Artikel opdateret 19. oktober 2018
Hvad er hemmeligheden bag en god politirapport? Svaret er organisation og klarhed. Hvis du følger disse to principper, er du allerede på vej til en god rapport. Et stort problem for mange rapportskrivere er organisering, ikke at skrive rapporten i kronologisk rækkefølge.
En af de største udfordringer med begrebet kronologisk rækkefølge er rækkefølgen i henhold til hvem? Er det skribenten, offeret, et vidne eller måske endda den mistænkte? Hver af disse aktører i begivenheden har deres eget perspektiv på rækkefølgen af begivenhederne. Download en kopi af denne vejledning, som du kan udskrive og have liggende ved dit skrivebord.
Hvor skal jeg begynde politirapporten?
For skribenten starter hændelsen, når han/hun først ankommer til stedet. For offeret er det, når de først indser, at de er offeret. For vidnet er det, når de først ser den handling, der gør dem til vidner. For den mistænkte er det naturligvis, når de træffer den bevidste beslutning om at begå forbrydelsen. Ved ægte kronologisk rækkefølge forstås den rækkefølge, i hvilken begivenhederne faktisk fandt sted.
Mange rapporter begynder på denne måde:
Mens jeg var på patrulje, (dato og klokkeslæt) modtog jeg et opkald til (sted). Ved min ankomst talte jeg med offeret, (navn), som sagde…
Dette format er fortalt i den rækkefølge, som begivenhederne fandt sted for skribenten. Det kan fungere og har fungeret, siden man begyndte at skrive rapporter, i enkle sager med få hovedpersoner, fakta og beviser. I disse tilfælde er det let at bruge og kan forstås ret godt.
Problemerne med hensyn til klarhed opstår, når der er flere hovedpersoner, en betydelig mængde beviser og begivenheder, der er sket over en længere tidsperiode.
Du ved, at du har problemer med at organisere rapporten, når det er uklart, hvor eller hvordan du skal begynde rapporten.
Fortæl hændelseshistorien baglæns
Dette format er ikke det, jeg ville kalde en rapport. Det er en erklæring fra skribenten, der fortæller, hvad der er sket for ham/hende. Faktisk har forbrydelsen i de fleste tilfælde allerede fundet sted, og skribenten fortæller historien baglæns. Når man spørger dem, hvorfor de skriver på denne måde, vil mange rapportskrivere sige, at de ikke ønsker at få det til at se ud som om, at de finder på det – de ønsker at understrege, hvor de har fået oplysningerne fra.
Jeg har et simpelt opstartsafsnit, der afhjælper denne bekymring og gør det klart, hvor oplysningerne kom fra:
Jeg, (navn), modtog den (dato og klokkeslæt) et opkald til (sted) med henvisning til (forbrydelsen). Min undersøgelse afslørede følgende oplysninger.
Dette ene korte afsnit fortolkes således, at du talte med alle de involverede parter og undersøgte beviserne. En rapport er ikke en redegørelse for, hvad skribenten har gjort (selv om dette format mere eller mindre kan fungere). En rapport fortæller historien om, hvad der skete, baseret på undersøgelsen.
Nogle skribenter er bekymrede over at skulle vidne om, hvad rapporten afslørede. Dette er ikke en bekymring. Du vidner kun om, hvad du gjorde, hørte eller så.
Når et vidne fortæller dig, hvad de har set, kan du ikke vidne om disse kendsgerninger, men kun om, at de har sagt det til dig. Deres oplysninger skal være grundigt dokumenteret i deres egne skriftlige erklæringer. Hvert vidne, offer eller mistænkt vil vidne om deres egen del af sagen. Teknikere og eksperter fra gerningsstedet vil vidne om beviserne, og hvordan de hænger sammen med sagen.
Din historie, fortalt i sand kronologisk rækkefølge, vil være retningsgivende for anklageren om, hvad der skete. Det er som konturerne i en malebog. Anklageren vil tilføje farve med sin præsentation, idet han bruger alle emnerne og eksperterne som sine farvekridt til at illustrere billedet – historien.
Undersøgelsesofficeren, der skriver rapporten, er et af disse farvekridt.
Sæt scenen
Vi starter processen med den indledende redegørelse, som jeg skitserede ovenfor. Du kan ændre ordlyden, så den passer til din egen stil. Den vigtige sætning er den sidste sætning: “Min undersøgelse afslørede følgende oplysninger.” Dette fortæller læseren, at dette er historien om, hvad der skete. Dine handlinger vil blive indsat i historien, efterhånden som den udfolder sig.
Når du begynder, skal du sætte scenen. Introducer personerne, ejendommene og andre oplysninger, før de bliver omtalt. Med et røveri i en nærbutik skal du f.eks. angive tidspunktet, stedet og offeret, før du beskriver handlingen.
Mr. Jones arbejdede som ekspedient i butikken den 12. januar 2013 i Mid-Town Convenience store, 2501 E. Maple Street, kl. 2315. Jones stod bag disken med front mod butikken. Der var ingen andre mennesker i butikken.
Disse første par sætninger sætter scenen. Den næste sætning er det næste, der sker.
Omkring kl. 2020 gik den mistænkte ind ad hoveddøren.
Hver af de følgende sætninger er blot en redegørelse for det næste, der skete.
- Den mistænkte gik rundt i butikken mod urets retning.
- Da han kom ud bagved butikken, var han iført en strømpemaske.
- Han gik hen til disken og pegede på ekspedienten med en lille revolver.
- Han sagde: “Giv mig alle pengene i kassen…”
Hvis du har flere personer involveret i hændelsen, skal du introducere og placere dem alle samtidig, inden du starter handlingen. Et godt eksempel på dette er en sag om butikstyveri med flere mistænkte og flere tabsforebyggende betjente. Før du starter handlingen, skal du placere alle personerne.
Det gør det nemt at beskrive handlingen, når den starter.
Når du er færdig med at fortælle historien, kan du tilføje alle de fakta, der skal med i rapporten, og som ikke blev bragt frem i historien. Her er fakta, der kan medtages, hvis de er tilgængelige:
- Evidens indsamlet
- Billeder taget
- Udsagn fra vidner, offeret og endda den mistænkte.
- Ejendom genvundet
- Alle fakta, der er nødvendige at dokumentere i sagen
Hvis du bruger denne proces, sikrer du, at din politirapport er klar og komplet.
Vil du have en kopi af denne vejledning til at ligge ved dit skrivebord? Udfyld formularen nedenfor for at downloade en vejledning, der kan udskrives.