Niedopuszczalna, nieodpowiednia lub nielegalna treść stwarza ryzyko dla organizacji. Na przykład:
- Dopuszczenie treści pornograficznych do miejsca pracy może narazić firmę na roszczenia związane z molestowaniem seksualnym lub w inny sposób stworzyć wrogie lub poniżające środowisko pracy.
- Strony spamowe mogą prowadzić do zainstalowania na komputerach służbowych złośliwego oprogramowania lub innych złośliwych programów.
- Strony nienawiści lub strony z brutalnymi treściami mogą zagrozić bezpieczeństwu pracowników, a także źle świadczyć o firmie jako całości.
- Witryny sieci społecznościowych mogą zmniejszyć produktywność i odciągnąć pracowników od rutynowych zadań.
Filtrowanie treści pomaga ograniczyć te zagrożenia, utrudniając dostęp do takich treści w miejscu pracy oraz demonstrując brak tolerancji firmy dla nieodpowiednich, nielegalnych lub budzących sprzeciw treści w ogóle.
Aby filtrowanie treści było skuteczne, musi być wdrożone we wszystkich kanałach treści. Do najczęstszych kanałów należą:
- Web: Sprawdzanie witryn lub stron internetowych, a także zakładek i innego ruchu sieciowego.
- Poczta elektroniczna: Przesiewanie wiadomości e-mail dla różnych spamu, złośliwego oprogramowania i innych niepożądanych lub złośliwych treści. Zwykle odbywa się to poprzez skanowanie wiersza tematu wiadomości e-mail przekazywanych przez system filtrowania. Po otrzymaniu wiadomości, która spełnia odpowiednie kryteria, zostanie ona umieszczona w folderze wiadomości-śmieci odbiorcy. W niektórych przypadkach zostanie nawet odesłana do nadawcy jako niedostarczona.
- Pliki wykonywalne: Przesiewanie plików wykonywalnych, które mogą instalować złośliwe oprogramowanie bez ostrzeżenia.
Motywem jest często zatrzymanie dostępu do treści, które użytkownik lub administrator może określić jako budzące zastrzeżenia. Niektóre z ograniczeń mogą być stosowane na wszystkich poziomach: rząd krajowy może próbować stosować je w całym kraju, lub dostawca usług internetowych może stosować filtrowanie do swoich klientów, nawet pracodawca do swojego personelu lub szkoła do uczniów. Nie ma żadnych ograniczeń co do zakresu filtrowania poczty elektronicznej, a często może ono być mocnym krokiem w kierunku zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim użytkownikom korzystającym z sieci.