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Avant le boom technologique, il n’y avait qu’une seule façon d’obtenir une réponse à votre téléphone de bureau – quelqu’un devait physiquement le décrocher. De nos jours, vous avez beaucoup d’options.

Avec les arbres téléphoniques, les systèmes téléphoniques automatisés et les répondeurs automatiques, vous n’avez même plus besoin d’une vraie personne à votre téléphone. Ou si ?

À l’ère de la technologie, l’interaction humaine est plus précieuse que jamais. Mais cela ne signifie pas que la technologie ne peut pas aider. Si vous ne voulez pas, ou ne pouvez pas vous permettre, d’avoir une réceptionniste en interne, vous avez deux options principales : un système téléphonique automatisé ou une réceptionniste virtuelle assistée par la technologie. Qu’est-ce qui fonctionne le mieux ? La technologie ou l’humain ? Nous avons constaté que c’est souvent le mariage de la technologie et de l’élément humain qui a le plus grand impact.

Système de réponse téléphonique automatisé.

Un service de réponse téléphonique automatisé ou un système de réponse vocale interactive est un système téléphonique qui interagit avec les appelants sans qu’un véritable humain soit en ligne. L’ensemble de l’appel téléphonique, ou la partie de l’arbre téléphonique, se fait par le biais d’interactions avec une machine préréglée.

Ces systèmes varient, selon ce que vous recherchez, mais ils ont quelques thèmes généraux en commun. Ils répondent généralement aux appels entrants et diffusent un message, puis demandent aux appelants de parler en réponse à une question ou d’appuyer sur un bouton. Ensuite, en fonction du système, des options et de la saisie de l’appelant, le système téléphonique automatisé peut diffuser des informations préenregistrées, acheminer l’appelant plus loin dans l’arbre téléphonique ou le mettre en relation avec un humain.

Forts du système téléphonique automatisé:

• Affordable
• Facile à utiliser
• Personnalisable

Faiblesses du système téléphonique automatisé :

• Le manque d’interaction humaine a un impact négatif sur le service client
• L’inefficacité des systèmes automatisés peut frustrer ou confondre les appelants
• Sans surveillance régulière, il existe un risque de dysfonctionnements non découverts

L’automatisation est l’avenir, n’est-ce pas ? Bien que l’automatisation semble toujours être une excellente idée, un système téléphonique automatisé court le risque de vous aliéner de vos clients ou d’un nouveau client potentiel, en mettant un mur mécanique entre eux et vous. Il peut vous faire économiser de l’argent, mais il risque également de vous faire perdre des clients et du temps inestimables.

Service de réceptionniste virtuel axé sur la technologie.

Un service de réceptionniste virtuel est un véritable réceptionniste en chair et en os qui répond au téléphone pour votre entreprise et qui constitue un élément clé de l’équipe et de la boîte à outils technologique de votre entreprise – mais au lieu de travailler à partir de votre bureau, il travaille à partir du sien. Chez Ruby, ils sont situés à Portland, dans l’Oregon.

Différents services de réceptionnistes virtuels offrent différentes suites de fonctionnalités.

Ruby Receptionists offre une suite complète de services téléphoniques, notamment la réponse aux appels en direct à 100 %, des réceptionnistes hispanophones, la prise de messages et les boîtes vocales, le transfert d’appels, les entrées, la gestion sophistiquée des appels, l’application mobile Ruby riche en fonctionnalités et les appels sortants, pour n’en citer que quelques-uns. Alors que les appelants sont pris en charge par une personne réelle, la technologie exclusive de Ruby fournit au réceptionniste (et à vous !) les outils nécessaires pour offrir à l’appelant la meilleure expérience possible. Le plus grand avantage de la technologie de Ruby ? Les appelants ne savent même pas que la réceptionniste ne travaille pas dans votre bureau!

La plus grande différence entre un service automatisé et un service de réceptionniste virtuelle est la façon dont la technologie est utilisée. Avec un service automatisé, vous obtenez essentiellement un robot. Un service de réceptionniste virtuel, en revanche, est doté de la technologie, mais reste une personne réelle. Vous bénéficiez de tous les avantages d’une technologie sophistiquée, et vos clients peuvent parler à un être humain en chair et en os. Une voix amicale à l’autre bout de la ligne fait une excellente impression qui vous aidera à gagner des marchés.

Les forces du réceptionniste virtuel:

• Les services sophistiqués de réceptionniste virtuel permettent un haut niveau de personnalisation
• Les réceptionnistes fournissent aux appelants une première impression fantastique

Les faiblesses du réceptionniste virtuel :

• Plus cher qu’un système automatisé
• Limité aux informations que vous fournissez aux réceptionnistes
• Les services ne sont pas 24/7 comme un système automatisé pourrait l’être

Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur un service de réceptionniste virtuelle !

Qu’est-ce qui vous convient ?

Taille de l’entreprise, préférences, volume d’appels, industrie. Tous ces facteurs jouent un rôle important dans le choix du service adapté aux besoins uniques de votre entreprise. Si le service client est important pour vous, nous recommandons toujours de fournir aux appelants l’accès à une personne réelle plutôt qu’à un robot (en fait, nous avons un calculateur qui mettra en évidence le retour sur investissement de véritables réceptionnistes au téléphone). Cela montre à vos clients qu’ils sont importants pour vous. C’est une petite chose que votre entreprise peut faire pour faire une bonne impression qui transforme les appelants en clients fidèles.