Free Press

Gebruik taakomschrijvingen voor bestuursleden om rollen en verwachtingen te verduidelijken

De eerste vraag die we gewoonlijk stellen tijdens onze trainingssessies en workshops over de rollen en verantwoordelijkheden van het bestuur is: Heeft u een taakomschrijving voor bestuursleden? Vaker wel dan niet, is het antwoord een volmondig “nee.”

Als we onze sessies afsluiten, vertellen we de deelnemers dat als ze niets anders doen wanneer ze ons verlaten, we hopen dat ze teruggaan en functiebeschrijvingen maken – niet alleen voor de bestuursleden, maar ook voor de functionarissen en de commissies. Door dit te doen, kunnen bestuursleden hun wettelijke, fiduciaire en ethische verantwoordelijkheden begrijpen, evenals hun inzet in termen van tijd, schat en talent.

Waarom de moeite nemen om een taakomschrijving voor bestuursleden te maken?

Waarom vinden wij dat een taakomschrijving voor directieleden zo belangrijk is voor een goed functionerend bestuur? Eerlijk gezegd, zonder is het er niet:

• Geen duidelijkheid over de verwachtingen die de organisatie heeft voor haar bestuursleden
• Geen basis voor verantwoording wanneer een bestuurslid niet presteert zoals verwacht
• Geen onderscheid en grenzen tussen de rol van de bestuursleden en die van de uitvoerend directeur en het personeel

Dit gebrek aan duidelijkheid en verantwoording kan verwarring scheppen en de tijd en energie van het bestuur en de organisatie verspillen.

Wat is het niet-zo-geheime recept?

Volgens BoardSource heeft een raad van bestuur vier primaire verantwoordelijkheden:

• Missie: stel een duidelijke, beknopte missieverklaring op die de kernwaarden en de bestaansreden van de organisatie uitdrukt en herzie deze missie regelmatig, indien nodig
• Oversight: stel de juiste checks and balances in om ervoor te zorgen dat de organisatie goed wordt beheerd en haar missie wordt uitgevoerd
• Ontwikkeling van middelen: ervoor zorgen dat de organisatie beschikt over de financiële en personele middelen die nodig zijn om haar missie te vervullen
• Outreach: contact leggen met de externe gemeenschap om de missie, waarden en programma’s van de organisatie te promoten (bijvoorbeeld door het werven van nieuwe bestuursleden, vrijwilligers en donoren, het uitbreiden van het netwerk van supporters van de organisatie)

Elk lid speelt een cruciale rol in het bijdragen aan de algemene verantwoordelijkheden van het bestuur die hierboven zijn beschreven. In een doeltreffende taakomschrijving van een bestuurslid wordt specifiek aangegeven aan welke verplichtingen elk lid met betrekking tot deze vier bestuursgebieden geacht wordt te voldoen.

Welke verantwoordelijkheden op het gebied van fondsenwerving moeten worden opgenomen?

Bijvoorbeeld, welke verantwoordelijkheden met betrekking tot fondsenwerving moeten worden opgenomen in een functieomschrijving? Wij stellen het volgende voor.

Zorg als bestuur voor fiduciair toezicht op de inspanningen op het gebied van fondsenwerving:

• Zorg ervoor dat er een jaarlijks fondsenwervingsplan is.
• Monitor de resultaten van het plan.

Als individueel bestuurslid helpen bij de fondsenwervingsinspanningen van de organisatie:

• Identificeer en cultiveer relaties met potentiële donoren.
• Het jaarlijkse donatieprogramma van de organisatie ondersteunen door zo gul mogelijk te geven.
• Aanwezig zijn bij fondsenwervende evenementen.

Het is bijzonder belangrijk om de verwachtingen ten aanzien van fondsenwerving duidelijk te formuleren. Veel bestuursleden treden toe tot een bestuur zonder zich ervan bewust te zijn dat zij de verantwoordelijkheid hebben om zowel een persoonlijke gift aan de organisatie te geven als namens de organisatie fondsen te helpen werven. Een duidelijke taakomschrijving laat geen onduidelijkheid bestaan over wat er van een bestuurslid wordt verwacht, mochten zij besluiten in het bestuur zitting te nemen.

Inzet

Potentiële bestuursleden moeten de taakomschrijving zorgvuldig bestuderen voordat zij tot het bestuur toetreden. Het is een essentieel instrument in het wervingsproces, omdat het duidelijk verwoordt wat er van alle bestuursleden in de organisatie wordt verwacht. Er mogen geen verrassingen zijn als de kandidaat eenmaal bestuurslid is. Maar al te vaak horen we bestuursleden zeggen: “Niemand heeft me verteld dat ik een gift moet doen” of “Niemand heeft me verteld dat ik in een commissie moet zitten” of “Ik wist niet dat ik alle bestuursvergaderingen moest bijwonen.” Het moment om deze verwachtingen duidelijk te maken is tijdens het wervingsproces, waardoor een aspirant-bestuurslid een weloverwogen beslissing kan nemen over het aangaan van een verbintenis met uw bestuur.

Zodra de persoon de rol heeft aanvaard, moet het nieuwe bestuurslid de functiebeschrijving zien tijdens de oriëntatie voor nieuwe bestuursleden. Dit is het moment om in de verwachtingen van het bestuurslid te duiken en nieuwe bestuursleden in staat te stellen vragen te stellen en de reikwijdte van wat van hen wordt verwacht volledig te begrijpen.

Het is ideaal om jaarlijks op de eerste bestuursvergadering van het jaar een kopie van de functiebeschrijving opnieuw uit te geven om iedereen te herinneren aan hun rollen en verantwoordelijkheden. Sommige organisaties kiezen ervoor om bestuursleden het document te laten ondertekenen om te bevestigen dat het is gelezen en ermee akkoord is gegaan.

De functiebeschrijving moet ook worden opgenomen in een handboek voor bestuursleden of referentiemateriaal, hetzij in een fysiek notitieboek of een digitaal bestand.

Als een bestuurslid niet voldoet aan de uitgesproken verwachtingen, kan de bestuursvoorzitter de functiebeschrijving gebruiken als een geheugensteuntje. Het kan fungeren als een startpunt voor een discussie door de verwachtingen te herhalen en beide partijen in staat te stellen te bepalen of het bestuurslid bereid of in staat is om aan de functieverwachtingen te voldoen en zitting te blijven nemen in het bestuur.

Slotgedachten

Professioneel gezien zou niemand van ons iemand aannemen zonder duidelijk te maken wat er wordt verwacht. Hetzelfde zou moeten gelden bij het werven en selecteren van bestuursleden voor een non-profit organisatie. De taakomschrijving voor bestuursleden is de eerste en belangrijkste stap om ervoor te zorgen dat een organisatie een goed presterende raad heeft – een raad waarvan de leden weten wat er van hen wordt verwacht en die werken om de organisatie en haar missie te ondersteunen.

Voor meer van Amy Cahners en Susan Donahue, bezoek Cahners en Donahue Associates.