Note! Tämän viestin sisältö toimii yleisenä ehdotuksena ja yleiskatsauksena, eikä se välttämättä sovellu juuri sinun erityistarpeisiisi.
Office 365:n tasoissa ja toiminnallisuuksissa voi olla vaikea navigoida, mutta jokaisen organisaation, joka aikoo siirtää sisällön Office 365:een, tulisi käyttää aikaa ymmärtääkseen kaikki alustan tarjoamat työkalut.
Yhteistyön erilaisten tasojen ja työkalujen ymmärtäminen Office 365:ssä on olennaisen tärkeää, jotta voit hyödyntää tietojasi parhaalla mahdollisella tavalla, antaa käyttäjillesi valtuuksia ja rakentaa pilvipalveluun tallennus- ja jakamisjärjestelmän, joka tekee organisaatiollesi ehdottomasti eniten. Sanotaan, että tietäminen on puoli voittoa, ja Cloud FastPath on täällä auttamassa!
Yksi yleisimmistä syistä, miksi organisaatiot epäröivät tiedostopalvelimia ja erityisesti jaettuja asemia, on se, kuinka vaikeaa on määrittää, mihin sisältö parhaiten kuuluu. Monilla IT:ssä on lähestymistapa ”kotilevyt menevät OneDrive for Businessiin” ja ”siirrän jaetut asemat SharePoint Online -sivustoihin”. Vaikka tämä voi olla oikea lähestymistapa sisällön erottamiseen näiden kahden järjestelmän välillä, kannattaa ehkä esittää lisäkysymyksiä ”jaetun” sisällön ympärillä, sillä SharePoint Online voi tarkoittaa ja tehdä useita eri asioita.
Mikä on Office 365 Group? Mikä on SharePoint Online -sivusto tai -sivustokokoelma? Miten kumpikaan eroaa Teamsista?
Ja niin – ilman sen kummempaa mainostusta – tässä on pikaopas Office 365:n jaetun sisällön arkkitehtuuriin ja organisaatiorakenteisiin!
SharePoint Sites on luultavasti monipuolisin vaihtoehto erityisesti suurten tiedosto- tai hakemistomäärien yhteistoimintaan. SharePoint-tiimisivusto toimii keskuksena, jossa monet tiimin jäsenet voivat käyttää sisältöä, järjestää sisältöä tai tehdä yhteistyötä sisällön parissa. Viestintä SharePoint-tiimisivustoissa tapahtuu kommentoimalla asiakirjoja reaaliajassa kaikkien muiden tiimin jäsenten rinnalla.
Tiimisivustojen suurimpana etuna on se, että ne ovat IT:n tai osaston tai työryhmän johtajan omistuksessa. Tämä tarkoittaa sitä, että IT tai osastopäälliköt voivat asettaa käyttöoikeudet ja että IT:llä on yksityiskohtainen hallintaoikeus tiettyjen sivustojen jakamiseen, tiettyjen sivustojen määrityksiin sekä mahdollisuus asettaa tiettyjä käyttöoikeuksia tietyille sivustoille, hakemistoille tai sisällölle.
Sivuston tai sivustokokoelman vastine tiloissa olevalla tiedostopalvelimella olisi osaston jako. Tämä ei tarkoita, että koko ”HR”-hakemisto pitäisi sijoittaa yhteen sivustoon. Se, saako osastokohtainen jako oman sivuston vai jaetaanko se moniin alisivustoihin, riippuu monimutkaisten käyttöoikeuksien määrästä, sisällön kokonaismäärästä, jakoon sisältyvästä ryhmäorganisaatiosta ja ulkoisen jakamisen vaatimuksista. Esimerkiksi yksi HR-osaston ryhmä, kuten rekrytoijat, voi vaatia, että he jakavat laajasti yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Tässä tapauksessa voi olla parasta antaa kyseiselle ryhmälle oma sivusto, jossa ulkoinen jakaminen on rennompaa, mutta joka on kuitenkin IT-osaston ja koko HR-osaston valvonnassa.
Ryhmäsivustot
Office 365:ssä ryhmäsivustot täydentävät perinteistä sähköposti-/Outlook-ryhmää. Turvalliset mutta toiminnoiltaan hieman rajoitetut Group Sites -ryhmäsivustot mahdollistavat vankan ja turvallisen tiedostoyhteistyön ryhmien välillä, ja niiden jäsenyyttä ja käyttöoikeuksia voidaan helposti säätää ja hallita tapauskohtaisesti.
Group Sites -ryhmäsivustot luodaan oletusarvoisesti aina, kun Office 365 -ryhmä luodaan, joten on tärkeää laatia käytännöt, jotka määrittelevät, kuka voi luoda Office 365 -ryhmiä. Ryhmäsivustoihin ei tyypillisesti pitäisi sijoittaa kovin luottamuksellista tai arkaluonteista materiaalia, koska IT- ja tietoturvaryhmillä on hieman vähemmän näkemystä ja määräysvaltaa niissä olevaan sisältöön.
Ryhmäsivustot onnistuvat siinä, että ryhmän tai osaston tiimin jäsenet voivat asteittain säännellä pääsyä tiedostoihin tai asiakirjoihin, joita heidän on ehkä joskus jaettava muille osastoille tai tiimeille. Nämä ryhmät ovat muuttuvia ja joustavia, kun taas Outlook-ryhmät ovat usein pysyvämpiä ja niihin liittyy tiettyjä oikeuksia. Ryhmäsivustot ja niiden käyttöoikeudet sen sijaan voivat kehittyä niiden sisältämien tiedostojen tarpeiden mukaan.
Ryhmäsivustot
Ryhmäsivustot tarjoavat käyttäjille ja organisaatioille keinon nopeaan ja tehokkaaseen viestintään ja yhteistyöhön samaan tapaan kuin Slackin kaltaista sovellusta käytettäessä. Tarjoamalla tiimin jäsenille tavan jakaa helposti tiedostoja, kansioita ja muita tärkeitä kohteita, joiden parissa he haluavat tehdä yhteistyötä, Team Sites toimii yksinkertaisena ja tehokkaana viestintämenetelmänä työskenneltäessä tiettyjen projektien parissa, joihin osallistuu useita henkilöitä.
Chat-pohjaisena työtilana Microsoftin Team Sites varmistaa, ettei tiimin jäsenten tarvitse koskaan murehtia jäävänsä paitsi tärkeästä keskustelusta. Keskustelut voivat olla yksityisiä tai rakentua ryhmien ympärille, jolloin varmistetaan, että jokaisella yksittäisellä käyttäjällä on mahdollisuus ketjuttaa keskusteluja siten, että taataan, ettei yksikään tiimin jäsen jää paitsi tärkeästä päivityksestä eikä arkaluonteisia tietoja jaeta niille, joiden ei pitäisi päästä niihin käsiksi.
Kullekin tiimille on varattu rinnalle oma SharePoint-sivusto. Sisällön, joka parhaiten kuuluu tänne, on oltava erittäin merkityksellistä sen projektin tai tiimin kannalta, jolle tiimisivusto on tarkoitettu. Lisäksi suuri osa sisällöstä on uutta ja sitä päivitetään usein, joten metatietojen, kuten viimeisimmän muutospäivämäärän, suodattaminen, kun sisältöä siirretään tiimisivustoihin, on hyvä lähestymistapa. Joskus voi olla parasta, että loppukäyttäjät siirtävät itse valitsemaansa sisältöä tiimisivustoihin.
Teams, Groups, and Site Collections Move Content Down a Funnel
Kunkin työkalun hyödyt eivät ole vain niiden yksilöllisiä vahvuuksia ja toiminnallisuuksia, vaan myös sitä, miten ne toimivat yhdessä ja auttavat organisaatiota tukemaan yhteistoimintakykyään. Kuten mikä tahansa dynaaminen asia, tiedostot, tiedot, asiakirjat ja projektit käyvät läpi metaforisen elinkaaren, ja Teamsin, ryhmäsivustojen ja SharePoint-sivustojen välinen suhde toimii tämän elinkaaren onnistumisen varmistamiseksi. Otetaan esimerkiksi markkinointitiimi, jonka tehtävänä on laatia sisäisen viestinnän asiakirja (tämä esimerkki sopii melkein mille tahansa organisaation osastolle).
Aluksi he haluavat ideoida, mitä he haluavat sanoa, miten he haluavat laatia asiakirjan ja miten se tulisi laatia rakenteellisella perustasolla. He voivat tehdä tämän Teamsin kautta: suojatun ja välittömän chat-mekanismin avulla.
Kun asiakirja on laadittu, Group Sitesin avulla tekijät voivat aloittaa virallisen hyväksymisprosessin ja hallita sitä, kuka voi nähdä asiakirjan, ja lähettää sen turvallisesti varmistaen, että käyttöoikeuksia vahvistetaan ja vastaanottajat hallinnoivat tiedostoa tai asiakirjaa asianmukaisesti. Nämä vastaanottajat voivat sitten muokata asiakirjaa ja jakaa nämä muokkaukset markkinointiryhmän jäsenten ja johtajien kesken nopeasti ja turvallisesti.
Kun kaikki tämä on tehty, asiakirja voidaan tallentaa turvallisesti SharePoint-sivustoon pitkäaikaista käyttöä ja jakamista varten. Se on monipuolinen ja turvallinen, ja se antaa osastolle suljetun, erityisen tilan, jossa se voi jakaa työnsä laajemman yleisön kanssa.
Tieto on dynaamista ja jatkuvasti kehittyvää; tiedostot ja projektit ovat dynaamisia ja jatkuvasti kehittyviä. Nämä kohteet käyvät läpi useita vaiheita, ja on järkevää, että on useita sivustoja ja työkaluja, jotka on muokattu näiden vaiheiden mukaan. Se hyödyttää käyttäjiä yksilöllisesti; se hyödyttää tiimejä, joiden osa he ovat; se hyödyttää organisaatioita, joiden osa he ovat. Nämä eri toiminnallisuudet palvelevat eri tarpeita, ja Office 365 ymmärtää, miten nämä tarpeet toimivat yhdessä. Siksi Office 365 on yksi joustavimmista ja tehokkaimmista saatavilla olevista pilvipohjaisista yhteistyöalustoista.
Migraatio Microsoftin Office 365:een voi parantaa huomattavasti tapaa, jolla käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sisällön kanssa. Kun Office 365:een siirrytään siirtämällä suuria määriä jaettua sisältöä alustalle, siirtymästrategiassa ja -suunnitelmassa on otettava huomioon jokainen SharePoint-toiminnallisuuden taso.
Migraation ja pilviyhteistyön osalta vanha sanonta pitää paikkansa: tieto on valtaa. Ja kun organisaatiosi hallitsee Office 365:n monitasoisen toiminnallisuuden, se voi käyttää alustaa kehittääkseen yhteistyön jokaista osa-aluetta.