Velen prijzen Google Documenten om zijn veelzijdigheid en de onschatbare optie om een document met specifieke mensen te delen, maar die opties voor delen, en hoe ze worden gebruikt, kunnen de deur openzetten voor een aantal enorme inbreuken op de privacy. Het is soms beangstigend moeilijk om het internet professioneel te gebruiken en niet te vertrouwen op de diensten van Google, maar er zijn manieren om gebruik te maken van die hulpmiddelen en tegelijkertijd persoonlijke gegevens te beschermen.
Google’s suite van functies is nuttig voor zowat iedereen met toegang tot internet. Het bedrijf ondersteunt een schat aan gratis programma’s voor alle lijnen van het werk, zoals Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps, en natuurlijk Google Docs. Al deze tools bieden indrukwekkende mogelijkheden om gegevens te delen en samen te werken aan projecten, en sommige zijn zelfs leuk om te gebruiken.
Helaas levert het benutten van deze mogelijkheden voor delen ook de grootste risico’s op. In Google Documenten is de eenvoudigste methode om links te delen het inschakelen van link delen om een unieke URL voor het document te produceren en die link naar een collega te sturen. Hoewel de directe actie van het versturen van een link van persoon naar persoon relatief veilig is, als dat document links bevat die naar andere websites gaan, wordt door op die links te klikken de vorige URL (degene die privé was gemaakt om het document zelf te delen) naar de map van de nieuwe site gestuurd. Het is geen inherent schadelijke praktijk – het is gewoon een weinig bekend onderdeel van hoe het internet functioneert.
Hoe de privacy te behouden bij het verzenden van Google-documenten
Eén van de gemakkelijkste en meest effectieve manieren om een Google-document veilig te delen, is door het met specifieke mensen te delen. Er zijn een paar manieren om dit te doen. De snelste manier is om het delen van links uit te schakelen en in plaats daarvan “Specifieke personen” te selecteren in de opties voor het delen van links. Hiervoor moet de andere partij zich aanmelden bij een Google-account, maar als de taak inhoudt dat gevoelige informatie in een document wordt verzonden, is het waarschijnlijk de extra stap waard. Als het bestand links bevat en de gebruiker klikt die aan, dan zal de URL nog steeds andere websites vertellen waar de gebruiker was toen hij op de link klikte, maar het zal die sites niet toestaan om het document zelf te lezen, omdat de opties voor het delen van links zijn ingesteld om de toegang te beperken tot alleen de specifieke mensen die zijn gekozen.
Een andere optie is om gebruik te maken van Google Groepen. Deze route vereist ook dat alle betrokkenen in te loggen met een Google-account, maar in ruil daarvoor, het creëert een lijst van mensen aan wie alles kan exclusief worden gedeeld. Dit is een goede optie als het werk vereist dat regelmatig documenten worden gedeeld met een grote groep mensen. Elke groep heeft zijn eigen geassocieerde “@googlegroups”-e-mailadres, dus in plaats van het e-mailadres van een specifieke persoon in te voeren wanneer u kiest waar u een document wilt delen, gebruikt u gewoon het e-mailadres van de groep. Het is een goed idee om de leden van de groep bij te houden om te weten wie toegang heeft tot de gedeelde bestanden, en het is gemakkelijk om mensen te verwijderen die niet langer deel uitmaken van het project.
Uiteindelijk, zoals meestal het geval is bij online communicatie, is het belangrijk om rekening te houden met privacy-instellingen bij het delen van informatie. Door slim gebruik te maken van het delen van links, kunnen Google Documenten zowel veilig als beveiligd zijn.
