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Veuillez noter : ce guide est offert à titre d’information seulement. CSC n’offre pas de services de dépôt auprès de la SEC.

Le Delaware et New York sont des États à forte concentration de personnes morales. Les demandes de dépôts de sociétés de la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis dans les deux États ont tendance à être à leur plus haut niveau vers la fin de l’année.

Pour vous aider à traverser la saison chargée et au-delà, nous avons élaboré les lignes directrices suivantes pour le travail de dépôt des entreprises au Delaware et à New York.

• Informations générales sur les dépôts de sociétés au Delaware
• Horaires de clôture
• Prélèvement
• Options d’expédition
• Informations générales sur les dépôts de sociétés à New York
• Horaires de clôture
• .heures de clôture
• Options d’expédition
• Précompensation

Format : Les documents doivent être soumis sur du papier 8½ » x 11″ avec des marges de 1″ sur les côtés, 2″ en haut et 1½ » en bas. L’encre noire doit être utilisée.

Légibilité : Les dossiers des sociétés doivent être lisibles pour être acceptés par le système de balayage électronique de l’État.

eFiling : Le Delaware exige que les rapports annuels soient déposés par voie électronique. L’application de dépôt en ligne des sociétés de la Division of Corporations est disponible tous les jours entre 8 h et 23 h 45, heure de l’Est.

Délais d’exécution : Le Delaware traite les dépôts non accélérés dans un délai de trois à cinq jours ouvrables. Vous pouvez vous attendre à des retards pendant les mois de pointe de dépôt de mars, juin et décembre, lorsque les dépôts peuvent prendre jusqu’à trois à quatre semaines pour être traités. Le service accéléré est disponible pour tout type de dépôt (plus d’informations à ce sujet ci-dessous).

Dates d’entrée en vigueur : Les dates et heures d’entrée en vigueur sont autorisées pour les sociétés jusqu’à 90 jours après la date de dépôt ; les sociétés à responsabilité limitée (SARL) 180 jours ; et les sociétés en commandite (LP) 180 jours. Tout dépôt de société soumis qui contient une date d’entrée en vigueur antérieure à la date de dépôt doit contenir la mention « à des fins comptables uniquement. »

Quitter l’État : Les personnes morales qui quittent l’État du Delaware en raison d’une dissolution, d’une fusion ou d’une conversion doivent déposer un rapport annuel pour l’année en cours. Si leur documentation contient une date d’entrée en vigueur dans l’année civile suivante, elles doivent déposer un rapport annuel pour cette année également. Les rapports annuels de l’année en cours peuvent être déposés par voie électronique à partir de la mi-décembre. Les rapports annuels des entreprises pour l’année civile suivante doivent être soumis en version papier. Les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés en commandite ne doivent payer que la taxe de franchise de 300 $ pour l’année en cours au moment du dépôt.

Procédure de dépôt global : Le Delaware a mis en place une « procédure de dépôt global » qui permet aux déposants de sécuriser les dates de dépôt les jours fériés et les week-ends moyennant des frais de 1 000 $ par dépôt. Pour être admissible, l’État doit recevoir les dossiers de la société 24 heures à l’avance. L’État divulguera les preuves le jour ouvrable suivant.

Horaires de clôture

L’heure de clôture pour le service de routine au Delaware en ET est de 21 heures. Les heures de clôture pour le service accéléré sont :

• Service de 24 heures : 19 heures.
• Service du jour même : 14 heures.
• Service de deux heures : 19 heures.
• Service d’une heure : 21 h.
• Service de 30 minutes : 21 h.

Préapprobation

La préapprobation est un moyen de s’assurer que vos documents sont acceptables pour l’État avant le dépôt réel, et est particulièrement bénéfique pour les dépôts de sociétés urgents, car elle peut aider à réduire la probabilité de rejet. Les cabinets d’avocats demandent souvent la pré-approbation de documents pour des actions plus complexes, telles que les fusions, les conversions et les certificats reformulés. Le Delaware autorise la pré-approbation avant le dépôt de tous les documents de la société, à l’exception des rapports annuels.

Lorsque vous soumettez des documents pour pré-approbation, le personnel de la Division of Corporations les examine pour détecter toute anomalie ou omission, puis les renvoie avec un avis indiquant s’ils sont acceptables ou non pour le dépôt. La taxe minimale de dépôt des sociétés du Delaware et toute taxe de franchise due au moment du dépôt seront incluses dans l’avis.

Les seuls services de pré-dédouanement accéléré disponibles au Delaware sont de 24 heures et de deux heures. Le Delaware facture 100 $ pour un précontrôle accéléré de 24 heures et 500 $ pour un précontrôle accéléré de deux heures. Tous les pré-dépôts accélérés doivent être soumis avant 19 heures. Vers la fin de l’année, généralement à la mi-décembre, le service de 24 heures pour les pré-dépôts peut être retardé en raison du volume élevé.

Soumettez vos dépôts tôt pour sécuriser la date de dépôt et éviter les retards. Si un dépôt est rejeté, le Delaware donnera aux déposants cinq jours ouvrables pour corriger les documents tout en sécurisant la date de dépôt initiale.

Delaware secretary of state

Dépôts courants	Frais d’État*
Incorporation Formation : LLC ou LP	139$ 140$ ou 250$
Amendement : Corporation Modification : LLC ou LP	244$ 250$
Certificat rénové : Corporation Certificat déposé : LLC ou LP	244 $250
Certificat de désignation
Fusion : DE survit Fusion : La SARL ou la société en commandite de l’Allemagne survit	289 $ 250 $
Conversion en société de l’Allemagne Conversion en LLC ou LP DE	214$ + Constitution 250$ + Formation
Dissolution : Forme longue Dissolution : Forme courte	254 $ + taxe de franchise 60 $ + taxe de franchise
Résiliation : LLC ou LP	250 $ + taxe de franchise
Renouvellement : Corporation Renouvellement : LLC ou LP	219$ + Franchise Tax 250$ + Franchise Tax
Pré-autorisation

*Les frais d’Etat comprennent une copie certifiée de 50$ et, pour les sociétés, la première page des frais d’enregistrement du comté ; ajouter 9$ par page après la première. Voir ci-dessous les frais supplémentaires pour les dépôts accélérés.

Options d’accélération

Un service accéléré est disponible pour la plupart des dépôts du Delaware – moyennant des frais. Les frais de service associés à chaque type de dépôt commercial sont indiqués dans le tableau 1. Vous pouvez passer à un service le jour même, en deux heures ou en une heure dans les délais normaux.

Veuillez noter qu’un service de 30 minutes est disponible moyennant des frais de 1 500 $. Cependant, seuls les agents enregistrés peuvent déposer une demande de service de 30 minutes, et ils doivent répondre aux critères suivants :

• Le document doit être pré-épuré avec une lettre claire (pas d’erreurs).
• Le document pré-épuré doit être le document exact qui a été soumis.
• Toutes les taxes de franchise et les rapports annuels doivent être payés et déposés à l’avance.
• L’entité doit être en règle.

Tableau 1 – Services accélérés, Division des sociétés du Delaware

Dossier : New York exige que tous les dépôts de sociétés commerciales soient accompagnés d’une page de couverture ou « dossier ». Le support doit comprendre :

• Le nom du document (par exemple, « Articles of Incorporation of « )
• La loi en vertu de laquelle il est soumis au dépôt
• Le nom et l’adresse du déposant

Datage rétroactif : Les dépôts d’entreprises ne peuvent pas être antidatés.

Dépôt en ligne : Le dépôt en ligne des sociétés pour New York est disponible pour les formations de base (société et LLC) et la structure d’actions à but général ou de base. Lors du dépôt en ligne, les preuves sont disponibles pour le déposant en quelques heures. Les preuves fournies en ligne sont en format noir et blanc uniquement.

Délais d’exécution : Les demandes de service non accéléré, y compris le dépôt de documents, sont généralement traitées dans les sept jours ouvrables, à l’exclusion du temps d’envoi.

Dépôts rejetés : Les dépôts SEC de sociétés rejetés ne conserveront pas leur date de dépôt.

Les qualifications de LLC : Les dépôts de qualification de LLC doivent énumérer les informations de l’État d’origine de l’entité, y compris une adresse valide, le nom du fonctionnaire de l’État émetteur et leur titre tel qu’ils apparaissent sur le certificat de bon standing. Publication de la LLC : La loi de New York exige que les LLC publient une copie de leurs articles d’organisation ou un avis lié à la formation de la LLC dans les journaux désignés dans les 120 jours suivant la date d’entrée en vigueur de leurs articles d’organisation initiaux.

• Les avis doivent inclure le principal lieu d’affaires ainsi que le nom du signataire et sa capacité (membre, gestionnaire ou personne autorisée).
• Le greffier du comté dans lequel le bureau de la LLC est situé doit désigner les journaux dans lesquels ces avis apparaissent. Chaque journal pourra fournir à l’entreprise un affidavit de publication.
• La LLC doit ensuite soumettre un certificat de publication au Département d’État de New York, y compris un paiement des frais de 50 $, avec les affidavits de publication fournis par chaque journal:Département d’État de New York, Division des sociétés
  One Commerce Plaza
  99 Washington Avenue
  Albany, NY 12231

Modifications des actions : Les modifications d’actions doivent indiquer le taux de variation, le cas échéant.

Secrétaire d’Etat de New York

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Dépôts communs	Frais d’Etat**
Constitution ou formation Constitution de SARL Sans but lucratif (NFP)	125$ 200$ 75$
Modification : Tous sauf NFP	60$ 30$
Qualification : INC Qualification : LLC NFP	225$ 250$ 135$
Dissolution ou retrait
Fusion : Tous
Conversions : LLC seulement

**Les frais de l’État ne comprennent pas les frais de copie certifiée de 10 $, plus tous les frais d’expédition applicables.

Horaires limites

New York respecte strictement les heures limites, surtout en fin d’année. Les heures limites sont les suivantes :

• Service courant : 15h30.Veuillez noter : les dépôts de sociétés présentés lors du dernier passage sont examinés jusqu’au jour ouvrable suivant, ce qui signifie que les services 24 heures, 48 heures et de routine pourraient être légèrement impactés.
• Service de 24 heures : 15 h 30 ***
• Service de jour : 11 h 15
• Service de deux heures : 13 h 45

***Le service de 24 heures est généralement plus proche de 48 heures pour toute preuve.

Options d’expédition

Tableau 2 – Services accélérés, Division des sociétés de New York

Option d’expédition	Heure limite de l’Etat (ET) 30-minutes de préavis requis	Frais par dépôt
Dépôt de 24 à 48 heures	3 :30 p.m.
Dépôt le jour même (verbal uniquement jusqu’à 16 heures.)	11 h 45
Dépôt en deux heures	13 h 45.m.

Veuillez noter : Les frais de service accéléré énumérés ci-dessus s’appliquent séparément au traitement des dépôts commerciaux et à la fourniture de preuves certifiées. (Par exemple, le total des frais de service accéléré pour un dépôt en 24 heures avec copie de preuve est de 50 $). Vous pouvez combiner les services accélérés, par exemple un service le jour même pour le dépôt d’entreprise et un service de 24 heures pour la copie de preuve certifiée. Vous ne pouvez pas faire l’inverse, par exemple, un service de 24 heures pour le dépôt d’entreprise et un service de même jour pour la copie de preuve certifiée.

Vous devez fournir le paiement du traitement accéléré séparément de la taxe de dépôt d’entreprise. Les frais de traitement accéléré ne sont pas remboursables. Dans le cas où les dépôts de sociétés sont déficients, le Département d’État se réserve le droit de retenir les frais pour le service de traitement accéléré. L’État enverra au déposant une lettre notant les lacunes dans le délai du traitement accéléré demandé.

Si les déposants souhaitent accélérer le traitement des documents corrigés et soumis à nouveau, ils doivent payer un autre droit de traitement accéléré non remboursable.

Pré-dépôt

Le pré-dépôt n’est pas disponible pour les dépôts de sociétés de New York. Comme alternative, les entreprises peuvent soumettre des dépôts non signés et avec l’endosseur retiré, en sachant qu’ils seront rejetés. Lorsque l’État renverra les documents, il indiquera s’ils présentent d’autres problèmes. Tous les frais standard s’appliqueront.