Free Press

For teknologien boomede, var der kun én måde at få telefonen på kontoret besvaret på – nogen skulle fysisk tage den. I dag har du masser af muligheder.

Med telefontræer, automatiserede telefonsystemer og automatiske telefonsvarere har du ikke engang brug for en rigtig person ved telefonen længere. Eller gør du?

I teknologiens tidsalder er menneskelig interaktion mere værdifuld end nogensinde før. Men det betyder ikke, at teknologien ikke hjælper. Hvis du ikke ønsker eller ikke har råd til en intern receptionist, har du to hovedmuligheder – et automatiseret telefonsystem eller en virtuel receptionist, der er udstyret med teknologi. Hvad fungerer bedst? Teknologi eller menneske? Vi har fundet ud af, at det ofte er kombinationen af teknologi og det menneskelige element, der har størst effekt.

Automatisk telefonsvarersystem.

En automatiseret telefonsvarertjeneste eller et interaktivt voice response-system er et telefonsystem, der interagerer med opkaldene, uden at der er et rigtigt menneske på linjen. Hele telefonsamtalen, eller den del af telefonsamtalen, der foregår via interaktioner med en forudindstillet maskine.

Disse systemer varierer, afhængigt af hvad du leder efter, men de har nogle generelle temaer til fælles. De besvarer typisk indgående opkald og afspiller en besked, hvorefter de beder opkaldene om enten at tale som svar på et spørgsmål eller trykke på en knap. Afhængigt af systemet, mulighederne og opkalderens input kan det automatiserede telefonsystem afspille nogle forudindspillede oplysninger, videresende opkalderen længere ned i telefontræet eller stille vedkommende i forbindelse med et menneske.

Stærke sider ved automatiserede telefonsystemer:

• Billigt
• Nemt at bruge
• Kan tilpasses

Svage sider ved automatiserede telefonsystemer:

• Mangel på menneskelig interaktion påvirker kundeservicen negativt
• Ineffektivitet i automatiserede systemer kan frustrere eller forvirre opkaldene
• Og uden regelmæssigt tilsyn er der risiko for uopdagede fejlfunktioner

Automatisering er fremtiden, ikke? Selv om automatisering altid lyder som en god idé, risikerer et automatiseret telefonsystem at fremmedgøre dig fra dine kunder eller en potentiel ny kunde ved at sætte en mekanisk mur mellem dem og dig. Det kan spare dig penge, men det risikerer også at koste dig uvurderlige kunder og tid.

Teknisk understøttet virtuel receptionistservice.

En virtuel receptionistservice er en rigtig, levende receptionist, der besvarer telefonen for din virksomhed og er en vigtig del af din virksomheds team og tekniske værktøjskasse – men i stedet for at arbejde fra dit kontor, arbejder de fra deres eget. Hos Ruby er de placeret i Portland, Oregon.

Differente virtuelle receptionisttjenester tilbyder forskellige suiter af funktioner.

Ruby Receptionists tilbyder en komplet suite af telefontjenester, herunder 100% levende telefonsvarere, spansktalende receptionister, beskedoptagelse og voicemailbokse, overførsel af opkald, indtag, sofistikeret opkaldshåndtering, den funktionsrige Ruby-mobilapp og udgående opkald – for blot at nævne nogle få. Mens opkaldene bliver taget hånd om af en rigtig person, giver Rubys proprietære teknologi receptionisten (og dig!) de nødvendige værktøjer til at give opkalderen den bedst mulige oplevelse. Den største fordel ved Rubys teknologi? Opkaldene ved ikke engang, at receptionisten ikke arbejder på dit kontor!

Den største forskel mellem en automatiseret service og en virtuel receptionistservice er den måde, teknologien bruges på. Med en automatiseret tjeneste får du i princippet en robot. En virtuel receptionistservice er derimod teknologisk aktiveret, men stadig et rigtigt menneske. Du får alle fordelene ved sofistikeret teknologi, og dine kunder får mulighed for at tale med et rigtigt, levende menneske. En venlig stemme i den anden ende af linjen gør et godt indtryk, som vil hjælpe dig med at vinde kunder.

Virtuelle receptionisters styrker:

• Sofistikerede virtuelle receptionisttjenester giver mulighed for et højt niveau af tilpasning
• Receptionister giver opkaldene et fantastisk førstehåndsindtryk

Virtuelle receptionisters svagheder:

• Dyrere end et automatiseringssystem
• Begrænset til de oplysninger, du giver receptionisterne
• Tjenesterne er ikke 24/7 på samme måde som et automatiseret system kunne være

Opdag alt, hvad der er værd at vide om en virtuel receptionistservice!

Hvad er det rigtige for dig?

Virksomhedsstørrelse, præferencer, opkaldsmængde, branche. Alle disse faktorer spiller en vigtig rolle, når du skal vælge den rigtige tjeneste til din virksomheds unikke behov. Hvis kundeservice er vigtig for dig, anbefaler vi altid, at du giver opkaldene adgang til en rigtig person i stedet for en robot (vi har faktisk en beregner, der fremhæver ROI af rigtige receptionister i din telefon). Det fortæller dine kunder, at de er vigtige for dig. Det er en lille ting, din virksomhed kan gøre for at gøre et godt indtryk, der forvandler opkaldene til loyale kunder.