Free Press

Vigtigt og presserende	Kriser og nødsituationer
Vigtigt, men ikke presserende	Forebyggelse, Planlægning og forbedring
Ikke vigtigt, men presserende	Afbrydelser og travlt arbejde
Ikke vigtigt og ikke presserende	Tidsspilde

Vi bruger ofte vores liv på de presserende ting i stedet for på de vigtige ting. I erhvervslivet som i livet er det ekstremt vigtigt at spørge sig selv: “Gør jeg dette, fordi det virkelig er vigtigt, eller gør jeg det, fordi det simpelthen haster?”

Vigtige og presserende ting, som f.eks. kriser og nødsituationer, bør ikke ignoreres. Men jo mere tid du kan bruge på de ikke-hastende, men vigtige ting (forebyggelse, planlægning, forbedring), jo færre kriser og nødsituationer vil du opleve.

Nedenfor er der en mere detaljeret forklaring på hver kvadrant sammen med nogle eksempler:

Kvadrant 1: Vigtigt og presserende

Brandslukningstilstand: Kriser, virkelig hårde deadlines for vigtige projekter, sundhedsmæssige & familiære nødsituationer osv…

Kvadrant 1 er den presserende vigtige kvadrant: Ting, som du absolut IKKE bør ignorere. Men hvis du bruger for meget tid på brandslukning, vil det føre til stress og udbrændthed. Du vil blive fanget i en uendelig cyklus af krisestyring.

Den eneste måde at reducere den tid, der bruges i denne kvadrant, er at være proaktiv ved at bruge mere tid på de vigtige ting, FØR de bliver til nødsituationer (se kvadrant 2 nedenfor).

Kvadrant 1 Eksempel
Håndtering af et hjerteanfald er et presserende og vigtigt problem, som ikke kan ignoreres (men måske kan sådanne sundhedsmæssige nødsituationer reduceres eller helt undgås ved at leve sundere).

Kvadrant 2: Vigtigt, men ikke presserende

Det er her, du bør bruge det meste af din tid.

Opgaverne i kvadrant 2 handler om planlægning, forebyggelse, forbedring af evner, opbygning af relationer, erkendelse af nye muligheder osv…

Hvis du bruger tid på disse vigtige ting, bør det føre til en klar vision og et liv i balance, disciplin, kontrol og færre og færre krisesituationer.

Quadrant 2 Eksempler

• Hyppigt at købe blomster til din kæreste “bare fordi”
• Sundt at spise og motionere for at undgå fremtidige sundhedsproblemer
• Forebyggende vedligeholdelse af dit hjem eller din bil
• Læse, læring og uddannelse
• Skabelse af bånd og styrkelse af forholdet til dine venner og familie
• Selvfornyelse og brug tid på ting, der inspirerer og opløfter dig

Kvadrant 3: Ikke vigtigt, men presserende

Mange af os bruger en stor del af vores tid i denne kvadrant, hvor vi forveksler de presserende ting med de vigtige ting.

Afbrydelser, ringende telefoner, de fleste e-mails osv… At bruge for meget tid på de uvæsentlige, presserende ting fører til et meget kortsigtet fokus med løbende krisestyring. Dine planer og mål vil virke stadig mere ubrugelige, da du sandsynligvis ikke vil have tid til at bruge tid på dem. Dine relationer og dit omdømme vil lide under det, og du vil føle dig som et offer uden kontrol over dit liv.

Kvadrant 3 Eksempel
Du har planlagt et vigtigt møde med en kollega 2 uger i forvejen. Denne person har meget begrænset tid, og derfor skærer du et vindue på 30 minutter ud til at tage dig af en meget vigtig sag. Da du sætter dig ned og begynder mødet, ringer din telefon.
Telefonen skriger: “Tag mig op! Tag mig op! Tag mig op!” De fleste mennesker vil tage telefonen og ofre det meget vigtige møde til fordel for den sandsynligvis ikke vigtige, men presserende ringende telefon.

Kvarter 4: Ikke presserende og ikke vigtigt

Dette er tidsspilde i dit liv.

Hvis du bruger for meget tid på ikke hastende og ikke vigtige ting, kan det føre til afhængighed af andre for dit livsgrundlag, tab af job, uansvarlighed osv….

Quadrant 4 Eksempler

• Trivielt travlt arbejde
• Mindløs web-surfing
• Se for meget tv
• Masser af behagelige aktiviteter

Hvordan kan jeg bruge dette til at gøre mit liv bedre?

A. Identificer aktiviteter i kvadrant 2.

• Skriv alle de aktiviteter i kvadrant 1 og 3 ned, som du rutinemæssigt foretager dig (alle de hastende ting)
• Skriv ned, hvordan du kan forhindre, at disse ting gentager sig eller overhovedet bliver til hastesager: Disse er dine nye kvadrant 2-aktiviteter.

B. Frigør tid til kvadrant 2-aktiviteter

• Se på alle de ting i kvadrant 4 og STOP MED AT GØRE DEM!
• Se på alle de ting i kvadrant 3 og hold også op med at gøre dem. Dette er vanskeligere, da det indebærer at sige NEJ til folk.
• Du burde nu have tid til at bruge på kvadrant 2

C. Planlæg tid til kvadrant 2

• Planlæg tid til at udføre aktiviteter i kvadrant 2.
  (Skriv dem ind i din kalender ligesom et møde).
• DET, du har planlagt, skal du gøre!

D. Reducer kvadrant 1

• Det skønne ved at bruge mere tid i kvadrant 2 er, at det langsomt bør fjerne alle dine aktiviteter i kvadrant 1.
• Når du reducerer dine aktiviteter i kvadrant 1, får du mere tid til kvadrant 2, hvilket skaber en flyvehjulseffekt.

Enkel, ikke sandt?

Ikke helt. Spørgsmålet “Hvad er vigtigt for mig?” har normalt ikke et enkelt svar.

Hvilken kvadrant er jeg?

Eksempel 1: At tage til en sportsbegivenhed (ishockey, baseball, fodbold osv…)

Hvilken kvadrant falder dette ind under? Svaret er, at det afhænger af DINE prioriteter, og hvad der er vigtigt for DIG. På overfladen ligner det helt klart et Q4-emne – et tidsrøveri. Det haster ikke og er bestemt ikke vigtigt.

Men det kunne være en Q2-begivenhed (vigtig), hvis du mener, at begivenheden er en mulighed for at bruge kvalitetstid på at opbygge relationer med dine forældre, børn eller venner.

Eksempel 2: At se fjernsyn

Det er helt klart endnu en Q4-begivenhed: Et tidsrøveri. Eller er det? Hvis det at se fjernsyn er en afstressende faktor for dig og tjener som en måde at slappe af og slappe af på efter en hektisk dag, kan det meget vel være en Q2-aktivitet. Så længe du indrammer den korrekt og forbruger den på den rigtige måde.

For at få succes med denne metode skal du have en meget klar forståelse af, hvad der er vigtigt for dig, hvad dine langsigtede mål er osv… For mere information om, hvordan du planlægger din uge ud fra denne ramme, se mit blogindlæg om hvordan jeg planlægger min uge.

Relateret læsning

• The Eisenhower Box af James Clear
• The Eisenhower Matrix af ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reactive vs Proactive Language
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning