Standardisering af processen for bestilling i en organisation kræver dokumentation. Ved at indføre et indkøbssystem kontrollerer man omkostningerne og skaber et papirspor, der gør det lettere at foretage revision. Indhentning af en indkøbsordre vs. indkøbsrekvisition er begge nøgleprocesser i forbindelse med erhvervelse af varer, som en virksomhed har brug for for at overleve. Hver indkøbspolitik og -procedure er forskellig, så det er vigtigt først at forstå disse to systemer, og hvordan de kan strømline dine aktiviteter.
Indkøbsrekvisition & Forskelle på indkøbsordre
En indkøbsrekvisition er et internt dokument, hvor en afdeling beder en anden afdeling om tilladelse til at købe varer eller tjenesteydelser. En indkøbsordre oprettes efter rekvisitionen og er et dokument, der bruges til rent faktisk at købe disse varer eller tjenester fra en ekstern leverandør.
Købsrekvisitioner er mere tværfaglige formularer, der gør det muligt for større organisationer at håndtere deres regnskab og økonomi bedre. Jo større virksomheden er, jo mere er der behov for en indkøbsproces. Du kan simpelthen ikke spore flowet uden at sætte det på papir.
Hvad er en indkøbsanmodning?
En indkøbsanmodning, også kendt som en indkøbsanmodningsformular, er et dokument, der bruges til at anmode om en indkøbsordre. Det er det første skridt i indkøbsprocessen for en virksomhed til at opnå leverancer, tjenester og indkøb fra indkøbsafdelingen.
Inkøbsanmodningsformularerne er dokumenter, der er udarbejdet af indkøberen og indsendt til økonomiafdelingen. Det er et middel til at få tilladelse til at starte indkøbsprocessen med en ekstern leverandør. Du venter på “tommelfingeren op” for at købe varer eller tjenesteydelser, der er nødvendige for at udføre et arbejde.
Du kan ikke gå amok med virksomhedens kontanter. Du har brug for en godkendelsesproces til valideringsformål. Dette tjener som det første skridt til at skabe et effektivt revisionsspor med gennemsigtige optegnelser. Det viser skattevæsenet, at du bekymrer dig om at holde styr på virksomhedens økonomi.
Inkøbsafdelingen vil kun se på en indkøbsrekvisitionsformular over et bestemt beløb i dollar. Hver virksomhed er forskellig, men den gennemsnitlige pris er alt $5000 og derover. Hver rekvisition ordre kræver visse oplysninger. Dette kan variere alt efter branche og behov, men en rekvisition kræver typisk data som f.eks:
- Navn på den rekvirerende afdeling
- Køberens placering og postadresse
- Eksakt mængde af varer
- Beskrivelse af varer
- Legal navn på den eksterne leverandør
- Forventet pris på købet
- Bedøbt leveringsdato
Desto flere oplysninger regnskabsafdelingen har, jo mere letter den indkøbsprocessen. Et godt eksempel på en indkøbsanmodning er, når en medarbejder har brug for udstyr eller løbende tjenester til sit arbejde.
Hvorfor du har brug for en indkøbsanmodning
Når et foreslået køb overstiger et bestemt beløb, vil du dokumentere det af skattemæssige årsager. Enhver organisation har brug for at købe ting, men uden et papirspor øges sandsynligheden for svindel enormt. En virksomhed skal bevare en form for kontrol over sin pengepung. For at forhindre dette tjener en indkøbsafdeling en vigtig rolle i forsyningskæden. De er et andet sæt øjne på de penge, der går ud. Dette er en vigtig strategi for små virksomheder, hvor hver en krone tæller.
Hvad er en indkøbsordre?
Dette er det næste skridt i et indkøbssystem. Når en rekvisition er godkendt, tildeles den et indkøbsordrenummer og sendes til leverandøren. Dette eksterne dokument igangsætter salgstransaktionen og er en bindende kontrakt for alle involverede parter. Indkøbsordresystemet er udformet med henblik på organiseret bogføring. Det nummer, der tildeles, svarer normalt til rekvisitionsnummeret, og de arkiveres sammen. Ligesom en købsanmodning kræver en PO visse oplysninger, såsom:
- Navn på indkøbskontoret
- Varer, der skal købes
- Betalingsbetingelser
- Faktureringsinstruktioner
- Skib til adresse
- Købsordrenummer
Købsordrer fungerer som nøgledokumenter i hele regnskabssystemet og fremskynder journalføring. De hjælper virksomheder med at forberede sig korrekt på revisioner. Du ønsker ikke at skulle kæmpe i sidste øjeblik for at finde en kvittering fra 10 måneder siden. Effektive processer sparer en virksomhed penge.
Købsordrer kan også rekvireres til interne transaktioner. Dette sker, når en afdeling i en virksomhed ønsker at købe varer eller tjenester fra en anden afdeling. I dette tilfælde er der behov for en indkøbsordre mellem afdelinger for at spore udvekslingen af varer og tjenester. Dette kan især være nyttigt for større virksomheder, der har afdelinger med separate driftsbudgetter.
Hvorfor du har brug for en indkøbsordre
En virksomhed bør aldrig være tilfreds med en mundtlig forpligtelse. Der er en stor juridisk risiko involveret. Indkøbsordrer sætter tingene på papir. Når nye posteringer foretages, er de med til at undgå dobbeltbestillinger. Dette er især vigtigt, når din virksomhed skalerer op. Det vil være sværere at spore indkøb uden et tildelt nummer som et PO.
Visse finansielle revisioner kræver også, at du afleverer indkøbsordrer. Dette tjener som bevis for, at en leder har godkendt en indkøbsbeslutning. Det er hurtigere og mere effektivt end at grave i en skuffe med kvitteringer. Det forhindrer også, at du mister overblikket over midler eller komplicerer regnskabspraksis.
Købsordrer kan hjælpe en virksomhed med at undgå overraskende prisstigninger. Hvis en leverandør ændrer sine omkostninger mellem bestillingsdatoen og leverings- eller fakturadatoen, vil en ordrebekræftelse tydeliggøre den oprindelige pris. Leverandøren skal holde sig til kontrakten, da en PO er et juridisk dokument. Dette rydder op for enhver mulighed for fejlkommunikation eller misbrug af midler.
Den PO-proces vil også holde styr på dine ordrer og fakturaer. Det gør det nemt at identificere, hvilke produkter der kommer ind på et hvilket som helst tidspunkt, og det hjælper lagerstyringen. Hvis du har gentagne ordrer, hjælper det med at sortere faktureringen hen ad vejen.
Fremtiden for indkøb
Alle disse udvekslinger og dokumenter virker som travl arbejde. Især i betragtning af de muligheder, som moderne e-indkøbsteknologi har. Indkøbsordresoftware kan automatisere og overskue hele processen. Det betyder, at man ikke længere skal vente på en underskrift på nogens skrivebord. Når indkøbsprocessen er digitaliseret, taber man ingen bolde. Tilladelser kan blive næsten øjeblikkelige og ressourcerne fremskyndes. Folk kan fokusere mere på at drive forretningen og mindre på små opgaver.
Et elektronisk indkøbssystem kan nemt integreres med andre finansielle platforme. En virksomhed, der anvender sofistikerede digitale processer i stedet for at være afhængig af excel eller e-mail, kan nyde godt af en betydelig reduktion af omkostningerne, større kontrol over udgifterne og en strømlinet indkøbsproces. Automatisering er fremtiden for indkøb.