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Angenommen, Sie sind der Schulleiter oder die Schulleiterin Ihrer Schule. Sie erhalten die Aufgabe, eine Ausstellung zu organisieren. Was tun Sie als Erstes? Sie werden zunächst versuchen, alle Aufgaben zu notieren, die erledigt werden müssen. Sie notieren sich die Einzelheiten der Aufgabe und die Person, die dafür verantwortlich ist. Außerdem kommunizieren Sie formell mit dem Schulleiter, den Lehrern und anderen Personen in ihrer Position. In ähnlicher Weise müssen wir auch im Geschäftsleben Details notieren und mit anderen Personen in der Organisation kommunizieren. Diese Art der Kommunikation im Geschäftsleben ist das Memorandum. In diesem Abschnitt werden wir uns mit dem Memorandum beschäftigen.

Memorandum

Ein Memorandum ist eine Notiz oder eine Aufzeichnung für den späteren Gebrauch. Für eine Organisation ist es sehr wichtig, eine effiziente Art der Kommunikation zu haben. Es ist ein bürointernes Instrument. Es dient einer Reihe von Zwecken.

In einfachen Worten ist ein Memorandum eine schriftliche Nachricht oder Information von einer Person oder Abteilung an eine andere in demselben Unternehmen. Es ist weniger formell als ein Brief.

Ein Memorandum wird oft als Memo abgekürzt. Effektive Memos geben das Ziel im ersten Satz klar an.

Zweck des Memorandums

Eine Person schreibt ein Memo mit bestimmten Zwecken im Kopf. Man benutzt es

• um zu informieren.
• um sich zu erkundigen.
• Man kann es benutzen, um zu berichten.
• um Vorschläge zu machen.
• um zu erinnern.
• Man kann es benutzen, um anzuweisen.
• Mit einem Memo kann man den guten Willen fördern.
• Um Ideen zu kommunizieren.

Vorteile von Memos

Die Verwendung von Memos hat eine Reihe von Vorteilen. Memos sind

• Memorandum ist schnell.
• Es ist ein bequemes Mittel der Kommunikation.
• Es ist preiswert. Memos werden innerhalb einer Organisation verwendet, so dass man Papier von geringer Qualität verwenden kann.
• Es hilft bei der Pflege schriftlicher Aufzeichnungen.

Teile eines Memorandums

Es gibt hauptsächlich fünf Teile eines Memorandums. Sie sind

Kopfteil

Der Kopfteil eines Memorandums besteht aus vier grundlegenden Abschnitten.

TO: Name und Berufsbezeichnung des Lesers

FROM: Name und Berufsbezeichnung des Absenders

DATE: Vollständiges Datum

SUBJECT: Grund für das Verfassen eines Memos

Eröffnungsabschnitt

In diesem Abschnitt kann man den Zweck des Memos finden. Der einleitende Abschnitt enthält den Grund oder das Motiv für das Verfassen eines Memos. Er gibt einen kurzen Überblick über das Memo.

Kontext

Es ist das Ereignis oder der Umstand des Problems, das der Schreiber löst. Man sollte den Kontext deutlich erwähnen.

Aufgabensegment

Es ist das Segment, das man einschließen muss, um die Schritte zur Lösung des Problems zu erwähnen. Man darf nur die benötigten Informationen einfügen. Machen Sie eine gute Planung, bevor Sie einen Vermerk schreiben.

Zusammenfassungsabschnitt

Wenn ein Vermerk mehr als eine Seite umfasst, muss man einen separaten Zusammenfassungsabschnitt einfügen. Bei einem kurzen Memo ist dies nicht notwendig. Sie hilft dem Leser, den Hauptgedanken des Vermerks zu verstehen. Außerdem hilft es, die erforderlichen Schritte einzuleiten.

Diskussionsabschnitt

Es ist der längste Teil eines Memos. Er enthält alle Details, die die Ideen unterstützen. Denken Sie daran, mit allgemeinen Informationen zu beginnen und dann zu spezifischeren Informationen überzugehen. Er enthält unterstützende Ideen, Fakten und Recherchen.

Schlussabschnitt

Beenden Sie Ihr Memo immer mit höflichen Worten. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Aufgabe auf eine effiziente und einfache Weise erledigen. Versuchen Sie, den Leser zu einer positiven Handlung zu bewegen.

Notwendige Anhänge

Man kann auch Listen, Diagramme, Tabellen usw. an das Ende eines Memos anhängen. Machen Sie einen Verweis auf Ihre Anhänge und fügen Sie einen Vermerk für sie hinzu.

Das Format eines Memos

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

• Verwenden Sie immer eine klare und spezifische Betreffzeile.
• Verschwenden Sie nicht die Zeit des Lesers durch langatmige Memos. Seien Sie klar und prägnant.
• Verwenden Sie die aktive Stimme.
• Verwenden Sie die erste Person.
• Sein Sie förmlich.
• Vermeiden Sie Slangs und freundliche Wörter.
• Sie sollten eine sorgfältige und logische Anordnung der Informationen verwenden.
• Halten Sie die Absätze kurz.
• Man kann Aufzählungen für die Absätze verwenden.
• Man kann Großbuchstaben und mittigen Einzug für wichtige Details verwenden.
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um Punkte zu machen.
• Beenden Sie die Notiz immer mit höflichen Worten.
• Verwenden Sie Schriftarten und Farben, um die Aufmerksamkeit zu erregen.
• Vermeiden Sie unhöfliche und gedankenlose Notizen.
• Es braucht keinen ergänzenden Schluss oder eine Unterschrift.
• Lesen Sie den Inhalt vor dem Versand Korrektur.

Gelöste Beispiele für Sie

Problem: Welche der folgenden Aussagen über ein Memo trifft zu?

1. Lang und formlos.
2. Kurz und formlos.
3. Kurz und prägnant.
4. Alles.

Lösung: iii. Kurz und prägnant.

Problem: Welche der folgenden Aussagen trifft auf ein Memo zu?

1. Das gesamte Dokument ist einzeilig.
2. Das gesamte Dokument ist zweizeilig.
3. Nur die Absätze des Hauptteils sind zweizeilig.
4. Alles ist zweizeilig außer dem Hauptteil.

Lösung: iv. Alles ist zweizeilig, außer dem Hauptteil.