組織内の注文のプロセスを標準化するには、文書化する必要があります。 調達システムを導入することで、コストをコントロールし、監査を容易にするための紙の痕跡を作成します。 発注書と購買請求書の取得は、ビジネスが生き残るために必要なアイテムを取得する上で、どちらも重要なプロセスです。 購入方針と手順はそれぞれ異なるため、まずこの2つのシステムを理解し、どのように業務を効率化できるかを知ることが重要です。
Purchase Requsition & Purchase Order Differences
Purchase requisitionは、ある部門が他の部門に商品やサービスを購入する許可を求める内部文書です。 購買発注書は、請求書の後に作成され、実際に外部ベンダーからそれらの商品やサービスを購入するために使用される文書です。
購買請求書は、より大きな組織が彼らの会計と財務をよりよく処理することができ、部門間フォームです。 ビジネスが大きければ大きいほど、調達プロセスの必要性は高まります。 紙の上に置かなければ、単に流れを追跡することはできません。
購買請求書とは何ですか？
購買請求書は、購買要求書とも呼ばれ、購買発注を要求するために使用される文書です。 これは、企業が購買部門内から供給品、サービス、購入品を入手するための調達プロセスの最初のステップです。
購買要請書は、購買担当者が作成し、財務部門に提出する文書です。 外部業者との調達プロセスを開始する許可を得るための手段である。 仕事を完了するために必要な商品やサービスを購入するための「サムズアップ」を待っているのです。
会社の現金で狂喜乱舞することはできない。 検証のための承認プロセスが必要だ。 これは、透明性のある記録で効率的な監査証跡を作成するための最初のステップとなるものです。 これは、IRSにあなたがビジネス・ファイナンスの追跡を気にしていることを示すものです。
購買部門は、一定額以上の購入要請書しか見ません。 会社によって違いますが、平均して5000ドル以上のものです。 各依頼書は一定の情報を必要とします。 これは業界やニーズによって異なることがありますが、請求書には通常次のようなデータが必要です。
- 依頼する部署の名前
- 購入者の所在地と住所
- 商品の正確な量
- 商品の説明
- 外部サプライヤーの法的名称
- 購入予定価格
- 依頼する納期
会計部門は多くの情報を持っていればいるほど、その情報はより多くなります。 購買プロセスをより円滑にすることができます。 購入要請の良い例は、従業員が仕事のために機器や継続的なサービスを必要とする場合です。
Why You Need a Purchase Requisition
購入予定額が一定額を超える場合、税務上の目的でそれを文書化したいものです。 すべての組織は、物を購入する必要がありますが、紙の痕跡がなければ、不正行為の可能性が大幅に高まります。 ビジネスでは、何らかの形で懐具合を管理する必要があります。 これを防ぐために、調達部門はサプライチェーンにおいて重要な役割を果たします。 このような事態を防ぐために、調達部門はサプライチェーンの中で重要な役割を担っています。 これは一銭一厘が大切な中小企業にとって不可欠な戦略です。
発注書とは
これは購買システムにおける次のステップです。 請求が承認されると、発注番号が割り当てられ、ベンダーに送られます。 この外部文書は、販売取引を開始し、関係者全員にとって拘束力のある契約となります。 発注書システムは、組織的な記録管理のために設計されています。 割り当てられた注文書番号は、通常、請求書番号と一致し、両者は一緒にファイリングされる。
- 購買事務所名
- 購入する品目
- 支払条件
- 請求書発行指示
- 発送先住所
- 発注書番号
発注書は会計システムにおいて重要な文書として、記録の保持に貢献するものである。 また、企業が監査に適切に対応できるよう支援します。 10ヶ月前の領収書を探して、ぎりぎりまで奔走するようなことは避けたいものです。 効率的なプロセスは、ビジネスのお金を節約します。
Purchase order は、内部取引のために要求されることもあります。 これは、ビジネスの1つの部門が別の部門から商品やサービスを購入したいときに発生します。 この場合、部門間の発注書は、商品とサービスの交換を追跡するために必要とされる。 これは、別々の営業予算を持つ部門がある大企業では、特に便利です。
Why You Need a Purchase Order
ビジネスは決して口頭での約束で満足してはなりません。 そこには大きな法的リスクが伴います。 発注書は、物事を紙の上に置くものです。 新しい掲示がなされると、注文の重複を避けるのに役立ちます。 これは、ビジネスの規模が大きくなるにつれて、特に重要なことです。 POのような番号が割り当てられていないと、購入品を追跡するのが難しくなるからです。
特定の財務監査では、発注書の提出も要求されます。 これは、マネージャーが購買の決定を承認した証拠となります。 領収書の引き出しを探し回るよりも、迅速かつ効率的です。
Purchase orderは、企業が不意な価格上昇を避けるのに役立ちます。 サプライヤーが注文日と納品日または請求書の日付の間にコストを変更した場合、POは元の価格を明確にするものである。 注文書は法的文書であるため、サプライヤーは契約を守らなければならない。 これにより、誤解や資金の横領の可能性を排除することができる。
POプロセスはまた、注文と請求書を管理することにもなります。 どの製品がいつでも入荷するのかを簡単に把握でき、在庫管理を助けます。 リピートオーダーがある場合、先々の請求書の仕分けにも役立ちます。
The Future of Purchasing
これらのやり取りや書類はすべて、忙しい仕事のように見えます。 特に、現代の電子調達テクノロジーの能力を考えると、なおさらです。 発注ソフトウェアは、プロセス全体を自動化し、監視することができます。 つまり、もう誰かの机の上で署名を待つ必要はありません。 購買プロセスがデジタル化されれば、ボール落としもなくなります。 購買プロセスがデジタル化されれば、ボールの取りこぼしもなくなります。
電子調達システムは、他の財務プラットフォームと容易に統合できます。 エクセルや電子メールに頼るのではなく、洗練されたデジタル・プロセスを利用するビジネスは、コストの大幅な削減、支出に対するより大きなコントロール、合理的な購買プロセスを享受することができます。 オートメーションは、購買の未来です。