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Importante y Urgente	Crisis y Emergencias
Importante pero No Urgente	Prevención, Planificación y Mejora
No Importante pero Urgente	Interrupciones y Trabajo Ocupado
No Importante y No Urgente	Perdidas de Tiempo

A menudo nos pasamos la vida centrados en las cosas Urgentes en lugar de las Importantes. En los negocios como en la vida es sumamente importante preguntarse: «¿Estoy haciendo esto porque es verdaderamente importante o lo estoy haciendo porque simplemente es urgente?»

Las cosas importantes y urgentes, como las crisis y las emergencias, no deben ser ignoradas. Sin embargo, cuanto más tiempo pueda dedicar a las cosas no urgentes pero sí importantes (prevención, planificación, mejora), menos crisis y emergencias experimentará..

A continuación encontrará una explicación más detallada de cada cuadrante junto con algunos ejemplos:

Cuadrante 1: Importante y urgente

Modo de lucha contra el fuego: Crisis, plazos realmente duros para un proyecto importante, emergencias familiares &de salud, etc…

El cuadrante 1 es el cuadrante importante urgente: Cosas que definitivamente NO debes ignorar. Sin embargo, pasar demasiado tiempo en modo de lucha contra el fuego te llevará al estrés y al agotamiento. Quedará atrapado en un ciclo interminable de gestión de crisis.

La única manera de reducir el tiempo que se pasa en este cuadrante es ser proactivo dedicando más tiempo a las cosas importantes ANTES de que se conviertan en emergencias (véase el cuadrante 2 más abajo).

Ejemplo del Cuadrante 1
Enfrentarse a un ataque al corazón es un problema Urgente e Importante que no se puede ignorar (pero quizás llevando un estilo de vida más saludable se pueden reducir o evitar del todo estas emergencias de salud).

Cuadrante 2: Importante pero no Urgente

Aquí es donde debe pasar la mayor parte de su tiempo.

Las tareas del Cuadrante 2 tienen que ver con la planificación, la prevención, la mejora de las capacidades, la creación de relaciones, el reconocimiento de nuevas oportunidades, etc…

Dedicar tiempo a estas cosas importantes debería conducir a una visión clara y a una vida equilibrada, a la disciplina, al control y a que cada vez haya menos situaciones de crisis.

Ejemplos del Cuadrante 2

• Comprar flores con frecuencia a su pareja «porque sí»
• Comer sano y hacer ejercicio para evitar futuros problemas de salud
• Mantenimiento preventivo en su casa o coche
• Lectura, aprendizaje y educación
• Formar lazos y fortalecer las relaciones con sus amigos y familiares
• Renovarse y dedicar tiempo a cosas que le inspiren y le eleven

Cuadrante 3: No es importante pero es urgente

Muchos de nosotros pasamos gran parte de nuestro tiempo en este Cuadrante confundiendo las cosas Urgentes con las Importantes.

Las interrupciones, los teléfonos que suenan, la mayoría de los correos electrónicos, etc… Dedicar demasiado tiempo a las cosas urgentes sin importancia nos lleva a un enfoque a muy corto plazo con una continua gestión de crisis. Tus planes y objetivos parecerán cada vez más inútiles, ya que es poco probable que tengas tiempo para dedicarles. Sus relaciones y su reputación se verán afectadas y se sentirá víctima sin control sobre su vida.

Ejemplo del Cuadrante 3
Ha programado una reunión importante con un compañero de trabajo con dos semanas de antelación. Esta persona tiene un tiempo muy limitado, por lo que usted se reserva una ventana de 30 minutos para tratar un asunto muy importante. Mientras te sientas y comienzas la reunión, suena tu teléfono.
El teléfono está gritando: «¡Contesta! ¡Contesta! Contesta!» La mayoría de la gente cogerá el teléfono y sacrificará la reunión muy importante por el teléfono que probablemente no sea importante pero sí urgente.

Cuadrante 4: No urgente y no importante

Estas son las pérdidas de tiempo en su vida.

Gastar demasiado tiempo en cosas no urgentes y no importantes puede llevarte a depender de otros para tus cosas básicas, perder el trabajo, ser irresponsable, etc.

Ejemplos del Cuadrante 4

• Trabajos triviales ocupados
• Navegar por la red sin descanso
• Ver demasiada televisión
• Muchas actividades placenteras

¿Cómo aprovecho esto para mejorar mi vida?

A. Identifique las actividades del Cuadrante 2.

• Escriba todas las actividades del Cuadrante 1 y 3 que hace habitualmente (todas las cosas urgentes)
• Escriba cómo puede evitar que estas cosas vuelvan a ocurrir o que se conviertan en emergencias en primer lugar: Estas son sus nuevas actividades del Cuadrante ii.

B. Libere tiempo para las actividades del Cuadrante 2

• ¡Mire todas las cosas del Cuadrante 4 y DEJE DE HACERLAS!
• Mira todas las cosas del Cuadrante 3 y deja de hacerlas también. Esto es más difícil ya que implica decir NO a la gente.
• Ahora deberías tener tiempo para dedicar al Cuadrante 2

C. Programe tiempo para el Cuadrante 2

• Programe tiempo para realizar las actividades del Cuadrante 2.
  (Póngalas en su calendario al igual que una reunión).
• ¡Haga las cosas que ha programado!

D. Reduzca el Cuadrante 1

• Lo bueno de pasar más tiempo en el Cuadrante 2 es que poco a poco irá reduciendo todas sus actividades del Cuadrante 1.
• A medida que reduzca sus actividades del Cuadrante 1 tendrá más tiempo para el Cuadrante 2, creando un efecto de rueda de mosca.

Simple, ¿verdad?

No del todo. La pregunta «¿Qué es importante para mí?» no suele tener una respuesta sencilla.

¿Qué cuadrante soy?

Ejemplo 1: Ir a un evento deportivo (partido de hockey, béisbol, fútbol, etc…)

¿En qué cuadrante entra esto? La respuesta es que depende de tus prioridades y de lo que sea importante para ti. En la superficie parece claramente un elemento de la Q4 – una pérdida de tiempo. No es urgente y ciertamente no es importante.

Pero, podría ser un evento Q2 (importante) si considera que el evento es una oportunidad para pasar tiempo de calidad construyendo relaciones con sus padres, hijos o amigos.

Ejemplo 2: Ver la televisión

Claramente otro elemento Q4: Una pérdida de tiempo. ¿O no lo es? Si ver la televisión te sirve para aliviar el estrés y relajarte después de un día ajetreado, podría ser una actividad Q2. Siempre y cuando la enmarques correctamente y la consumas de la manera adecuada.

Para tener éxito con este método debes tener muy claro lo que es importante para ti, cuáles son tus objetivos a largo plazo, etc… Para más información sobre cómo planificar tu semana en torno a este marco, consulta la entrada de mi blog Cómo planifico mi semana.

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