Die Welt da draußen ist sehr geschäftig, und als Verkaufsberater sind Sie ständig unterwegs, um Kunden zu besuchen, sich über den Betrieb zu informieren oder Ihr Verkaufsteam zu unterstützen. Für die meisten Geschäftsinhaber, egal ob sie Solopreneure oder Leiter großer Unternehmen sind, sind Mobiltelefone die Lebensader ihres Unternehmens. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat gezeigt, dass sechsundsechzig Prozent der Kleinunternehmer mobile Technologie für ihr Geschäft nutzen.
Sie können es sich nicht leisten, wichtige Anrufe zu verpassen, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Es gibt Zeiten, in denen Sie Ihre Geschäftsanrufe auf Ihr Handy umleiten müssen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur ein paar Mitarbeitern sind, ist die Weiterleitung von Anrufen eine einfache Sache, die Sie selbst erledigen können. Wenn Sie für ein globales Unternehmen arbeiten, kann die Weiterleitung von Anrufen an Ihre Nebenstelle auf Ihr Mobiltelefon etwas komplizierter sein – aber mit dem richtigen System ist es möglich.
Mechanik der Anrufweiterleitung
Beim Verizon-System nehmen Sie zum Beispiel Ihr Bürotelefon und wählen *72. Sobald Sie das Freizeichen hören, wählen Sie die Handynummer, die Ihre weitergeleiteten Anrufe erhalten soll. Sobald sich das Mobiltelefon meldet, ist die Rufumleitung aktiviert. Wählen Sie einfach *73 auf Ihrem Bürotelefon, um die Weiterleitung zu deaktivieren.
Dieses System ist gut für ein sehr kleines Unternehmen geeignet, wird aber in einem größeren Betrieb nicht funktionieren. Möglicherweise möchten Sie Anrufe an eine Reihe von Handynummern der Mitarbeiter weiterleiten, bis Sie eine Antwort erhalten. Denken Sie daran, dass Sie einen Kunden nicht ohne Hilfe oder ohne Service hängen lassen wollen, wenn er dringend etwas braucht, und vor allem wollen Sie nicht, dass er auf die Mailbox geht.
Globale Reichweite, lokale Antwort
Durch die Weiterleitung von Anrufen kann ein Unternehmen auch seinen Aktionsradius erweitern, indem es mehrere Nummern an denselben Standort weiterleiten lässt, die umgehend beantwortet werden. So können auswärtige Kunden eine lokale oder gebührenfreie Nummer wählen, die wiederum ihre Anrufe an den Hauptanschluss des Unternehmens weiterleitet. Auf diese Weise können die Kunden Ferngesprächsgebühren vermeiden und gleichzeitig sicher sein, dass das Unternehmen für sie da ist, wenn sie es brauchen.
Wenn die Kunden aus verschiedenen Zeitzonen anrufen, kann es natürlich sein, dass niemand im Büro ist, um ihre Anrufe entgegenzunehmen. Sie benötigen einen Anbieter von Anrufweiterleitungen, um diese Anrufe an die entsprechenden Mobiltelefone oder Call Center weiterzuleiten. Hierfür gibt es die „Follow-the-Sun-Weiterleitung“, bei der eingehende Anrufe nacheinander an jedes Telefon in der Welt weitergeleitet werden, an dem Ihr Vertreter den Anruf entgegennehmen kann. Durch die Kombination mit Sprachmenüoptionen kann jeder eingehende Anruf optimal bearbeitet werden.
Qualität
Sie brauchen einen Anbieter von Anrufweiterleitungen, der eine klare, rauschfreie Verbindung liefert, die nicht so klingt, als käme sie aus einem anderen Teil der Welt, selbst wenn sie es ist. Aus diesem Grund sollten Sie ein System in Betracht ziehen, das eher auf das öffentliche Telefonnetz (PSTN) als auf Voice over Internet Protocol (VOiP) setzt. Jeder, der mit VOiP-Diensten wie Skype vertraut ist, weiß, dass Skype zwar Anrufe kostengünstig übertragen kann, die Tonqualität aber oft recht uneinheitlich ist.
Was Sie sonst noch bei einem Weiterleitungsanbieter beachten sollten: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter finden, bei dem Sie keine Geräte kaufen, keine Einrichtungsgebühren zahlen und keine Vertragsstrafen zahlen müssen, wenn Sie kündigen wollen. Überlassen Sie ihm die gesamte Technik, während Sie sich auf Ihr eigenes Geschäft konzentrieren können.
Kontrolle
Sie brauchen ein Weiterleitungssystem, mit dem Sie genau kontrollieren können, wann und wohin jeder eingehende Anruf weitergeleitet wird. Einige Anbieter bieten eine Online-Kontrolle der weitergeleiteten Anrufe an, so dass Sie rund um die Uhr per Mausklick die Richtung eines jeden Anrufs ändern können.
Sie können programmieren, dass Anrufe, die zu bestimmten Zeiten oder von bestimmten Orten eingehen, an bestimmte Telefone weitergeleitet werden. Sie können auch auf Echtzeit-Anrufprotokolle zugreifen, mit denen Sie verfolgen können, wo und wann die Anrufe eingegangen sind und wie sie bearbeitet wurden.
Und selbst wenn der eingehende Anruf mitten in der Nacht kommt, kann der Mitarbeiter eine persönliche Nachricht auf seiner mobilen Voicemail hinterlassen, die dem Anrufer versichert, dass sein Anruf an der richtigen Stelle und bei der richtigen Person gelandet ist, um sich so schnell wie möglich um seine Bedürfnisse zu kümmern.
Alle diese Kontrollfunktionen sollten über eine benutzerfreundliche Online-Konsole abgewickelt werden, so dass Sie alle Details Ihrer Online-Weiterleitung an einem Ort sehen können.
Bleiben Sie mit Ihren Kunden in Verbindung
Heutzutage ist die Welt rund um die Uhr verdrahtet, und Unternehmen können es sich nicht leisten, irgendetwas unversucht zu lassen. Wenn Ihr Unternehmen eingehende Anrufe verpasst, kostet Sie das Geld. Sie haben potenzielle Kunden im ganzen Land und in der ganzen Welt. Warum sollten Sie nicht versuchen, so viele wie möglich zu erreichen?