A szervezeten belüli rendelési folyamat szabványosítása dokumentációt igényel. Egy beszerzési rendszer bevezetése ellenőrzi a költségeket, és a könnyebb auditálás érdekében papíralapú nyomvonalat hoz létre. A beszerzési megrendelés vagy a beszerzési igénylés beszerzése mindkettő kulcsfontosságú folyamat a vállalkozás túléléséhez szükséges tételek beszerzésében. Minden beszerzési szabályzat és eljárás más és más, ezért fontos, hogy először is megértse ezt a két rendszert és azt, hogy hogyan racionalizálhatják a műveleteket.
Beszerzési igénylés & A beszerzési rendelés különbségei
A beszerzési igénylés egy belső dokumentum, amelyben az egyik részleg engedélyt kér egy másik részlegtől áruk vagy szolgáltatások beszerzésére. A beszerzési rendelés az igénylés után jön létre, és egy olyan dokumentum, amelyet arra használnak, hogy ténylegesen megvásárolják ezeket az árukat vagy szolgáltatásokat egy külső szállítótól.
A beszerzési igénylés inkább részlegek közötti nyomtatvány, amely lehetővé teszi a nagyobb szervezetek számára, hogy jobban kezeljék a könyvelést és a pénzügyeket. Minél nagyobb a vállalkozás, annál nagyobb szükség van a beszerzési folyamatra. Egyszerűen nem lehet nyomon követni az áramlást anélkül, hogy papírra vetné.
Mi az a beszerzési igénylés?
A beszerzési igénylés, más néven beszerzési kérelem nyomtatvány, egy olyan dokumentum, amelyet egy beszerzési megrendelés igénylésére használnak. Ez az első lépés a beszerzési folyamat során, amikor egy vállalat a beszerzési osztályon belül árukat, szolgáltatásokat és beszerzéseket szerez be.
A beszerzési igénylőlapok a beszerző által kidolgozott és a pénzügyi osztályra benyújtott dokumentumok. Ez egy eszköz arra, hogy engedélyt kapjanak a beszerzési folyamat megkezdésére egy külső szállítóval. A “hüvelykujjat” várja, hogy megvásárolhassa a munka elvégzéséhez szükséges árukat vagy szolgáltatásokat.
Nem őrülhet meg a vállalati készpénzzel. Szüksége van egy jóváhagyási folyamatra az érvényesítéshez. Ez szolgál az első lépésként egy hatékony ellenőrzési nyomvonal létrehozásához, átlátható nyilvántartásokkal. Ez megmutatja az IRS-nek, hogy törődik a vállalati pénzügyek nyomon követésével.
A beszerzési osztály csak bizonyos dollárösszeg felett nézi meg a beszerzési igénylőlapot. Minden vállalatnál más és más, de az átlagos költség bármi 5000 dollár felett. Minden egyes igénylési megbízás bizonyos információkat igényel. Ez iparáganként és szükségletenként változhat, de egy igényléshez általában olyan adatokra van szükség, mint például:
- Az igénylő osztály neve
- A beszerző székhelye és postacíme
- A tételek pontos mennyisége
- A tételek leírása
- A külső szállító jogi neve
- A beszerzés várható ára
- A kért szállítási határidő
Minél több információval rendelkezik a könyvelés, annál jobban megkönnyíti a beszerzési folyamatot. Jó példa a beszerzési igénylésre, ha egy alkalmazottnak felszerelésre vagy folyamatos szolgáltatásokra van szüksége a munkájához.
Miért van szüksége beszerzési igénylésre
Ha egy tervezett beszerzés meghalad egy bizonyos összeget, akkor ezt adóügyi okokból dokumentálni kell. Minden szervezetnek szüksége van arra, hogy vásároljon dolgokat, de papíralapú nyomvonal nélkül a csalás valószínűsége óriási mértékben megnő. Egy vállalkozásnak valamilyen formában fenn kell tartania a zsebkönyvének ellenőrzését. Ennek megelőzése érdekében a beszerzési osztály fontos szerepet tölt be az ellátási láncban. Ők egy második szemmel kísérik a kimenő pénzt. Ez alapvető stratégia a kisvállalkozások számára, ahol minden fillér számít.
Mi az a beszerzési rendelés?
Ez a beszerzési rendszer következő lépése. Miután egy igénylést jóváhagytak, rendelési számot rendelnek hozzá, és elküldik a szállítónak. Ez a külső dokumentum kezdeményezi az értékesítési tranzakciót, és minden érintett fél számára kötelező érvényű szerződés. A beszerzési rendelési rendszer célja a szervezett nyilvántartás. A kiosztott rendelési szám általában megegyezik a rendelési kérelem számával, és a két számot együtt iktatják. A beszerzési igényléshez hasonlóan a PO is megkövetel bizonyos információkat, mint például:
- A beszerző iroda neve
- Vásárolni kívánt tételek
- Fizetési feltételek
- Számlázási utasítások
- Szállítási cím
- Beszerzési rendelés száma
A beszerzési rendelések kulcsfontosságú dokumentumként szolgálnak a teljes számviteli rendszerben és gyorsítják a nyilvántartást. Segítenek a vállalatoknak az ellenőrzésekre való megfelelő felkészülésben. Nem szeretne az utolsó pillanatban egy 10 hónappal ezelőtti bizonylatért kapkodni. A hatékony folyamatok pénzt takarítanak meg egy vállalkozásnak.
A beszerzési rendelések belső tranzakciókhoz is kérhetők. Ez akkor történik, amikor a vállalkozás egyik részlege árut vagy szolgáltatást kíván vásárolni egy másik részlegtől. Ebben az esetben az áruk és szolgáltatások cseréjének nyomon követéséhez egy osztályközi beszerzési rendelésre van szükség. Ez különösen hasznos lehet olyan nagyobb vállalkozások számára, amelyeknek külön működési költségvetéssel rendelkező részlegei vannak.
Miért van szüksége beszerzési rendelésre
Egy vállalkozás soha nem elégedhet meg szóbeli kötelezettségvállalással. Ez ugyanis nagy jogi kockázatot rejt magában. A beszerzési rendelések papírra vetik a dolgokat. Amikor új bejegyzések készülnek, segítenek elkerülni a duplikált megrendeléseket. Ez különösen fontos, amikor a vállalkozása bővül. Nehezebb lesz nyomon követni a vásárlásokat egy olyan hozzárendelt szám nélkül, mint a rendelés.
Egyes pénzügyi ellenőrzések is megkövetelik a beszerzési rendelések leadását. Ez bizonyítékul szolgál arra, hogy egy vezető jóváhagyta a beszerzési döntést. Gyorsabb és hatékonyabb, mint egy fióknyi nyugta átkutatása. Emellett megakadályozza, hogy elveszítse a pénzeszközök nyomon követését vagy bonyolítsa a könyvelési gyakorlatot.
A beszerzési rendelések segíthetnek a vállalatnak elkerülni a meglepetésszerű áremeléseket. Ha egy beszállító megváltoztatja a költségeit a megrendelés és a szállítás vagy a számla dátuma között, a megrendelés tisztázza az eredeti árat. A szállítónak be kell tartania a szerződést, mivel a PO egy jogi dokumentum. Ez tisztázza a félreértések vagy a hűtlen kezelés lehetőségét.
A PO-eljárás a megrendeléseket és a számlákat is ellenőrzés alatt tartja. Könnyen azonosíthatóvá teszi, hogy mely termékek érkeznek be bármikor, és segíti a készletgazdálkodást. Ha ismétlődő megrendelései vannak, segít a számlázás későbbi rendezésében.
A beszerzés jövője
Az összes ilyen csere és dokumentum elfoglaltságnak tűnik. Különösen, ha figyelembe vesszük a modern e-közbeszerzési technológia képességeit. A beszerzési szoftverek automatizálhatják és felügyelhetik az egész folyamatot. Ez azt jelenti, hogy nem kell többé valakinek az asztalán aláírásra várni. Ha a beszerzési folyamat digitalizálva van, nem kell labdákat eldobni. Az engedélyezés szinte azonnal lehetővé válik, az erőforrások pedig felgyorsulhatnak. Az emberek többet koncentrálhatnak az üzleti tevékenység irányítására, és kevesebbet az alantas feladatokra.
Az elektronikus beszerzési rendszer könnyen integrálható más pénzügyi platformokkal. Egy olyan vállalkozás, amely kifinomult digitális folyamatokat használ, ahelyett, hogy az excelre vagy az e-mailre hagyatkozna, jelentős költségcsökkenést, a kiadások feletti nagyobb ellenőrzést és ésszerűsített beszerzési folyamatot élvezhet. Az automatizálás a beszerzés jövője.