La estandarización del proceso de pedidos dentro de una organización requiere documentación. El establecimiento de un sistema de compras controla los costes y crea un rastro de papel para facilitar la auditoría. La obtención de una orden de compra frente a una solicitud de compra son dos procesos clave en la adquisición de artículos que una empresa necesita para sobrevivir. Cada política y procedimiento de compra es diferente, por lo que es importante entender primero estos dos sistemas y cómo pueden agilizar sus operaciones.
Solicitud de compra & Diferencias de la orden de compra
Una solicitud de compra es un documento interno en el que un departamento solicita a otro permiso para comprar bienes o servicios. Una orden de compra se crea después de la requisición y es un documento que se utiliza para comprar realmente esos bienes o servicios a un proveedor externo.
Las requisiciones de compra son formas más interdepartamentales que permiten a las organizaciones más grandes manejar mejor su contabilidad y sus finanzas. Cuanto más grande es la empresa, mayor es la necesidad de un proceso de adquisición. Simplemente no se puede seguir el flujo sin ponerlo en papel.
¿Qué es una solicitud de compra?
Una solicitud de compra, también conocida como formulario de solicitud de compra, es un documento que se utiliza para solicitar una orden de compra. Es el primer paso en el proceso de adquisición para que una empresa obtenga suministros, servicios y compras dentro del departamento de compras.
Los formularios de solicitud de compra son documentos elaborados por el comprador y presentados al departamento de finanzas. Es un medio para obtener el permiso para iniciar el proceso de adquisición con un proveedor externo. Se espera el «visto bueno» para comprar los bienes o servicios necesarios para completar un trabajo.
No se puede ir a lo loco con el dinero de la empresa. Necesitas un proceso de aprobación con fines de validación. Esto sirve como primer paso para crear una pista de auditoría eficiente con registros transparentes. Demuestra a Hacienda que usted se preocupa por llevar un control de las finanzas de la empresa.
El departamento de compras sólo examinará un formulario de solicitud de compra que supere una determinada cantidad de dinero. Cada empresa difiere, pero el coste medio es cualquier cosa de 5000 dólares o más. Cada orden de requisición requiere cierta información. Esto puede variar según la industria y la necesidad, pero una requisición normalmente requiere datos como:
- Nombre del departamento que solicita
- Ubicación y dirección postal del comprador
- Cantidad exacta de artículos
- Descripción de artículos
- Nombre legal del proveedor externo
- Precio previsto de la compra
- Fecha de entrega solicitada
Cuanta más información tenga el departamento de contabilidad, más facilita el proceso de compra. Un buen ejemplo de solicitud de compra sería cuando un empleado necesita equipos o servicios continuos para su trabajo.
Por qué se necesita una solicitud de compra
Cuando una compra propuesta supera una determinada cantidad, se quiere documentar eso a efectos fiscales. Toda organización necesita comprar cosas, pero sin un rastro de papel, la probabilidad de fraude aumenta enormemente. Una empresa debe mantener alguna forma de control sobre su bolsillo. Para evitarlo, el departamento de compras desempeña un papel importante en la cadena de suministro. Son un segundo par de ojos en el dinero que sale. Se trata de una estrategia esencial para las pequeñas empresas en las que cada céntimo cuenta.
¿Qué es una orden de compra?
Es el siguiente paso en un sistema de compras. Una vez que se aprueba una solicitud, se le asigna un número de orden de compra y se envía al proveedor. Este documento externo inicia la transacción de venta y es un contrato vinculante para todas las partes involucradas. El sistema de órdenes de compra está diseñado para mantener un registro organizado. El número de pedido que se asigna suele coincidir con el de la solicitud, y se archivan juntos. Al igual que una solicitud de compra, una orden de compra requiere cierta información, como:
- Nombre de la oficina de compras
- Artículos a comprar
- Condiciones de pago
- Instrucciones de facturación
- Dirección de envío
- Número de orden de compra
Las órdenes de compra sirven como documentos clave en todo el sistema contable y agilizan el mantenimiento de registros. Ayudan a las empresas a prepararse adecuadamente para las auditorías. No se quiere estar buscando a última hora un recibo de hace 10 meses. Los procesos eficientes ahorran dinero a la empresa.
Las órdenes de compra también pueden solicitarse para transacciones internas. Esto ocurre cuando un departamento de una empresa desea comprar bienes o servicios a otro. En este caso, se requiere una orden de compra interdepartamental para hacer un seguimiento del intercambio de bienes y servicios. Esto puede ser particularmente útil para las empresas más grandes que tienen departamentos con presupuestos operativos separados.
Por qué necesita una orden de compra
Una empresa nunca debe conformarse con un compromiso verbal. Hay una gran cantidad de riesgo legal involucrado. Las órdenes de compra ponen las cosas por escrito. Cuando se hacen nuevos puestos, ayudan a evitar la duplicación de pedidos. Esto es especialmente importante a medida que su negocio crece. Será más difícil hacer un seguimiento de las compras sin un número asignado como el de una orden de compra.
Ciertas auditorías financieras también requieren que entregue órdenes de compra. Esto sirve como evidencia de que un gerente ha aprobado una decisión de compra. Es más rápido y eficiente que rebuscar en un cajón de recibos. También evita que se pierda el rastro de los fondos o que se compliquen las prácticas contables.
Las órdenes de compra pueden ayudar a una empresa a evitar aumentos de precios por sorpresa. Si un proveedor cambia su coste entre la fecha del pedido y la de la entrega o la factura, un pedido aclarará el precio original. El proveedor debe respetar el contrato, ya que una orden de compra es un documento legal. Esto aclara cualquier posibilidad de mala comunicación o malversación de fondos.
El proceso de la OC también mantendrá sus pedidos y facturas bajo control. Facilita la identificación de los productos que llegan en cada momento y ayuda a la gestión del inventario. Si tiene pedidos repetidos, ayuda a ordenar la facturación en el futuro.
El futuro de las compras
Todos estos intercambios y documentos parecen un trabajo muy pesado. Sobre todo teniendo en cuenta las capacidades de la moderna tecnología de compras electrónicas. El software de órdenes de compra puede automatizar y supervisar todo el proceso. Esto significa que ya no hay que esperar una firma en el escritorio de alguien. Cuando el proceso de compra se digitaliza, no se pierden los papeles. Los permisos pueden ser casi instantáneos y los recursos agilizados. Las personas pueden centrarse más en impulsar el negocio y menos en tareas de poca importancia.
Un sistema de compras electrónico se integra fácilmente con otras plataformas financieras. Una empresa que utiliza procesos digitales sofisticados en lugar de depender de Excel o del correo electrónico puede disfrutar de una reducción significativa de los costes, un mayor control del gasto y un proceso de compra racionalizado. La automatización es el futuro de las compras.