Free Press

Important et urgent	Crises et urgences
Important mais non urgent	Prévention, Planification, et amélioration
Pas important mais urgent	Interruptions et travail occupé
Pas important et pas urgent	Perte de temps

Nous passons souvent notre vie à nous concentrer sur les choses urgentes au lieu des choses importantes. En affaires comme dans la vie, il est extrêmement important de se demander : « Est-ce que je fais cela parce que c’est vraiment important ou est-ce que je le fais parce que c’est simplement urgent ? »

Les choses importantes et urgentes, comme les crises et les urgences, ne doivent pas être ignorées. Cependant, plus vous pouvez consacrer de temps aux choses non urgentes mais importantes (prévention, planification, amélioration), moins vous vivrez de crises et d’urgences..

Vous trouverez ci-dessous une explication plus détaillée de chaque quadrant ainsi que quelques exemples :

Quadrant 1 : Important et urgent

Mode lutte contre le feu : Crises, échéances vraiment difficiles pour un projet important, santé & urgences familiales, etc…

Le quadrant 1 est le quadrant important urgent : Les choses que vous ne devez absolument PAS ignorer. Cependant, passer trop de temps en mode lutte contre les incendies conduira au stress et au burn out. Vous serez pris dans un cycle sans fin de gestion de crise.

La seule façon de réduire le temps passé dans ce quadrant est d’être proactif en passant plus de temps sur les choses importantes AVANT qu’elles ne deviennent des urgences (voir le quadrant 2 ci-dessous).

Exemple du quadrant 1
Gérer une crise cardiaque est un problème urgent et important qui ne peut être ignoré (mais peut-être qu’en adoptant un mode de vie plus sain, de telles urgences de santé peuvent être réduites ou évitées complètement).

Quadrant 2 : important mais pas urgent

C’est là que vous devriez passer la plupart de votre temps.

Les tâches du quadrant 2 concernent toutes la planification, la prévention, l’amélioration des capacités, l’établissement de relations, la reconnaissance de nouvelles opportunités, etc…

Passer du temps sur ces choses importantes devrait conduire à une vision claire et à une vie équilibrée, à la discipline, au contrôle et à de moins en moins de situations de crise.

Exemples du quadrant 2

• Acheter fréquemment des fleurs à votre moitié « juste parce que »
• Manger sainement et faire de l’exercice pour éviter de futurs problèmes de santé
• Entretien préventif de votre maison ou de votre voiture
• Lecture, apprentissage et éducation
• Former des liens et renforcer les relations avec vos amis et votre famille
• Renouvellement de soi et consacrer du temps à des choses qui vous inspirent et vous élèvent

Quadrant 3 : Pas important mais urgent

Beaucoup d’entre nous passent une grande partie de leur temps dans ce Quadrant à confondre les choses urgentes avec les choses importantes.

Interruptions, téléphones qui sonnent, la plupart des emails, etc… Passer trop de temps sur les choses urgentes sans importance conduit à une focalisation à très court terme avec une gestion de crise continuelle. Vos plans et objectifs vous sembleront de plus en plus inutiles car vous n’aurez probablement pas le temps de vous y consacrer. Vos relations et votre réputation en souffriront et vous vous sentirez victime sans aucun contrôle sur votre vie.

Quadrant 3 Exemple
Vous avez prévu une réunion importante avec un collègue de travail 2 semaines à l’avance. Cette personne dispose d’un temps très limité et vous vous ménagez donc une fenêtre de 30 minutes pour traiter d’un sujet très important. Alors que vous vous asseyez et commencez la réunion, votre téléphone sonne.
Le téléphone crie : « Décroche-moi ! Décroche-moi ! Décroche-moi ! » La plupart des gens vont décrocher le téléphone et sacrifier la réunion très importante pour la sonnerie probablement pas importante mais urgente du téléphone.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Ce sont les gaspilleurs de temps dans votre vie.

Passer trop de temps sur des choses non urgentes et non importantes peut conduire à la dépendance des autres pour vos bases, à la perte d’emplois, à l’irresponsabilité, etc….

Exemples du quadrant 4

• Travail occupé trivial
• Surfer sur le web sans but
• Passer trop de temps à regarder la télévision
• Plusieurs activités agréables

Comment puis-je utiliser cela pour améliorer ma vie ?

A. Identifiez les activités du quadrant 2.

• Ecrivez toutes les activités des quadrants 1 et 3 que vous faites couramment (tous les trucs urgents)
• Ecrivez comment vous pouvez empêcher ces choses de se reproduire ou de devenir des urgences en premier lieu : Ce sont vos nouvelles activités du quadrant 2.

B. Libérez du temps pour les activités du quadrant 2

• Regardez toutes les choses du quadrant 4 et ARRÊTEZ DE LES FAIRE !
• Regardez toutes les choses du quadrant 3 et arrêtez de les faire aussi. Ceci est plus difficile car cela implique de dire NON aux gens.
• Vous devriez maintenant avoir du temps à consacrer au quadrant 2

C. Planifiez du temps pour le quadrant 2

• Prévoyez du temps pour faire les activités du quadrant 2.
  (Mettez-les dans votre calendrier comme une réunion).
• Faites les choses que vous avez programmées !

D. Réduisez le quadrant 1

• La beauté de passer plus de temps dans le quadrant 2 est que cela devrait lentement écorner toutes vos activités du quadrant 1.
• A mesure que vous réduisez vos activités du quadrant 1, vous avez plus de temps pour le quadrant 2, créant un effet de volant d’inertie.

Simple, non ?

Pas tout à fait. La question « Qu’est-ce qui est important pour moi ? » n’a généralement pas de réponse simple.

Quel quadrant suis-je ?

Exemple 1 : aller à un événement sportif(match de hockey, de baseball, de football, etc…)

Dans quel quadrant cela se situe-t-il ? La réponse est que cela dépend de VOS priorités et de ce qui est important pour VOUS. En surface, cela ressemble clairement à un élément de Q4 – une perte de temps. Pas urgent et certainement pas important.

Mais, cela pourrait être un événement Q2 (important) si vous considérez que l’événement est une occasion de passer du temps de qualité pour construire des relations avec vos parents, vos enfants ou vos amis.

Exemple 2 : regarder la télévision

Certes, un autre élément Q4 : Une perte de temps. Ou est-ce le cas ? Si regarder la télévision vous permet d’évacuer le stress et vous sert à vous détendre et à vous relaxer après une journée trépidante, cela pourrait très bien être une activité de Q2. Tant que vous la cadrez correctement et que vous la consommez de la bonne manière.

Pour réussir avec cette méthode, vous devez avoir une compréhension très claire de ce qui est important pour vous, de vos objectifs à long terme, etc… Pour plus d’informations sur la façon de planifier votre semaine autour de ce cadre, consultez mon article de blog sur Comment je planifie ma semaine.

Lecture connexe

• La boîte Eisenhower par James Clear
• La matrice Eisenhower par ToDoist.com
• La seule chose pour des résultats extraordinaires
• La langue réactive vs proactive
• La délégation de l’intendance
• La planification hebdomadaire

.