Free Press

De meeste mensen willen weten wat de beste manier is om hun dag in te delen voor maximale productiviteit, en er zijn talloze artikelen en boeken die beweren dat ze de “perfecte planning” kennen. Maar de realiteit is, er is geen perfecte methode voor iedereen. Omdat we allemaal bijzondere sterke en zwakke punten hebben als het gaat om time management en productiviteit, kan wat werkt voor de ene persoon een totale ramp zijn voor een ander.

De geschiedenis heeft aangetoond dat de meest productieve mensen wild verschillende planningstechnieken gebruiken, afhankelijk van hun omstandigheden, persoonlijkheden en energieniveaus. Winston Churchill, bijvoorbeeld, werkte tot diep in de nacht en brak zijn dag met whisky en dutjes. Toni Morrison begon te schrijven voor zonsopgang. Er bestaat geen “one size fits all”-schema voor maximale productiviteit.

Wij willen u helpen de planningsmethode te vinden die voor u het beste werkt. We willen dat u elke dag op topsnelheid productiviteit bereikt. Met dat in gedachten zijn hier vijf verschillende dagelijkse planningsmethoden die u kunt proberen. Sommige van deze methoden zijn vrij eenvoudig, terwijl andere op de grens van gek zijn.

Het draait allemaal om het vinden van de juiste pasvorm.

De methode Time Blocking

Time blocking betekent simpelweg dat u uw dag van tevoren plant en specifieke uren toewijst aan het uitvoeren van specifieke taken. Hiervoor moet u van tevoren bepalen wat u gaat doen en wanneer u dat gaat doen. Als u dat eenmaal weet, zet u het in uw agenda en gaat u op het juiste moment aan de slag met die taken.

Bij het plannen van taken is het belangrijk om zowel proactieve als reactieve blokken in te plannen. Proactieve blokken zijn blokken waarin u zich richt op belangrijke taken die u gedaan moet krijgen. Dit is wanneer u vooruitgang boekt op belangrijke projecten, belangrijke documenten opstelt, of een prototype schetst voor uw volgende geweldige product. Reactieve blokken zijn wanneer u tijd inruimt voor verzoeken en onderbrekingen, zoals e-mail en geïmproviseerde vergaderingen.

U zou bijvoorbeeld uw meest uitdagende taken voor de eerste twee uur van de dag kunnen plannen en ’s middags uw inbox doorploegen. Hierdoor kunt u ongestoord werken en weet u nog steeds dat u dingen zoals e-mail en telefoontjes krijgt.

Deze methode heeft het voordeel dat u precies weet hoe u uw tijd gaat gebruiken en precies wanneer u specifieke taken gaat volbrengen. Standaard to do-lijstjes geven u een lijst van taken die u in uw eigen tijd moet afmaken. Tijdblokkering biedt u een lijst met taken en een specifiek tijdsbestek om elke taak te voltooien.

Door uzelf te dwingen binnen een rigide structuur te werken en taken binnen een bepaalde tijd te volbrengen, wordt u gedwongen bij elke activiteit een laserfocus aan te brengen.

Productiviteitsgoeroe Cal Newport zweert bij de tijdblokkeringsmethode en zegt:

Soms vragen mensen waarom ik zo’n gedetailleerde planning hanteer. Mijn antwoord is eenvoudig: het levert een enorme productiviteit op. Ik schat dat een werkweek van 40 uur met tijdschema’s evenveel oplevert als een werkweek van 60+ uur zonder structuur.

Het van tevoren plannen van je dag met je agenda kan je helpen om je te concentreren op de taken die het belangrijkst zijn. “Hoe je het ook bekijkt”, zegt Ari Meisel, schrijver van Art of Less Doing, “taken hebben te maken met timing.” (Zijn techniek is om FollowUp.cc te gebruiken om op het juiste moment herinneringen per e-mail te krijgen van taken.)

The Most Important Task Method (MIT)

Bij de MIT-methode gaat het erom dat u zich concentreert op wat essentieel is. In plaats van een enorme to do-lijst op te stellen en te proberen alles gedaan te krijgen, bepaal je de 1-3 taken die absoluut essentieel zijn en concentreer je je vervolgens gedurende de dag onophoudelijk op die taken. Het is niet zo dat je nooit meer dan drie taken op een dag doet, maar dat je niets anders doet totdat je de drie essentiële taken hebt voltooid.

De realiteit is dat er op de meeste dagen maar een paar essentiële dingen zijn die gedaan moeten worden. Ja, er zijn duizend stemmen die om onze aandacht schreeuwen, maar de meeste van die stemmen zijn niet van cruciaal belang. De meldingen die je telefoon opblazen en de e-mails die je inbox vullen kunnen allemaal wachten. Als je de 1-3 essentiële taken kunt voltooien, wordt al het andere secundair of zelfs overbodig.

Dit is het kernonderwerp van Gary Keller en Jay Papasan’s boek The ONE Thing: “Wat is het ONE Thing dat je deze week zo kunt doen dat door het te doen al het andere gemakkelijker of overbodig zou worden?”

Zodra u uw 1-3 belangrijkste taken bepaalt, worden ze als eerste op uw dag gepland. U maakt dan vooruitgang op essentiële punten voordat u wordt gebombardeerd door afleidingen. U kunt dit gebruiken in combinatie met de tijdblokkeringsmethode, waarbij u de eerste uren spaart voor de belangrijkste taken. E-mail, telefoongesprekken en vergaderingen komen later, nadat u uw essentiële taken hebt voltooid.

Door obsessief te focussen op uw belangrijkste taken, is elke dag productief. Je hebt nooit een dag waarop je tijd verspilt aan zinloze taken. Productiviteitsexpert James Clear zegt het zo:

Als je elke dag het belangrijkste eerst doet, krijg je altijd iets belangrijks gedaan. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar dit is voor mij heel belangrijk. Er zijn veel dagen waarop ik uren verspil aan het afvinken van de 4e, 5e of 6e belangrijkste taken op mijn to do-lijst en nooit toe kom aan het belangrijkste.

Aanbevolen apps voor taakbeheer:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

The Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique is all about working in short, enorm productieve, intens gefocuste uitbarstingen, en dan jezelf een korte pauze geven. Het is ongelooflijk eenvoudig, in dat alles wat nodig is een timer, en het stelt u in staat op te splitsen een grote taak in beheersbare intervallen.

Hier staat hoe het werkt:

• Kies een taak

• Stel de timer in op 25 minuten

• Werk aan de taak tot de timer afloopt

• Neem een korte pauze (ongeveer 5 minuten)

• Elke 4 Pomodoro-sessies, neem een langere pauze (15-30 minuten)

Met deze techniek kunt u in de loop van de dag een aanzienlijke hoeveelheid werk verzetten terwijl u toch voldoende pauzes neemt. De relatief korte tijd van elke sessie stelt u ook in staat om u intensief te concentreren zonder mentaal vermoeid te raken.

Sommige mensen zweren absoluut bij de Pomodoro Techniek. Paul Klipp, voorzitter van de Poolse tak van Lunar Logic, zegt het volgende over het gebruik van Pomodoro:

Je zou kunnen denken dat iemand 16 van deze cycli op een dag kan doen. Ik heb geluk als ik er meer dan twee op een dag kan doen zonder onderbrekingen. Maar in die 50 minuten krijg ik meer gedaan dan in de andere zeven uur van mijn werkdag, althans wat betreft de belangrijkste aspecten van mijn belangrijkste projecten.

Ondanks de prachtige eenvoud heeft de Pomodoro-techniek ook een aantal nadelen. Pomodorosessies moeten ononderbroken focusperiodes zijn, wat betekent dat je niet middenin een sessie kunt pauzeren en later weer verder kunt gaan. Als een collega langskomt en vraagt om een paar momenten van uw tijd, moet u ofwel beleefd weigeren of de sessie helemaal stoppen.

Hoewel, zoals Klipp hierboven opmerkte, is het mogelijk om een aanzienlijke hoeveelheid te bereiken in slechts een paar sessies.

Aanbevolen Pomodoro apps:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-Minute Focus Sessions

Het menselijk lichaam werkt op cycli die “ultradiane ritmes” worden genoemd. Tijdens elk van deze cycli is er een piek wanneer we het meest energiek zijn en een dieptepunt wanneer we uitgeput zijn.

Met de 90-minuten-focustechniek profiteert u optimaal van de energiepieken en -dalen die zich gedurende uw dag voordoen: 90 minuten werken en dan 20-30 minuten rusten. Bij de bespreking van piekprestaties in een studie uit 1993 wees Anders Ericcson erop dat die rustperioden tussen intense werksessies essentieel zijn voor verbetering.

De meeste mensen besteden weinig aandacht aan het natuurlijke ritme van hun lichaam en gebruiken stimulerende middelen zoals koffie om perioden van weinig energie door te komen. Dit resulteert bijna altijd in een complete crash rond 14:30 uur, wat overeenkomt met een dieptepunt in je ultradiane ritme.

Werken in uitbarstingen van 90 minuten stelt u in staat om uw maximale energieniveaus te correleren met uw takenlijst, die vervolgens uw productiviteit een grote impuls geeft.

Zoals digitaal strateeg Tom Gibson het stelt:

We moeten gaan denken aan productiviteit en output in cyclische, in plaats van lineaire termen. Velen erkennen al dat ze overdag piektijden hebben waarin ze beter werken. Andere tijden, zijn ze betere denkers.

We zijn door de 8-urige werkdag getraind in de veronderstelling dat we gestaag van 8 uur ’s ochtends tot 5 uur ’s middags moeten werken, met alleen een lunchpauze, om van het begin tot het einde van de werkdag een maximale output te leveren. En terwijl deze methode managers zeker in staat stelt om bovenop werknemers te blijven zitten, belemmert het de produktiviteit.

Natuurlijk heeft dit systeem wel zijn nadelen. Als je baas in je kantoor komt en je slapend op de vloer aantreft, zal ze niet blij zijn, zelfs niet als je uitlegt dat je werkt in combinatie met je ultradiane ritme (en, zouden we kunnen toevoegen, het verbeteren van je geheugen). En er zullen deadlines zijn die u geen andere keus geven dan uw neus aan de slijpsteen te zetten.

Maar wanneer u zich niet tegenover de klok bevindt, kunt u misschien rekening houden met het natuurlijke ritme van uw lichaam wanneer u beslist over uw planningsmethode. Uw lichaam valt misschien niet precies in de pas met de 90-minutencycli, maar houd uw energieniveaus gedurende een paar weken gedurende de dag in de gaten om te zien of u een patroon voor uzelf kunt vinden.

Polyphasic Sleep Method

Dit is een ietwat bizarre planningsmethode die alleen werkt voor een paar selecte mensen, maar als het voor u werkt, zult u ongebruikelijke hoeveelheden productiviteit in een enkele dag bereiken.

De meeste mensen zijn monofasische slapers, wat betekent dat ze hun dagelijkse slaap in één brok (of fase) krijgen. Bifasische slapers krijgen hun slaap in twee kleinere brokken, zoals 4 uur in de ochtend en 4 uur in de late avond. Polyfasische slapers voeren deze methode tot het uiterste door de slaap in meerdere korte fasen op te delen, waardoor ze in het algemeen minder slaap krijgen en hun productiviteit aanzienlijk toeneemt. De hoeveelheid slaap in elke fase kan variëren, waarbij sommige mensen alleen in dutjes van 20 minuten slapen en anderen grotere stukken slaap pakken en dan aanvullen met dutjes.

Eugene Dubovoy is een projectmanager uit Rusland die een polyfasisch schema heeft aangenomen waarbij hij elke nacht 3,5 uur slaapt, aangevuld met drie dutjes van 20 minuten gedurende de dag. Als gevolg daarvan heeft hij aanzienlijk meer tijd tot zijn beschikking en krijgt hij veel meer gedaan dan hij anders zou doen. Zoals hij Business Insider vertelde: “Het grootste voordeel is dat ik elk jaar ongeveer twee maanden extra tijd heb. Tijd is de meest waardevolle hulpbron in ons leven.”

Chris Jeub, een andere polyfasische slaper, is het daarmee eens: “Mijn polyfasisch slaapschema heeft me gezond en alert doen voelen, heeft me meer bevredigende slaap gegeven, en heeft geholpen mijn productiviteit tot 28 uur per week te verhogen.”

Dit schema heeft een aantal zeer duidelijke nadelen. Steve Pavlina merkte op hoe moeilijk het is om zo’n schema te hebben en toch een gezond gezinsleven te hebben. En als je een van je geplande slaapsessies mist, kan dit je slaapschema aanzienlijk in de war gooien.

Maar dit schema heeft ook een aantal enorme voordelen, zoals het krijgen van extra uren elke dag. Als u slechts vier uur per dag slaapt, voegt u ongeveer 28 extra uren toe aan uw week (ervan uitgaande dat u normaal 8 uur slaapt).

Het vinden van de ideale mix

Het creëren van uw meest productieve schema zou kunnen betekenen dat u hybriden van sommige van deze methoden maakt. De MIT-methode werkt goed met de Tijdsblokmethode. Drie Pomodoro-sessies passen keurig binnen een werksessie van 90 minuten. En de Polyphasic Methode…nou, daar sta je misschien alleen.

Maar het is cruciaal dat je je dag inplant. Zoals Essentialism-auteur Greg McKeown zegt: “Als jij je leven geen prioriteit geeft, doet iemand anders dat wel.”

Door een dagelijkse planning op te stellen, zorg je ervoor dat jij degene bent die je leven prioriteit geeft.

Lees verder:

• Presidential Productivity: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Productiviteit en ergonomie: De beste manier om je bureau te organiseren

• Hoe vermijd je de 9 dingen die de productiviteit het meest schaden

Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in november 2016 en bijgewerkt in maart 2019. Horloge afbeelding door Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro timer foto door David Svensson. Ultradiaans ritme illustratie door Officevibe. Polyfasische slaap illustratie via Wikimedia.