New Hire Orientation, jota joskus kutsutaan myös työsuhteen perehdytykseksi, on tilaisuus tehdä positiivinen ensivaikutelma, joka vaikuttaa työntekijöihisi pitkäkestoisesti. The Wynhurst Groupin mukaan ”22 prosenttia henkilöstön vaihtuvuudesta tapahtuu ensimmäisten neljänkymmenenviiden päivän aikana työsuhteen alkamisesta, ja työntekijän menettämisestä ensimmäisen vuoden aikana aiheutuvien kustannusten arvioidaan olevan vähintään kolme kertaa palkka.”
Tämä tarkoittaa, että uusien työntekijöiden perehdyttämisen epäonnistuminen voi olla merkittävä tekijä sen suhteen, pysyvätkö työntekijät työpaikalla pitkällä aikavälillä vai pitävätkö he työpaikkaansa vain ponnahduslautana johonkin isompaan ja parempaan.
Erinomainen perehdyttämisohjelma on tilaisuus saada uudet työntekijät todella tuntemaan itsensä tervetulleiksi, onnellisemmiksi ja tuottavammiksi. Tyytyväiset työntekijät johtavat asiakkaiden tyytyväisyyteen ja suurempiin tulovaikutuksiin! Kysymys kuuluu, miten saat heidät sinne?
Uusien työntekijöiden perehdytysohjelmissa ei enää ole kyse lomakkeiden täyttämisestä ja käytäntöjen allekirjoittamisesta. Uuden työntekijän perehdyttämisessä on mentävä pidemmälle kuin pelkkä uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslistan täyttäminen tai uusien työntekijöiden maratonkoulutustilaisuuksien järjestäminen.
Tänä päivänä perehdyttämisjohtajien on toteutettava hyvin suunniteltu, keskitetty ja yhtenäinen perehdyttämisohjelma, joka on paljon pidemmälle menevä kuin uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslistan täyttäminen.
Ei pidä ujostella teknologian hyödyntämistä perehdyttämisohjelmasi helpottamiseksi. Teknologiaa osaavan työvoiman ansiosta organisaatiot käyttävät teknologiaa olennaisena osana uusien työntekijöiden perehdyttämisohjelmia.
Loimme alkuun uuden työntekijän perehdyttämismallin, joka sisältää kaikki perustavanlaatuiset aiheet, joita tarvitaan uusien työntekijöiden perehdyttämiseen tavalla, joka saa heidät tuntemaan itsensä tervetulleiksi, perehdyttämään heidät täydellisesti odotuksiin ja antamaan heille valmiudet menestyä.
Käytä tätä mallia sisällyttääksesi siihen kaikki keskeiset aiheet, jotka on tärkeää käsitellä uuden työntekijän perehdyttämisen yhteydessä. Kun perusasiat on hoidettu, voit keskittyä laittamaan kuorrutuksen kakun päälle!
Mitä jokaisen uuden työntekijän on tiedettävä
Teema 1: Tervetuloa
Tervehdi uusia työntekijöitä innostuneella vastaanotolla! Varmista, että uusien työntekijöiden perehdytysprosessi alkaa lämpimällä vastaanotolla, äläkä odota 1. päivää aloittaaksesi! Voit koota tervetuliaispaketin ja varmistaa, että se tavoittaa uuden työntekijän ennen hänen aloituspäiväänsä.
Ensimmäiset päivät voivat olla uuvuttavia ja ylivoimaisia uusille työntekijöille, joten älä liioittele. Keskity sen sijaan vakuuttamaan uudelle työntekijälle, että hän on tehnyt loistavan valinnan, että hän on siellä, minne kuuluu, ja että yrityksenä olet iloinen siitä, että hän on siellä. Alustavan tervetulotoivotuksen lisäksi sinun tulisi myös antaa jonkin verran korkean tason tietoa yrityksestä, mukaan lukien sen toiminta-ajatus ja se, mihin yritys on menossa.
Auta myös uusia työntekijöitäsi rakentamaan suhteita, jotka ovat ratkaisevia heidän menestyksensä ja tuottavuutensa kannalta. Esittele uudet työntekijät kollegoilleen ja anna heille aikaa tarkkailla ja esittää kysymyksiä. Mitä paremmin uusi työntekijä tuntee osastonsa, työtoverinsa ja työn odotukset, sitä todennäköisemmin hän on heti alusta alkaen tuottava.
Topic 2: Yrityksen historia
Korosta yrityksen positiivista historiaa. Jokaisella yrityksellä on takanaan paljon historiaa, ja kaikki rakastavat hyvää tarinaa. Jopa aloittavilla yrityksillä on tarinoita, joista ne voivat ammentaa. Tarjoa taustatietoa siitä, miten yritys on päässyt siihen pisteeseen, jossa se on nyt. Tarjoa yhteys menneisyyden, nykyisyyden ja tulevaisuuden välille kertomalla tarinoita yrityksestä menneisyydestä ja siitä, mihin yritys investoi tulevaisuutta varten. Selitä, MIKSI teet sitä, mitä teet.
Tämä on myös hyvä tilaisuus tuoda esiin työntekijöitä, jotka ovat omistaneet uransa yritykselle, ja näyttää, mitä pitkäjänteisyys ja sitoutuminen todella tarkoittavat. Parhaat työntekijäsi voivat olla parhaita kouluttajiasi. Hyödyntämällä parhaita työntekijöitänne voitte antaa organisaatiollenne pääsyn tehokkaimpiin ja menestyksekkäimpiin tapoihin palvella asiakkaita!
Topic 3: Johtajuus
Johtoryhmän esittely. Minkä tahansa organisaation johtoryhmä ratkaisee sen, mitä työntekijät ajattelevat yrityksestä, jossa he työskentelevät. Kun johtoryhmäsi pystyy luomaan yhteyden uusiin työntekijöihin ja innostamaan heitä, yritys hyötyy siitä pitkällä aikavälillä. Sen varmistaminen, että perehdyttämisprosessi tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden olla yhteydessä ylimpään johtoon, auttaa heitä ymmärtämään paremmin organisaatiorakennetta, kulttuuria ja yleistä johtamisvibaa.
Ajanpuutteessa olevat ja/tai maantieteellisesti hajautetut tiimit voivat virtaviivaistaa johtoryhmän perehdyttämisprosessia kodifioimalla keskeiset viestit videoiksi ja ottamalla tiimin mukaan sisällöntuotantoprosessiin. Tämä on erityisen käytännöllistä, kun kyseessä on suurempi määrä uusia työntekijöitä. Video on erinomainen tapa viestiä organisaation innostuksesta ja intohimosta.
Persoonallisen kosketuksen näkökulmasta voit luoda sosiaalisia foorumeita ja keskustelupalstoja ja antaa koko tiimin osallistua uuden työntekijän omaksumiseen. Näin johtajat voivat myös keskittyä tärkeisiin asioihin, kuten strategiaan ja visioon, henkilökohtaisella otteella ja samalla varmistaa, että työntekijöitä tuetaan menestykseen.
Topic 4: Kulttuuri
Tarjoa tietoa yrityskulttuurista. Mikään yritys ei ole kulttuurin kannalta samanlainen. Jotkin yritykset ovat muodollisempia, kun taas toiset ovat hyvin rentoja. On tärkeää tiedottaa uudelle työntekijälle yrityksen perinteistä, kuten rennosta perjantaista tai siitä, että kaikki menevät tiistaina yhdessä lounaalle. Kukaan ei halua olla uusi työntekijä, jonka on selvitettävä nämä asiat itse. Perinteistä ja kulttuurista opettaminen uusille työntekijöille jää usein huomiotta perehdyttämisessä!
Tyyppistä kulttuuria, joka yrityksellä on, olisi korostettava perehdytyksen aikana, jotta uudet työntekijät ymmärtäisivät työympäristön. Mitä enemmän he tietävät kulttuurista, sitä paremmin he pystyvät sopeutumaan yritykseen ja kasvamaan sen kanssa.
Topic 5: Dokumentointi
Käsittele muodollisuuksia asiakirjojen näkökulmasta. Dokumentointia vaaditaan osana jokaista uutta työpaikkaa. Nyt on perehdytyksen aikana aika, jolloin voit pyytää uusia työntekijöitäsi tulemaan valmistautuneina kaikkien tarvittavien asiakirjojen kanssa. Kun nämä muodollisuudet on hoidettu pois tieltä vahvalla liittymistä edeltävällä ohjelmalla, työhönottoprosessi voi helpottua entisestään.
Topic 6: Vaatimustenmukaisuus
Tarjoa tietoa vaatimustenmukaisuudesta. Tietojen antaminen uusille työntekijöille siitä, mitä heiltä odotetaan vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi, auttaa uutta työntekijääsi välttämään hämmennystä myöhemmin sekä kalliita oikeudellisia ongelmia. Uusien työntekijöiden perehdyttämisessä vaatimustenmukaisuutta koskeva katsaus olisi aloitettava puhumalla tietoturvasta. Myös kilpailulainsäädäntö ja lahjonnan torjunta ovat tärkeitä aiheita, joihin kannattaa keskittyä. Terveyteen ja turvallisuuteen liittyviä varotoimia olisi myös käsiteltävä. Varmista, että teet riittävästi tutkimusta kaikista sovellettavista compliance-laeista, jotka saattavat koskea organisaatiotasi.
Topic 7: Policy
Korosta yrityksen käytäntöjä. Jokainen yritys on täynnä toimintaperiaatteita, ja niitä on yleensä enemmän kuin kukaan voi muistaa ulkoa. On tärkeää, että uusien työntekijöiden perehdyttämisen yhteydessä käydään läpi ainakin keskeiset toimintaperiaatteet pääpiirteittäin. Harkitse esimerkiksi lomien, sairausajan ja loma-ajan kaltaisten aiheiden käsittelemistä, jotta työntekijät tietävät, mitä odottaa. Näytä myös uusille työntekijöille, miten yrityksen toimintaperiaatteet koskevat heidän osastojaan ja heidän erityisiä työtehtäviään.
Muihin käsiteltäviin yrityksen toimintaperiaatteiden osa-alueisiin tulisi kuulua matkustusperiaatteet, kuluraportointi ja korvauskäytännöt. Lisäksi voi olla internetin käyttöä, palkitsemista ja tunnustamismahdollisuuksia sekä työntekijöiden suosittelumahdollisuuksia koskevia käytäntöjä. Kun kaikki on sanottu ja tehty, kaikkein hyödyllisintä tietoa toimintaperiaatteista on se, mistä uusi työntekijä voi etsiä vastauksia toimintaperiaatteisiin liittyviin kysymyksiin.
Uusien työntekijöiden on kiivettävä ylöspäin tuottavuuden saavuttamiseksi. Kaikki se tieto, joka heidän odotetaan omaksuvan, voi helposti hukuttaa heidät.
Hyvä perehdytysohjelma vastaa uuden työntekijän ensimmäisiin kysymyksiin ja antaa hänelle samalla jäsennellyn väylän perehtyä uuteen tehtäväänsä. Vastaanottava ja informatiivinen perehdytys antaa uusille työntekijöille valmiudet menestyä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä! Jos etsit vielä lisää resursseja uusien työntekijöiden koulutukseen ja perehdyttämiseen, tutustu tähän tarkistuslistaan täällä.