Free Press

Fontos és sürgős	Krízisek és vészhelyzetek
Fontos, de nem sürgős	megelőzés, Tervezés és javítás
Nem fontos, de nem sürgős	Zavarok és elfoglalt munka
Nem fontos és nem sürgős	Időpazarlás

A fontos dolgok helyett gyakran a sürgős dolgokra összpontosítunk. Az üzleti életben is rendkívül fontos, hogy feltegyük magunknak a kérdést: “

A fontos és sürgős dolgokat, például a válságokat és a vészhelyzeteket nem szabad figyelmen kívül hagyni. Azonban minél több időt tudsz a nem sürgős, de fontos dolgokra (megelőzés, tervezés, fejlesztés) fordítani, annál kevesebb válságot és vészhelyzetet fogsz tapasztalni.”

A következőkben az egyes kvadránsok részletesebb magyarázata következik néhány példával együtt:

1. kvadráns: Fontos és sürgős

Tűzoltó üzemmód: Krízisek, igazán kemény határidők fontos projekthez, egészségügyi & családi vészhelyzetek, stb…

Az 1. kvadráns a sürgős fontos kvadráns: Olyan dolgok, amelyeket semmiképpen sem szabad figyelmen kívül hagyni. Ha azonban túl sok időt töltesz tűzoltó üzemmódban, az stresszhez és kiégéshez vezet. A válságkezelés soha véget nem érő körforgásába kerülsz.

Az egyetlen módja annak, hogy csökkentsd az ebben a kvadránsban töltött időt, ha proaktív vagy, és több időt fordítasz a fontos dolgokra, mielőtt azok vészhelyzetessé válnának (lásd alább a 2. kvadránst).

1. kvadráns Példa
A szívroham kezelése sürgős és fontos probléma, amelyet nem lehet figyelmen kívül hagyni (de talán egészségesebb életmóddal az ilyen egészségügyi vészhelyzetek csökkenthetők vagy teljesen elkerülhetők).

2. kvadráns: Fontos, de nem sürgős

Ez az a terület, ahol a legtöbb időt kell töltenie.

A 2. kvadráns feladatai a tervezésről, megelőzésről, képességfejlesztésről, kapcsolatépítésről, új lehetőségek felismeréséről stb…

Az, hogy ezekre a fontos dolgokra időt fordítasz, világos jövőképet és kiegyensúlyozott életet, fegyelmet, kontrollt és egyre kevesebb válsághelyzetet kell eredményeznie.

2. kvadráns példák

• Rendszeres virágvásárlás a párjának “csak úgy”
• Egészséges táplálkozás és testmozgás a jövőbeli egészségügyi problémák elkerülése érdekében
• A lakás vagy az autó megelőző karbantartása
• Az olvasás, tanulás és oktatás
• Kötődések kialakítása és kapcsolatok erősítése a barátaival és a családjával
• Önmegújítás és olyan dolgokra fordított idő, amelyek inspirálják és felemelik

3. kvadráns: Nem fontos, de sürgős

Nagyon sokan töltjük időnk nagy részét ebben a kvadránsban, összekeverve a Sürgős dolgokat a Fontos dolgokkal.

A megszakítások, a csörgő telefonok, a legtöbb e-mail stb… Ha túl sok időt töltünk a nem fontos, sürgős dolgokkal, az nagyon rövid távú összpontosításhoz vezet, folyamatos válságkezeléssel. A terveid és céljaid egyre haszontalanabbnak fognak tűnni, mivel nem valószínű, hogy lesz időd rájuk fordítani. A kapcsolatai és a hírneve szenvedni fog, és úgy fogja érezni, hogy áldozatul esett, és nem tudja irányítani az életét.

3. kvadráns Példa
Egy munkatársával 2 héttel előre megbeszélt egy fontos találkozót. Ennek a személynek nagyon kevés ideje van, ezért egy 30 perces ablakot szánsz arra, hogy egy nagyon fontos üggyel foglalkozz. Ahogy leülsz, és elkezded a megbeszélést, megcsörren a telefonod.
A telefon sikít: “Vedd fel! Vedd fel! Vedd fel!” A legtöbb ember felveszi a telefont, és feláldozza a nagyon fontos megbeszélést a valószínűleg nem fontos, de sürgősen csörgő telefonért.

4. negyed: Nem sürgős és nem fontos

Ezek az időpazarlók az életében.

Az, hogy túl sok időt töltesz nem sürgős és nem fontos dolgokkal, másoktól való függőséghez vezethet az alapvető dolgaidért, állásvesztéshez, felelőtlenséghez stb….

4. kvadráns példák

• Triviális elfoglaltság
• Mindennélküli internetezés
• Túl sok tévézés
• Túl sok kellemes tevékenység

Hogyan tudom ezt felhasználni az életem jobbá tételére?

A. Határozza meg a 2. kvadráns tevékenységeit.

• Írja le az összes 1. és 3. kvadránsban rutinszerűen végzett tevékenységet (az összes sürgős dolgot)
• Írja le, hogyan tudja megelőzni, hogy ezek a dolgok újra előforduljanak vagy egyáltalán vészhelyzetessé váljanak:

B. Szabadítson fel időt a 2. kvadráns tevékenységeire

• Nézze meg az összes dolgot a 4. kvadránsban, és HAGYJA LE AZOKAT!
• Nézd meg az összes dolgot a 3. kvadránsban, és hagyd abba azokat is! Ez nehezebb, mivel nemet kell mondanod az embereknek.
• Most már lesz időd a 2. kvadránsra

C. Tervezz időt a 2. kvadránsra

• Tervezz időt a 2. kvadráns tevékenységeire.
  (Írd be a naptáradba, mint egy megbeszélést).
• TEDd meg azokat a dolgokat, amiket beütemeztél!

D. Csökkentsd az 1. kvadránsban

• Az a szép abban, ha több időt töltesz a 2. kvadránsban, hogy ez lassan leépíti az 1. kvadránsban végzett összes tevékenységedet.
• Mivel csökkented az 1. kvadránsban végzett tevékenységeidet, több időd marad a 2. kvadránsra, ami egy lendkerékhatást hoz létre.

Egyszerű, igaz?

Nem egészen. A “Mi fontos nekem?” kérdésre általában nincs egyszerű válasz.

Melyik kvadránsban vagyok?

Példa 1: Elmegyek egy sporteseményre (hoki, baseball, futballmeccs, stb…)

Melyik kvadránsba tartozik ez? A válasz az, hogy ez az ÖN prioritásaitól függ, és attól, hogy mi fontos ÖNnek. A felszínen egyértelműen úgy néz ki, mint egy Q4-es tétel – egy időpazarlás. Nem sürgős és biztosan nem fontos.

De lehet Q2-es (fontos) esemény is, ha az eseményt lehetőségnek tekinti arra, hogy minőségi időt töltsön a szüleivel, gyermekeivel vagy barátaival való kapcsolatépítéssel.

2. példa: Tévénézés

Egyértelműen egy másik Q4-es tétel: Időpazarlás. Vagy mégsem? Ha a tévénézés stresszoldó az Ön számára, és arra szolgál, hogy egy mozgalmas nap után kikapcsolódjon és megnyugodjon, akkor ez nagyon is lehet egy Q2 tevékenység. Mindaddig, amíg helyesen keretezed és a megfelelő módon fogyasztod.”

Ahhoz, hogy sikerrel járj ezzel a módszerrel, nagyon tisztában kell lenned azzal, hogy mi a fontos számodra, mik a hosszú távú céljaid stb… További információkat arról, hogyan tervezd meg a hetedet e keret alapján, a Hogyan tervezem meg a hetemet című blogbejegyzésemben találsz.

Related Reading

• The Eisenhower Box by James Clear
• The Eisenhower Matrix by ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reaktív vs. proaktív nyelvezet
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning

összes bejegyzése megtekintése.