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Antes del auge de la tecnología, sólo había una forma de que el teléfono de su oficina fuera atendido: alguien tenía que cogerlo físicamente. Hoy en día tiene muchas opciones.

Con los árboles telefónicos, los sistemas telefónicos automatizados y los contestadores automáticos, ya no necesita una persona real al teléfono. En la era de la tecnología, la interacción humana es más valiosa que nunca. Pero eso no significa que la tecnología no ayude. Si no quiere o no puede permitirse una recepcionista interna, tiene dos opciones principales: un sistema telefónico automatizado o una recepcionista virtual con tecnología. ¿Qué funciona mejor? ¿La tecnología o el ser humano? Hemos comprobado que, a menudo, la combinación de tecnología y elemento humano es lo que produce el mayor impacto.

Sistema de respuesta telefónica automatizada.

Un servicio de respuesta automática o sistema de respuesta de voz interactiva es un sistema telefónico que interactúa con las personas que llaman sin que haya una persona real en la línea. Toda la llamada telefónica, o la parte del árbol telefónico, se realiza a través de interacciones con una máquina preestablecida.

Estos sistemas varían, dependiendo de lo que se busque, pero tienen algunos temas generales en común. Por lo general, responden a las llamadas entrantes y reproducen un mensaje, luego piden a los llamantes que hablen en respuesta a una pregunta o que pulsen un botón. A continuación, dependiendo del sistema, de las opciones y de la entrada de la persona que llama, el sistema telefónico automatizado puede reproducir alguna información pregrabada, dirigir a la persona que llama más abajo en el árbol telefónico o conectarla con un humano.

Puntos fuertes del sistema telefónico automatizado:

• Asequible
• Fácil de usar
• Personalizable

Deficiencias del sistema telefónico automatizado:

• La falta de interacción humana repercute negativamente en el servicio al cliente
• La ineficacia de los sistemas automatizados puede frustrar o confundir a las personas que llaman
• Sin una supervisión periódica, existe el riesgo de que se produzcan fallos no descubiertos

La automatización es el futuro, ¿verdad? Aunque la automatización siempre parece una gran idea, un sistema telefónico automatizado corre el riesgo de alejarle de sus clientes o de un nuevo cliente potencial, al poner un muro mecánico entre ellos y usted. Puede ahorrarle dinero, pero también corre el riesgo de costarle clientes y tiempo de valor incalculable.

Servicio de recepcionista virtual con tecnología.

Un servicio de recepcionista virtual es un recepcionista real y en vivo que contesta el teléfono para su negocio y es una parte clave del equipo y las herramientas tecnológicas de su empresa, pero en lugar de trabajar en su oficina, trabajan en la suya propia. En Ruby, están ubicados en Portland, Oregón.

Diferentes servicios de recepcionistas virtuales ofrecen diferentes conjuntos de características.

Ruby Receptionists ofrece un conjunto completo de servicios telefónicos que incluyen 100% de respuesta de llamadas en vivo, recepcionistas de habla hispana, toma de mensajes y buzones de voz, transferencia de llamadas, entradas, manejo sofisticado de llamadas, la aplicación móvil de Ruby, y llamadas salientes, por nombrar algunos. Mientras las personas que llaman son atendidas por una persona real, la tecnología propia de Ruby proporciona a la recepcionista (y a usted) las herramientas necesarias para ofrecer a la persona que llama la mejor experiencia posible. ¿La mayor ventaja de la tecnología de Ruby? Las personas que llaman ni siquiera saben que la recepcionista no trabaja en su oficina.

La mayor diferencia entre un servicio automatizado y un servicio de recepcionista virtual es la forma en que se utiliza la tecnología. Con un servicio automatizado, básicamente estás recibiendo un robot. En cambio, un servicio de recepcionista virtual está dotado de tecnología, pero sigue siendo una persona real. Usted obtiene todas las ventajas de la tecnología sofisticada y sus clientes pueden hablar con una persona real. Una voz amable al otro lado de la línea causa una gran impresión que le ayudará a ganar negocio.

Puntos fuertes de la recepcionista virtual:

• Los sofisticados servicios de recepcionista virtual permiten un alto nivel de personalización
• Las recepcionistas proporcionan a las personas que llaman una fantástica primera impresión

Debilidades de la recepcionista virtual:

• Más caras que un sistema de automatización
• Limitadas a la información que usted proporciona a las recepcionistas
• Los servicios no son 24 horas al día, 7 días a la semana, como podría ser un sistema automatizado

¡Descubra todo lo que hay que saber sobre un servicio de recepcionista virtual!

¿Qué le conviene?

Tamaño de la empresa, preferencias, volumen de llamadas, sector. Todos estos factores juegan un papel importante en la elección del servicio adecuado para las necesidades únicas de su negocio. Si el servicio de atención al cliente es importante para usted, siempre recomendamos proporcionar a quienes llaman acceso a una persona real en lugar de a un robot (de hecho, tenemos una calculadora que resalta el retorno de la inversión de los recepcionistas reales que atienden su teléfono). Le dice a sus clientes que son importantes para usted. Es una pequeña cosa que su empresa puede hacer para causar una gran impresión que convierta a los que llaman en clientes fieles.