W tegorocznej odsłonie Tech 911 – naszej regularnej kolumny, w której rozwiązujemy najbardziej palące pytania dotyczące technologii (które możesz i powinieneś nam wysłać tutaj)- przyglądamy się klasycznemu problemowi z osobliwym zwrotem akcji: spamowi.
Nikt nie lubi mieć skrzynki odbiorczej pełnej bzdur, a większość usług w dzisiejszych czasach dobrze radzi sobie z odfiltrowywaniem oczywistych wiadomości, z którymi nie powinieneś mieć do czynienia, takich jak te próbujące wyłudzić od Ciebie pieniądze poprzez kuszenie jeszcze większą wypłatą lub te obiecujące zwiększenie rozmiaru Twojej klatki piersiowej i/lub wacka.
Ale co jeśli osobą odpowiedzialną za wysyłanie spamu, który dostajesz, jesteś… ty? Czytelniczka Lifehackera Karen pisze:
Drogi Davidzie:
Otrzymuję nadmiar spamu/śmieci. Większość z nich blokuję. Jednak oszuści znaleźli sposób, aby je wysyłać, używając mojego adresu e-mail jako adresu zwrotnego. Ponieważ nie mogę zablokować własnego adresu e-mail, jak mogę znaleźć prawdziwy adres, z którego są wysyłane, aby je zablokować? Używam programu Outlook do obsługi mojej „służbowej” poczty e-mail.
Jak… zablokować… siebie?
To, co się tutaj dzieje, to fakt, że spamerzy podszywają się pod Twój adres e-mail, próbując ominąć każdy rodzaj ochrony antyspamowej, jaki posiadasz. Niestety, w zależności od tego, jak skonfigurowane są zabezpieczenia antyspamowe w Twojej firmie, jest to całkiem skuteczna sztuczka. Nie podałeś zbyt wielu szczegółów na temat tego, co robisz, ale myślę, że pierwszym, najlepszym krokiem jest podsłuchanie zespołu IT – jeśli go posiadasz – i nakłonienie go do skonfigurowania reguł po stronie serwera, które sprawdzają, czy wiadomość e-mail jest wysyłana spoza Twojej organizacji, ale używa domeny Twojej organizacji jako części (fałszywego) adresu e-mail nadawcy.
Ten proces nie jest tak naprawdę jednym z tych, o których mogę mówić, ponieważ nigdy tego nie robiłem, ale Twój zespół IT powinien być w stanie to skonfigurować. Dodatkowo, ktokolwiek jest odpowiedzialny za infrastrukturę Twojej firmy będzie chciał się upewnić, że skonfigurował SPF, DKIM, i/lub DMARC, które są wszystkimi sposobami, które mogą pomóc w ustaleniu, że e-maile wysyłane z Twojej domeny są autentyczne (a e-maile, które otrzymujesz, które są pozornie z Twojej domeny, ale tak naprawdę nie są, są prawidłowo oznaczone jako spam).
Jeśli posiadasz własną domenę i Twoja firma jest firmą jednej z nich, warto zbadać, jaką dokumentację posiada Twój hosting na temat tych trzech protokołów. Twój host może być w stanie wyjaśnić, jak je skonfigurować w łatwy do zrozumienia sposób, co może dać ci świetne narzędzie w walce z, cóż, twoim własnym spamem.
Bez samego Outlooka, upewnij się, że w pełni wykorzystujesz możliwości tego programu w walce ze spamem. W mojej wersji Outlooka, mogę uzyskać dostęp do filtru wiadomości-śmieci klikając na zakładkę Home i malutki skrót Junk (na prawo od „New Email” i „New Items”).
W rozwijanym menu, które się pojawi, kliknij na Junk Email Options i upewnij się, że jest włączona, przede wszystkim, i ustawiona na poziom, którego wygodnie używasz. Zdecydowanie idź „niski” co najmniej; rozważyć „wysoki”, ale będziesz chciał sprawdzić swój folder Junk Email od czasu do czasu w przypadku coś uzasadnione dostaje złapany w filtrze. Możesz również ustawić go tak, aby tylko adresy e-mail lub domeny na białej liście mogły trafić do skrzynki odbiorczej, ale to prawdopodobnie nie rozwiąże problemu „wysłane od siebie”, ponieważ brzmi to tak, jakbyś niekoniecznie chciał zablokować swój własny adres e-mail.
Gdy o tym myślę, sprawdź folder wysłane, aby upewnić się, że nie wysyłasz tego spamu do, no cóż, siebie. Wątpię, żeby tak było, ale jeśli tak, to jest to zupełnie nowy problem: taki, który wymaga zmiany haseł, wyłączenia dostępu do aplikacji innych firm, które powiązałeś ze swoim kontem e-mail, i tak dalej. (W skrócie, zostałeś jakoś zhakowany, a spamerzy w rzeczywistości wysyłają wiadomości e-mail z twojego adresu.)
Możesz spróbować zainstalować aplikację innej firmy, taką jak Mailwasher, która pomoże ci uporać się z problemami ze spamem. Nie korzystałem z niej osobiście, ale darmowa wersja jest warta zbadania, aby sprawdzić, czy faktycznie pomoże Ci ona ograniczyć liczbę fałszywych wiadomości e-mail.
Jeśli nadal masz problemy, możesz również spróbować utworzyć nowy alias e-mail w swojej firmie. Filtruj wszystkie wiadomości przychodzące ze „starego” adresu e-mail do kosza i używaj tego nowego adresu e-mail tylko wtedy, gdy chcesz wysyłać wiadomości do siebie. Jest to prymitywne obejście, ale proste.
Na koniec, jeśli jesteś zespołem jednego i po prostu używasz możliwości e-mail webhosta do otrzymywania wiadomości dla swojej firmy, możesz rozważyć skontaktowanie się z nimi, aby upewnić się, że włączyłeś wszystkie i wszystkie zabezpieczenia antyspamowe dla swojej domeny. Można również rozważyć skonfigurowanie usługi, takie jak Google G Suite dla domeny. Będzie Cię to kosztować 5 dolarów miesięcznie, ale wbudowane możliwości Google w zakresie walki ze spamem są całkiem pokaźne, a Ty nadal będziesz mógł używać Outlooka do przeglądania swoich e-maili, jeśli chcesz.