Artikel uppdaterad 19 oktober 2018
Vad är hemligheten bakom att skriva en bra polisrapport? Svaret är organisation och tydlighet. Genom att följa dessa två principer är du redan på väg mot en bra rapport. Ett stort problem för många rapportförfattare är organisationen, att inte skriva rapporten i kronologisk ordning.
En av de största utmaningarna med begreppet kronologisk ordning är ordningen enligt vem? Är det skribenten, offret, ett vittne eller kanske till och med den misstänkte? Var och en av dessa aktörer i händelsen har sitt eget perspektiv på händelsernas ordning. Ladda ner ett exemplar av den här guiden att skriva ut och ha vid ditt skrivbord.
Var ska jag börja polisrapporten?
För skribenten börjar händelsen när hen först anländer till platsen. För offret är det när de först inser att de är offret. För vittnet är det när de först ser handlingen som gör dem till vittnen. För den misstänkte är det naturligtvis när de fattar det medvetna beslutet att begå brottet. Med riktig kronologisk ordning menas den ordning i vilken händelserna faktiskt inträffade.
Många rapporter börjar så här:
Under patrullering (datum och tid) fick jag ett samtal till (plats). Vid min ankomst talade jag med offret, (namn) som sa…
Detta format berättas i den ordning som händelserna inträffade för skribenten. Det kan fungera och har fungerat sedan rapportskrivandet började, i enkla fall med få huvudmän, fakta och bevis. I dessa fall är det lätt att använda och kan förstås ganska bra.
Problemen med tydlighet uppstår när det finns flera huvudmän, en betydande mängd bevis och händelser som inträffat under en längre tidsperiod.
Du vet att du har problem med att organisera rapporten när det är oklart var eller hur du ska börja rapporten.
Berätta incidenthistorien baklänges
Detta format är inte vad jag skulle kalla en rapport. Det är ett uttalande från skribenten som berättar vad som hänt honom eller henne. I de flesta fall har brottet faktiskt redan inträffat och skribenten berättar historien baklänges. När man frågar dem varför de skriver på detta sätt kommer många rapportförfattare att säga att de inte vill få det att se ut som om de hittar på – de vill betona var de fick informationen.
Jag har ett enkelt inledande stycke som lindrar denna oro och gör det tydligt varifrån informationen kom:
Jag, (namn), fick den (datum och tid) ett samtal till (plats) med hänvisning till (brottet). Min utredning avslöjade följande information.
Detta enda korta stycke tolkas som att du pratade med alla inblandade parter och undersökte bevismaterialet. En rapport är inte en redogörelse för vad skribenten gjorde (även om detta format mer eller mindre kan fungera). En rapport berättar historien om vad som hände, baserat på utredningen.
En del skribenter är oroliga för att bli tvungna att vittna om vad rapporten avslöjade. Detta är inget bekymmer. Du vittnar bara om vad du gjorde, hörde eller såg.
När ett vittne berättar vad de såg kan du inte vittna om dessa fakta, utan bara om att de sa det till dig. Deras information bör noggrant dokumenteras i deras egna skriftliga redogörelser. Varje vittne, offer eller misstänkt kommer att vittna om sin egen del i fallet. Tekniker och experter på brottsplatsen kommer att vittna om bevismaterialet och hur det hänger samman med fallet.
Din berättelse, berättad i sann kronologisk ordning, kommer att vara vägledande för åklagaren när det gäller vad som hände. Det är som konturerna i en målarbok. Åklagaren kommer att lägga till färg med sin presentation och använda alla ämnen och experter som sina kritor för att illustrera bilden – berättelsen.
Undersökningsledaren som skriver rapporten är en av dessa kritor.
Sätt scenen
Vi börjar processen med den inledande redogörelse jag beskrev ovan. Du kan ändra ordvalet så att det passar din egen stil. Den viktiga frasen är den sista meningen: ”Min undersökning avslöjade följande information”. Detta talar om för läsaren att detta är berättelsen om vad som hände. Dina handlingar kommer att infogas i berättelsen allteftersom den utvecklas.
När du börjar, sätt scenen. Presentera personer, egendom och annan information innan den diskuteras. När det gäller till exempel ett rån i en närbutik ska du ange tid, plats och offer innan du beskriver handlingen.
Mr Jones arbetade som butiksbiträde den 12 januari 2013 på Mid-Town Convenience store, 2501 E. Maple Street, klockan 2315. Jones stod bakom disken med ansiktet mot butiken. Det fanns inga andra personer i butiken.
Dessa första meningar sätter scenen. Nästa mening är det nästa som händer.
Omkring klockan 2020 gick den misstänkte in genom ytterdörren.
Var och en av följande meningar är bara en redogörelse för vad som hände härnäst.
- Den misstänkte gick runt i butiken i en riktning moturs.
- När han kom ut från baksidan av butiken bar han en strumpmask.
- Han gick fram till disken och riktade en liten revolver mot expediten.
- Han sa: ”Ge mig alla pengar i kassan…”
Om du har flera personer som är inblandade i händelsen, presentera och placera dem alla samtidigt innan du börjar handlingen. Ett bra exempel på detta är ett fall av butiksrån med flera misstänkta personer och flera förlustförebyggare. Innan du startar handlingen placerar du alla personer.
Detta gör det lätt att beskriva handlingen när den börjar.
När du har berättat färdigt kan du lägga till alla de fakta som måste ingå i rapporten och som inte framkommit i berättelsen. Här är fakta som kan inkluderas, om de finns tillgängliga:
- Insamlade bevis
- Bilder tagna
- Uttalanden från vittnen, offret och till och med den misstänkte.
- Förmögenhet som återfunnits
- Alla fakta som behövs för att dokumenteras i ärendet
Om du använder den här processen kommer du att se till att din polisrapport är tydlig och fullständig.
Vill du ha en kopia av den här guiden att ha vid ditt skrivbord? Fyll i formuläret nedan för att ladda ner en utskrivbar guide.