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Die meisten Menschen wollen wissen, wie sie ihren Tag am besten planen können, um ein Maximum an Produktivität zu erreichen, und es gibt zahlreiche Artikel und Bücher, die behaupten, den „perfekten Zeitplan“ zu kennen. Doch in Wirklichkeit gibt es keine perfekte Methode für alle. Da wir alle besondere Stärken und Schwächen haben, wenn es um Zeitmanagement und Produktivität geht, kann das, was für den einen funktioniert, für den anderen eine totale Katastrophe sein.

Die Geschichte hat gezeigt, dass die produktivsten Menschen je nach ihren Lebensumständen, ihrer Persönlichkeit und ihrem Energieniveau ganz unterschiedliche Zeitplanungstechniken anwenden. Winston Churchill zum Beispiel arbeitete bis spät in die Nacht und unterbrach seinen Tag mit Whiskey und Nickerchen. Toni Morrison begann noch vor Sonnenaufgang mit dem Schreiben. Es gibt keinen „Einheitszeitplan“ für maximale Produktivität.

Wir möchten Ihnen dabei helfen, die für Sie am besten geeignete Zeitplanungsmethode zu finden. Wir möchten, dass Sie jeden Tag mit Warp-Geschwindigkeit produktiv werden. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen hier fünf verschiedene Methoden zur Tagesplanung vor, die Sie ausprobieren können. Einige dieser Methoden sind ziemlich einfach, während andere an den Rand des Wahnsinns gehen.

Es geht darum, die richtige Methode zu finden.

Die Time-Blocking-Methode

Time-Blocking bedeutet einfach, dass Sie Ihren Tag im Voraus planen und bestimmte Stunden für die Erledigung bestimmter Aufgaben reservieren. Dazu müssen Sie im Voraus festlegen, was Sie zu tun gedenken und wann genau Sie es tun werden. Sobald Sie diese Aufgaben im Kopf haben, tragen Sie sie in Ihren Kalender ein und machen sich dann zu der entsprechenden Tageszeit an die Arbeit.

Beim Planen von Aufgaben ist es wichtig, sowohl proaktive als auch reaktive Blöcke einzuplanen. In proaktiven Blöcken konzentrieren Sie sich auf wichtige Aufgaben, die Sie unbedingt erledigen müssen. In diesen Blöcken machen Sie Fortschritte bei wichtigen Projekten, verfassen wichtige Dokumente oder entwerfen einen Prototyp für Ihr nächstes großartiges Produkt. In reaktiven Blöcken lassen Sie Zeit für Anfragen und Unterbrechungen, z. B. für E-Mails und spontane Besprechungen.

Sie könnten beispielsweise Ihre wichtigsten Aufgaben für die ersten beiden Stunden des Tages planen und Ihren Posteingang am Nachmittag abarbeiten. So können Sie ungestört arbeiten und wissen trotzdem, dass Sie Dinge wie E-Mails und Telefonanrufe erledigen werden.

Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie genau wissen, wie Sie Ihre Zeit nutzen werden und wann Sie bestimmte Aufgaben erledigen werden. Bei normalen Aufgabenlisten erhalten Sie eine Liste von Aufgaben, die Sie in Ihrer eigenen Zeit erledigen müssen. Time Blocking bietet Ihnen eine Liste von Aufgaben und einen bestimmten Zeitrahmen für die Erledigung jeder Aufgabe.

Indem Sie sich zwingen, innerhalb einer starren Struktur zu arbeiten und die Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen, sind Sie gezwungen, sich auf jede Aktivität zu konzentrieren.

Der Produktivitätsguru Cal Newport schwört auf die Time Blocking-Methode und sagt:

Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung abmühe. Meine Antwort ist ganz einfach: Sie führt zu einer enormen Steigerung der Produktivität. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Woche mit Zeitblockierung die gleiche Leistung erbringt wie eine 60-Stunden-Woche ohne Struktur.

Wenn Sie Ihren Tag im Voraus mit Ihrem Kalender planen, können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die am wichtigsten sind. „Egal, wie man es betrachtet“, sagt Ari Meisel, Autor von „Art of Less Doing“, „Aufgaben haben mit Timing zu tun.“ (Seine Technik besteht darin, FollowUp.cc zu verwenden, um genau zum richtigen Zeitpunkt per E-Mail an Aufgaben erinnert zu werden.)

Die Most Important Task Method (MIT)

Bei der MIT-Methode geht es darum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Anstatt eine riesige Aufgabenliste zu schreiben und zu versuchen, alles zu erledigen, sollten Sie die 1 bis 3 Aufgaben bestimmen, die absolut notwendig sind, und sich dann während des Tages unerbittlich auf diese Aufgaben konzentrieren. Es geht nicht darum, dass Sie nie mehr als drei Aufgaben an einem Tag erledigen, sondern dass Sie nichts anderes tun, bis Sie die drei wesentlichen Aufgaben erledigt haben.

Die Realität ist, dass es an den meisten Tagen nur ein paar wesentliche Dinge gibt, die erledigt werden müssen. Ja, es gibt tausend Stimmen, die um unsere Aufmerksamkeit buhlen, aber die meisten dieser Stimmen sind nicht entscheidend. Die Benachrichtigungen, die Ihr Telefon zum Bersten bringen, und die E-Mails, die Ihren Posteingang füllen, können alle warten. Wenn Sie die 1 bis 3 wichtigsten Aufgaben erledigen können, wird alles andere zweitrangig oder sogar überflüssig.

Das ist das Kernthema des Buches The ONE Thing von Gary Keller und Jay Papasan: „Was ist die EINE Sache, die Sie diese Woche tun können, so dass dadurch alles andere einfacher oder überflüssig wird?“

Wenn Sie Ihre 1 bis 3 wichtigsten Aufgaben festgelegt haben, werden diese zuerst in Ihren Tag eingeplant. So kommen Sie mit den wesentlichen Dingen voran, bevor Sie von Ablenkungen überrollt werden. Sie können dies in Verbindung mit der Zeitblockierungsmethode anwenden und die ersten Stunden für die wichtigsten Aufgaben reservieren. E-Mails, Telefonanrufe und Besprechungen kommen später, nachdem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben erledigt haben.

Indem Sie sich wie besessen auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren, wird jeder Tag produktiv. Sie haben nie einen Tag, an dem Sie Zeit für sinnlose Aufgaben verschwenden. Der Produktivitätsexperte James Clear drückt es so aus:

Wenn Sie jeden Tag das Wichtigste zuerst tun, werden Sie immer etwas Wichtiges zustande bringen. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber für mich ist das eine große Sache. Es gibt viele Tage, an denen ich Stunden damit verbringe, die 4., 5. oder 6. wichtigsten Aufgaben auf meiner To-Do-Liste abzuhaken und nie dazu komme, das Wichtigste zu tun.

Empfehlenswerte Apps zur Aufgabenverwaltung:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

Die Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik geht es um das Arbeiten in kurzen, in kurzen, äußerst produktiven und konzentrierten Phasen zu arbeiten und sich dann eine kurze Pause zu gönnen. Sie ist unglaublich einfach, denn man braucht nur einen Timer und kann eine große Aufgabe in überschaubare Intervalle aufteilen.

So funktioniert es:

• Wählen Sie eine Aufgabe

• Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten

• Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Timer abgelaufen ist

• Machen Sie eine kurze Pause (etwa 5 Minuten)

• Alle 4 Pomodoro-Sitzungen, machen Sie eine längere Pause (15-30 Minuten)

Mit dieser Technik können Sie im Laufe des Tages eine beträchtliche Menge erreichen und trotzdem angemessene Pausen einlegen. Die relativ kurze Dauer jeder Sitzung ermöglicht es Ihnen außerdem, sich intensiv zu konzentrieren, ohne geistig zu ermüden.

Es gibt Leute, die absolut auf die Pomodoro-Technik schwören. Paul Klipp, Präsident der polnischen Niederlassung von Lunar Logic, sagt Folgendes über die Verwendung von Pomodoro:

Man könnte meinen, dass eine Person 16 dieser Zyklen an einem Tag schaffen könnte. Ich habe Glück, wenn ich ohne Unterbrechungen mehr als zwei am Tag schaffe. Aber in diesen 50 Minuten schaffe ich mehr als in den anderen sieben Stunden meines Arbeitstages, zumindest wenn es darum geht, die wichtigsten Aspekte meiner wichtigsten Projekte voranzubringen.

Trotz ihrer schönen Einfachheit hat die Pomodoro-Technik auch ihre Schattenseiten. Pomodoro-Sitzungen sind als ununterbrochene Konzentrationsphasen gedacht, d. h. man kann nicht mitten in der Sitzung pausieren und sie später wieder aufnehmen. Wenn ein Kollege vorbeikommt und Sie um ein paar Minuten Ihrer Zeit bittet, müssen Sie entweder höflich ablehnen oder die Sitzung ganz abbrechen.

Wie Klipp jedoch oben bemerkte, ist es möglich, in nur wenigen Sitzungen eine beträchtliche Menge zu erreichen.

Empfohlene Pomodoro-Apps:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-Minuten-Fokus-Sitzungen

Der menschliche Körper arbeitet in Zyklen, die „ultradiane Rhythmen“ genannt werden. In jedem dieser Zyklen gibt es einen Höhepunkt, wenn wir am energiegeladensten sind, und einen Tiefpunkt, wenn wir erschöpft sind.

Mit der 90-Minuten-Fokus-Technik nutzen Sie die Energiespitzen und -tiefs, die im Laufe des Tages auftreten, voll aus: Sie arbeiten 90 Minuten und ruhen sich dann 20-30 Minuten aus. In einer Studie aus dem Jahr 1993, in der es um Spitzenleistungen ging, wies Anders Ericcson darauf hin, dass diese Ruhephasen zwischen intensiven Arbeitssitzungen für eine Verbesserung unerlässlich sind.

Die meisten Menschen schenken den natürlichen Rhythmen ihres Körpers wenig Beachtung und verwenden Stimulanzien wie Kaffee, um Phasen geringer Energie zu überbrücken. Dies führt fast immer zu einem völligen Absturz gegen 14.30 Uhr, was einem Tiefpunkt im ultradianen Rhythmus entspricht.

Wenn Sie in 90-Minuten-Schüben arbeiten, können Sie Ihr maximales Energieniveau mit Ihrer Aufgabenliste in Einklang bringen, was Ihrer Produktivität einen großen Schub verleiht. Sie arbeiten mit Ihrem Körper und nicht gegen ihn.

Wie der Digitalstratege Tom Gibson es ausdrückt:

Wir müssen anfangen, Produktivität und Leistung zyklisch und nicht linear zu betrachten. Viele wissen bereits, dass sie während des Tages Spitzenzeiten haben, in denen sie besser arbeiten. Zu anderen Zeiten sind sie die besseren Denker. Zu anderen Zeiten sind sie nur für Netflix gut.

Wir sind durch den 8-Stunden-Arbeitstag darauf trainiert worden, dass wir von 8 Uhr morgens bis 17 Uhr abends mit nur einer Mittagspause durchgehend arbeiten sollten, um von Anfang bis Ende des Arbeitstages maximale Leistung zu erbringen. Diese Methode ermöglicht es den Managern zwar, die Mitarbeiter im Griff zu behalten, beeinträchtigt aber die Produktivität.

Natürlich hat dieses System auch seine Nachteile. Wenn Ihre Chefin in Ihr Büro kommt und Sie auf dem Boden schlafend vorfindet, ist sie vielleicht nicht erfreut, selbst wenn Sie ihr erklären, dass Sie im Einklang mit Ihrem ultradianen Rhythmus arbeiten (und, wie wir hinzufügen möchten, Ihr Gedächtnis verbessern). Und es wird Termine geben, die Ihnen keine andere Wahl lassen, als die Nase in den Sand zu stecken.

Aber wenn Sie nicht gegen die Uhr arbeiten müssen, sollten Sie die natürlichen Rhythmen Ihres Körpers berücksichtigen, wenn Sie Ihre Zeitplanung festlegen. Es kann sein, dass sich Ihr Körper nicht genau an den 90-Minuten-Zyklus hält. Beobachten Sie jedoch einige Wochen lang Ihr Energieniveau während des Tages, um zu sehen, ob Sie ein Muster für sich selbst finden können.

Polyphasische Schlafmethode

Dies ist eine etwas bizarre Planungsmethode, die nur bei einigen wenigen Menschen funktioniert, aber wenn sie bei Ihnen funktioniert, werden Sie an einem einzigen Tag ungewöhnliche Mengen an Produktivität erreichen.

Die meisten Menschen sind monophasische Schläfer, das heißt, sie bekommen ihren täglichen Schlaf in einem Stück (oder einer Phase). Biphasische Schläfer bekommen ihren Schlaf in zwei kleineren Abschnitten, z. B. 4 Stunden am Morgen und 4 Stunden am späten Abend. Polyphasische Schläfer treiben diese Methode auf die Spitze, indem sie den Schlaf in mehrere kurze Phasen aufteilen, was insgesamt weniger Schlaf und eine deutliche Steigerung der Produktivität ermöglicht. Die Menge des Schlafs in jeder Phase kann variieren, wobei manche Menschen nur 20-minütige Nickerchen machen und andere größere Schlafabschnitte nehmen und dann mit Nickerchen ergänzen.

Eugene Dubovoy ist ein Projektmanager aus Russland, der einen polyphasischen Zeitplan eingeführt hat, bei dem er jede Nacht 3,5 Stunden schläft, ergänzt durch drei 20-minütige Nickerchen während des Tages. Dadurch hat er deutlich mehr Zeit zur Verfügung und schafft viel mehr, als er es sonst tun würde. Das sagte er gegenüber Business Insider: „Der größte Vorteil ist, dass ich jedes Jahr etwa zwei Monate mehr Zeit habe. Zeit ist die wertvollste Ressource in unserem Leben.“

Chris Jeub, ein weiterer polyphasischer Schläfer, stimmt dem zu: „Durch meinen polyphasischen Schlafrhythmus fühle ich mich gesund und wach, habe einen befriedigenderen Schlaf und konnte meine Produktivität um bis zu 28 Stunden pro Woche steigern.“

Dieser Schlafrhythmus hat einige sehr offensichtliche Nachteile. Steve Pavlina wies darauf hin, dass es schwierig ist, diese Art von Zeitplan einzuhalten und gleichzeitig einen vernünftigen Zeitplan für die Familie zu haben. Und wenn man eine der geplanten Schlafsessions verpasst, kann das den Schlafplan erheblich durcheinander bringen.

Dieser Zeitplan hat aber auch einige enorme Vorteile, wie z. B. zusätzliche Stunden pro Tag. Wenn du nur vier Stunden pro Tag schläfst, bekommst du ungefähr 28 zusätzliche Stunden pro Woche (wenn du normalerweise 8 Stunden schläfst).

Den idealen Mix finden

Um deinen produktivsten Zeitplan zu erstellen, musst du vielleicht eine Mischung aus einigen dieser Methoden finden. Die MIT-Methode funktioniert gut mit der Zeitblockierungsmethode. Drei Pomodoro-Sitzungen passen gut in eine 90-minütige Arbeitssitzung. Und die Polyphasische Methode… nun, da sind Sie vielleicht auf sich allein gestellt.

Aber es ist wichtig, dass Sie Ihren Tag planen. Wie der Autor von Essentialism, Greg McKeown, sagt: „Wenn Sie Ihrem Leben keine Priorität einräumen, wird es jemand anderes tun.“

Indem Sie einen Tagesplan aufstellen, stellen Sie sicher, dass Sie es sind, der Ihrem Leben Priorität einräumt.

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Dieser Beitrag wurde ursprünglich im November 2016 veröffentlicht und im März 2019 aktualisiert. Watch image by Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro Timer Foto von David Svensson. Ultradianer-Rhythmus Illustration von Officevibe. Polyphasic sleep illustration via Wikimedia.