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Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, den Einstellungsprozess zu durchlaufen und erstklassige Mitarbeiter zu finden, die zu Ihrer Arbeitskultur passen. Aber dazu müssen Sie Ihre Hausaufgaben machen.

Viele Unternehmen nutzen eine Referenzprüfung, um die berufliche Vergangenheit eines Bewerbers genauer zu untersuchen und herauszufinden, ob er für die Stelle geeignet ist. Aber wenn Sie ein Referenzprüfungsprofi werden wollen, müssen Sie lernen, wie man eine Referenzprüfung durchführt und was man Referenzen fragen sollte.

Was ist eine Referenzprüfung?

Referenzprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsprozesses. Bei einer Referenzüberprüfung kontaktiert ein Arbeitgeber frühere Arbeitgeber, Schulen und andere Personen (z. B., persönliche Referenzen), um mehr über den Bewerber zu erfahren.

Mit Referenzprüfungen können Sie mehr über Bewerber erfahren, z. B. über deren:

• Beschäftigungsgeschichte
• Ausbildungshintergrund
• Berufsqualifikationen
• Stärken und Schwächen
• Verhalten

Schritte der Referenzprüfung

Wenn Sie die Referenzen Ihres Bewerbers gründlich prüfen wollen, müssen Sie sich informieren und die folgenden sechs Schritte befolgen. Je nachdem, mit wem Sie sich in Verbindung setzen (z. B. mit dem früheren Arbeitgeber), müssen Sie eventuell zusätzliche Fragen stellen oder umformulieren.

Namen des Bewerbers überprüfen

Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie sich mit einem Referenzunternehmen in Verbindung setzen, sollten Sie den Namen des Bewerbers überprüfen. Dieser Schritt mag selbstverständlich erscheinen, aber man weiß nie, ob er nicht unehrliche Bewerber ausschließt.

Wenn Sie sich an einen früheren Arbeitgeber wenden, vergewissern Sie sich auch über dessen Titel und Beschäftigungsdaten.

Bestätigen Sie, woher sie den Bewerber kennen

Abhängig von Ihren Anforderungen können die Bewerber eine Liste mit verschiedenen Arten von Referenzen vorlegen. So kann Ihr Unternehmen zum Beispiel verlangen, dass der Bewerber neben zwei beruflichen Referenzen auch mindestens zwei persönliche Referenzen vorlegt.

Wenn Sie sich mit jeder Referenz in Verbindung setzen, vergewissern Sie sich, woher die Referenz den Bewerber kennt. Auf diese Weise können Sie die Angaben zu den Referenzen, die Ihr Bewerber Ihnen gegeben hat, gegenprüfen. Außerdem können Sie so überprüfen, mit wem Sie sprechen.

Fragen Sie nach, warum der Bewerber gut zu Ihnen passt

Das Letzte, was Sie wollen, ist, jemanden einzustellen, der nicht qualifiziert ist. Nutzen Sie die Zeit, die Sie mit der Referenz des Bewerbers verbringen, um abzuschätzen, ob der Bewerber für die Stelle geeignet ist.

Erläutern Sie der Referenz bei der Überprüfung der Bewerber den Umfang der Stelle. Fragen Sie ihn, ob er glaubt, dass der Referenzkandidat sich in der Stelle wohlfühlen würde und warum.

Wenn Sie die Antwort des Referenzkandidaten anhören, achten Sie auf Anzeichen dafür, dass er nicht 100%ig ehrlich zu Ihnen ist. Achten Sie darauf, was die Referenzperson nicht sagt. Schweigen bei der Überprüfung von Referenzen kann sehr aufschlussreich sein. Ein Zögern oder eine vage Antwort könnte beispielsweise darauf hindeuten, dass der Bewerber nicht für die Stelle geeignet ist oder dass er sich nicht traut, Einzelheiten mitzuteilen.

Lassen Sie die Referenzperson den Bewerber einstufen

Sie sollten eine Reihe von Fragen zur Referenzprüfung vorbereiten, wenn Sie die Referenzperson eines Bewerbers kontaktieren. Dazu gehören offene Fragen, Fragen mit kurzen Antworten und Multiple-Choice-Fragen mit einer Skala von 1 bis 10.

Die Aufforderung an den Referenzgeber, den Kandidaten zu bewerten, kann Ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, eine ehrliche Antwort von einem Referenzgeber zu erhalten. Bei Rangordnungsfragen muss das Arbeitszeugnis über seine Antwort nachdenken, weil es nur eine Zahl angibt.

Hier sind einige Beispiele für Rangordnungsfragen:

• Wie würden Sie auf einer Skala von 1-10 die Kommunikationsfähigkeiten des Bewerbers bewerten?
• Wie würden Sie die Schreibfähigkeiten des Bewerbers auf einer Skala von 1-10 bewerten?

Lassen Sie sich nicht von Arbeitszeugnissen täuschen, die dem Bewerber alle 10 Punkte geben. Sowohl Sie als auch Ihr Referenzgeber wissen, dass der Bewerber nicht in allen Bereichen perfekt sein kann. Wenn Sie eine Referenz haben, die dies tut, stellen Sie ihr Folgefragen, um herauszufinden, warum sie sie so hoch bewertet hat. Wenn das Arbeitszeugnis den Bewerber schlecht bewertet, sollten Sie ihm zusätzliche Fragen stellen, um herauszufinden, warum dies so ist.

Ermitteln Sie die Stärken und Schwächen des Bewerbers

Ein Hauptziel Ihres Arbeitszeugnisses sollte es sein, die Stärken und Schwächen des Bewerbers herauszufinden.

Zusätzlich zu den anderen Fragen sollten Sie das Arbeitszeugnis gezielt nach den Stärken und Schwächen des Bewerbers fragen. Sie könnten den Referenzgeber beispielsweise bitten, Ihnen zwei Stärken und zwei Schwächen oder Entwicklungsmöglichkeiten des Bewerbers zu nennen.

So können Sie sich ein gutes Bild davon machen, wo sich der Bewerber verbessern muss und wo er am besten ist. Wenn Sie die Stärken und Schwächen offen ansprechen, können Sie auch feststellen, ob der Bewerber mit den Anforderungen der Stelle und den erforderlichen Fähigkeiten übereinstimmt.

Fragen Sie nach dem Verhalten des Bewerbers

Wenn Sie das Verhalten und die Einstellungen des Bewerbers kennen, können Sie besser einschätzen, wie er sich in Ihrem Arbeitsumfeld verhalten wird. Wenn Sie sich an einen früheren Arbeitgeber wenden, sollten Sie sich mit dem Verhalten des Bewerbers auseinandersetzen.

Wenn Sie Fragen über den Bewerber stellen, vergessen Sie nicht, Fragen zu seinen Handlungen und seinem Verhalten an seinem früheren Arbeitsplatz einzubauen. Kam er mit anderen Kollegen gut aus? Haben sie jemals Konflikte bei der Arbeit verursacht? Warum haben sie die Stelle verlassen? All diese Fragen helfen Ihnen, die Gewohnheiten und das Verhalten des Bewerbers am Arbeitsplatz besser zu verstehen.

Tipps für die Überprüfung von Referenzen

Sollten Sie Ihren Prozess der Überprüfung von Referenzen auf Hochtouren bringen? Nutzen Sie die folgenden fünf Tipps, um zum ultimativen Referenzprüfer zu werden.

Nehmen Sie den Prozess ernst

Zuallererst sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Prozess der Referenzprüfung ernst nehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, Fragen zu recherchieren und sich vorzubereiten. Andernfalls könnten Sie sich später verheizen, wenn Sie einen schlechten Mitarbeiter einstellen.

Wenn Sie die Überprüfung von Referenzen auf die leichte Schulter nehmen, kann das bedeuten:

• Sie verhindern, dass Sie einen erstklassigen Mitarbeiter einstellen
• Sie verschwenden Geld und Zeit
• Sie verbringen zusätzliche Zeit damit, einen Ersatz zu finden

Zwei mündliche Überprüfungen durchführen

Es wird Kandidaten geben, die auf dem Papier gut klingen, aber im Vorstellungsgespräch schlecht sind. Andererseits gibt es auch Kandidaten, die das Vorstellungsgespräch gut bestehen, aber ihre Arbeit schlecht machen.

Bevor Sie jemanden in Ihr Team aufnehmen, führen Sie mindestens zwei mündliche Referenzprüfungen durch. Mündliche Referenzüberprüfungen können Telefonate, Videochats oder persönliche Treffen umfassen.

Mündliche Überprüfungen geben Ihnen die Möglichkeit, die Stärken und Schwächen eines Bewerbers zu verstehen und herauszufinden, wie er bei der Arbeit wirklich abschneidet. Ganz zu schweigen davon, dass sie verhindern, dass Sie Ihre Zeit damit verschwenden, einen Blindgänger einzustellen.

Planen Sie Ihre Fragen im Voraus

Sie müssen vorbereitet sein, wenn Sie mit Bewerbern sprechen. Genauso gut sollten Sie vorbereitet sein, wenn Sie die Referenzen Ihrer Bewerber prüfen.

Bevor Sie sich mit den Referenzen eines Bewerbers in Verbindung setzen, halten Sie Ihre Fragen bereit. Wenn Sie Ihre Fragen nicht sorgfältig planen, schaden Sie sich nur selbst.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um wirklich über die Fragen nachzudenken, die Sie stellen wollen. Überlegen Sie sich gut, welche Fragen Sie dem Bewerber stellen wollen und welche nicht. Vermeiden Sie Fragen, auf die Sie nur mit „Ja oder Nein“ antworten können. Recherchieren Sie, um gute Fragen zu finden, die Sie Referenzen stellen können. Und achten Sie darauf, dass Ihre Fragen legal sind, sonst könnten sie auf Sie zurückfallen.

Ihre Fragen sollten Ihnen einen Einblick in das Verhalten des Bewerbers am Arbeitsplatz, seine früheren Erfahrungen und seine Fähigkeiten geben.

Achten Sie auf gefälschte Referenzen

Nach Angaben der Economic Times verwenden fast 20-30 % der Bewerber gefälschte Referenzen. Da ein großer Teil der Bewerber über ihre Referenzen flunkert, müssen Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, um die Fälschungen zu erkennen.

Sie können nach Betrügern Ausschau halten, indem Sie:

• die Referenz in den sozialen Medien (z. B. Facebook)
• die Telefonnummern abgleichen, falls möglich
• der Referenz nachgehen und sich bedanken (z. B., Nachricht auf LinkedIn)

Notizen machen

Wenn Sie sich mit den Referenzen Ihres Bewerbers in Verbindung setzen, sollten Sie sich so viele Notizen wie möglich machen.

Selbst wenn Sie bereits wissen, dass Sie den Bewerber einstellen werden und positives Feedback von seinen Referenzen erhalten haben, ist es immer gut, detaillierte Notizen zu haben, auf die Sie zurückgreifen können.

Konzipieren Sie eine Vorlage oder ein Formular für die Überprüfung von Referenzen. Auf diese Weise können Sie es ausfüllen, wenn Sie Ihre Referenzprüfung durchführen. Bewahren Sie das Formular für jeden Bewerber auf, falls Sie es später noch einmal benötigen.

Ihr Formular oder Ihre Vorlage sollte Dinge enthalten wie:

• Name des Bewerbers
• Name und Kontaktinformationen des Referenzgebers
• Datum
• Liste der Fragen
• Antworten des Referenzgebers auf Ihre Fragen
• Ihre Unterschrift

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