hoeven doen? Opfris training zal verplicht zijn voor alle werknemers.
SB 778 verduidelijkt enkele eisen van het oorspronkelijke wetsvoorstel. Toen SB 1343 werd vrijgegeven, zouden toezichthouders die in 2018 zijn opgeleid, in 2019 opnieuw moeten worden opgeleid over seksuele intimidatiepreventie om in overeenstemming te zijn met de deadline van 1/1/2020. Volgens de nieuwe wet en de nieuwe deadline hoeven leidinggevenden die in 2018 zijn opgeleid, pas in 2020 te worden bijgeschoold om aan de regels te voldoen. Niet-toezichthoudende werknemers die in 2019 zijn opgeleid, hoeven pas in 2021 opnieuw te worden opgeleid.
Herhalingsopleidingen zijn daarna eens in de twee jaar vereist voor werknemers.
Eisen aan de documentatie van de werkgever
Naast de opleiding moeten Californische werkgevers ook een schriftelijk beleid hebben ter voorkoming van intimidatie, discriminatie en vergelding en elke werknemer een kopie geven. Dit kan eenvoudig worden bereikt door het werknemershandboek bij te werken en te verspreiden.
Lees Best Practices voor wanneer u uw werknemershandboek herziet om ervoor te zorgen dat u het goed doet.
Werkgevers moeten ook alle vereiste kennisgevingen van DFEH plaatsen. Ten slotte moet u elk van uw werknemers bij indiensttreding een informatieblad over seksuele intimidatie geven.
Sexual Harassment Training Recordkeeping Requirements
Om samen te gaan met training, moet u documentatie bijhouden van de training die u aan uw werknemers hebt gegeven. Hier is een lijst van alles wat u nodig hebt om aan te tonen dat u voldoet aan de Californische vereisten voor seksuele intimidatiepreventietraining:
- Namen van de getrainde werknemers
- De datum waarop de werknemer training kreeg
- Het sign-in sheet
- Een kopie van alle uitgereikte aanwezigheids- of voltooiingscertificaten
- Het type uitgevoerde training
- Een kopie van al het geschreven of opgenomen materiaal waaruit de training bestaat
- En de naam van degene die de training leidde
U moet deze gegevens ten minste twee jaar na de datum van de training bewaren.
Traag niet: Begin vandaag met uw plan om aan de wet te voldoen
Het regelen van dit alles en het runnen van uw praktijk is veel. Het is echter verplicht en niet vreselijk ingewikkeld. Hier is de bottom line van wat u moet doen om in overeenstemming te zijn met de nieuwe wet:
- Schema training voor alle werknemers.
- Update uw werknemershandboek evenals alle relevante beleidsregels en procedures om een schriftelijk beleid ter voorkoming van intimidatie, discriminatie en vergelding op te nemen dat de huidige wet weerspiegelt.
- Post alle vereiste kennisgevingen van DFEH.
- Bewaar nauwkeurige verslagen van alle iteraties van training.
Als u nog niet klaar bent met het trainen van uw werknemers, hebt u nog genoeg tijd. Haal adem, dan aan de slag om te voldoen aan de eisen voor Californië seksuele intimidatie preventie training. Per slot van rekening heeft u een extra jaar. Stop met uitstellen en begin vandaag nog.
Wist u dat wij bij HR for Health alle specifieke wet- en regelgeving in de gaten houden die van invloed is op uw praktijk? Als u vragen hebt over nalevingskwesties, neem dan contact met ons op. Plan een gesprek, bel (877) 779-4747, of e-mail nu [email protected] voor meer informatie.