Uwaga! Treść w tym poście służy jako ogólna sugestia i przegląd i może nie mieć zastosowania do Twoich konkretnych wymagań.
Może być trudno poruszać się po poziomach i funkcjonalnościach usługi Office 365, ale każda organizacja zamierzająca migrować zawartość do usługi Office 365 powinna poświęcić czas na zrozumienie wszystkich narzędzi, które zapewnia ta platforma.
Zrozumienie różnych poziomów i narzędzi współpracy w usłudze Office 365 jest niezbędne do jak najlepszego wykorzystania danych, wzmocnienia pozycji użytkowników oraz zbudowania systemu przechowywania i udostępniania w chmurze, który robi absolutnie najwięcej dla Twojej organizacji. Mówi się, że wiedza to połowa sukcesu, a Cloud FastPath jest tutaj, aby pomóc!
Jednym z najczęstszych powodów, dla których organizacje wahają się nad serwerami plików, a w szczególności nad dyskami współdzielonymi, jest trudność w określeniu, gdzie najlepiej pasuje zawartość. Wiele osób z działu IT ma podejście „dyski domowe trafiają do OneDrive for Business” i „po prostu przeniosę moje dyski współdzielone do witryn SharePoint Online”. Chociaż może to być właściwe podejście do rozdzielania zawartości między te dwa systemy, możesz chcieć zadać dalsze pytania dotyczące „współdzielonej” zawartości, ponieważ SharePoint Online może oznaczać i robić wiele różnych rzeczy.
Co to jest grupa Office 365? Co to jest Witryna lub Kolekcja Witryn SharePoint Online? Czym różnią się od zespołów?
I tak oto – bez dalszych ceregieli – przedstawiamy krótki przewodnik po architekturze zawartości współdzielonej i strukturach organizacyjnych w usłudze Office 365!
Siedziby SharePoint są prawdopodobnie najbardziej wszechstronną opcją, zwłaszcza w przypadku współpracy nad dużą ilością plików lub katalogów. Witryna zespołu SharePoint funkcjonuje jako węzeł, w którym wielu członków zespołu może uzyskać dostęp do zawartości, organizować zawartość lub współpracować nad zawartością. Komunikacja w ramach witryn zespołowych SharePoint odbywa się poprzez komentowanie dokumentów w czasie rzeczywistym, obok wszystkich innych członków zespołu.
Główną zaletą witryn zespołowych jest to, że są one własnością IT lub szefa działu lub grupy roboczej. Oznacza to, że uprawnienia mogą być ustawiane przez IT lub szefów działów oraz że IT ma kontrolę granularną nad udostępnianiem dla określonych witryn, konfiguracjami dla określonych witryn, a także możliwość ustawiania określonych uprawnień dla określonych witryn, katalogów lub treści.
Odpowiednikiem witryny lub kolekcji witryn na serwerze plików w siedzibie firmy byłby udział departamentu. Nie oznacza to, że cały katalog „HR” powinien być umieszczony w jednej witrynie. To, czy udział departamentalny otrzyma swoją własną witrynę, czy też zostanie podzielony na wiele podwitryn, zależy od ilości złożonych uprawnień, całkowitej ilości zawartości, organizacji grup w obrębie udziału oraz wymagań dotyczących udostępniania na zewnątrz. Na przykład, jedna grupa w dziale HR, taka jak rekruterzy, może wymagać szerokiego udostępniania osobom spoza firmy. W takim przypadku najlepiej byłoby dać temu zespołowi własną witrynę z bardziej swobodnym udostępnianiem zewnętrznym, ale nadal pod kontrolą działu IT i działu kadr jako całości.
Usługi grupowe
W usłudze Office 365 usługi Group Sites stanowią uzupełnienie tradycyjnej grupy e-mail/Outlook. Bezpieczne, ale nieco ograniczone w funkcjonalności, Witryny grupowe pozwalają na solidną i bezpieczną współpracę plików między grupami, których członkostwo i uprawnienia można łatwo dostosować i zarządzać nimi w poszczególnych przypadkach.
Serwisy grupowe są domyślnie tworzone za każdym razem, gdy tworzona jest grupa Office 365, dlatego ważne jest ustanowienie zasad dotyczących tego, kto może tworzyć grupy Office 365. Witryny grupowe zazwyczaj nie powinny zawierać bardzo poufnych lub wrażliwych materiałów, ponieważ zespoły IT i bezpieczeństwa mają nieco mniejszy wgląd i kontrolę nad zawartością w nich zawartą.
Gdzie Witryny grupowe odnoszą sukces, to zdolność członków zespołu w ramach grupy lub działu do stopniowego regulowania dostępu do pliku lub dokumentu, który mogą ostatecznie potrzebować rozpowszechniać do innych działów lub zespołów. Grupy te są płynne i elastyczne, podczas gdy grupy Outlooka są często bardziej trwałe i niosą ze sobą określone uprawnienia. Z kolei Witryny grupowe i dostęp do nich mogą ewoluować w zależności od potrzeb zawartych w nich plików.
Tereny zespołowe
Tereny zespołowe oferują użytkownikom i organizacjom sposób na szybką i efektywną komunikację i współpracę, podobnie jak w przypadku aplikacji takich jak Slack. Zapewniając członkom zespołu sposób na łatwe udostępnianie plików, folderów i innych istotnych elementów, nad którymi chcą współpracować, Witryny zespołowe służą jako prosta i skuteczna metoda komunikacji, jeśli chodzi o pracę nad konkretnymi projektami angażującymi wiele osób.
Jako przestrzeń robocza oparta na czacie, Witryny zespołowe firmy Microsoft zapewniają, że członkowie zespołu nigdy nie muszą się martwić, że ominie ich ważna rozmowa. Czaty mogą być prywatne lub zbudowane wokół grup zapewniających, że każdy indywidualny użytkownik ma możliwość wątkowania rozmów w taki sposób, który gwarantuje, że żaden członek zespołu nie przegapi ważnej aktualizacji, a żadne poufne informacje nie zostaną udostępnione osobom, które nie powinny mieć do nich dostępu.
Każdy zespół jest dostarczany wraz z własną witryną SharePoint. Zawartość, która najlepiej pasuje do tego miejsca, musi być niezwykle istotna dla projektu lub zespołu, dla którego witryna zespołu jest przeznaczona. Ponadto, wiele treści jest nowych i często aktualizowanych, więc filtrowanie na podstawie metadanych, takich jak data ostatniej modyfikacji podczas przenoszenia treści do witryn zespołu jest dobrym podejściem. Czasami najlepszym rozwiązaniem może być migracja zawartości przez użytkowników końcowych do witryn zespołów.
Zespoły, grupy i kolekcje witryn przesuwają zawartość w dół lejka
Zaletami każdego z tych narzędzi są nie tylko ich unikalne mocne strony i funkcje, ale także to, w jaki sposób współpracują one ze sobą, aby pomóc organizacji wspierać jej możliwości współpracy. Jak wszystko, co dynamiczne, pliki, dane, dokumenty i projekty przechodzą przez metaforyczny cykl życia, a relacje pomiędzy Zespołami, Witrynami Grupowymi i Witrynami SharePointa działają w celu zapewnienia sukcesu tego cyklu. Weźmy na przykład zespół marketingowy, któremu powierzono zadanie stworzenia dokumentu komunikacji wewnętrznej (ten przykład sprawdza się w przypadku większości działów w organizacji).
Na początku będą chcieli przeprowadzić burzę mózgów na temat tego, co chcą powiedzieć, jak chcą ująć dokument w ramy, jak powinien być ułożony na podstawowym poziomie strukturalnym. Mogą to zrobić za pośrednictwem Teams: bezpiecznego i natychmiastowego mechanizmu czatu.
Gdy dokument jest już opracowany, Group Sites pozwala twórcom rozpocząć formalny proces zatwierdzania i zarządzać tym, kto może zobaczyć dokument i wysłać go bezpiecznie, zapewniając, że uprawnienia są wzmocnione, a odbiorcy odpowiednio zarządzają plikiem lub dokumentem. Ci odbiorcy mogą następnie edytować dokument i udostępniać te edycje wśród członków zespołu marketingowego i menedżerów szybko i bezpiecznie.
Gdy wszystko to jest zrobione, dokument może być bezpiecznie przechowywany do długoterminowego odniesienia i udostępniania w witrynie SharePoint. Jest to wszechstronne i bezpieczne, i pozwala działowi zamkniętą, specyficzną przestrzeń do dzielenia się swoją pracą z większą publicznością.
Dane są dynamiczne i stale ewoluujące; pliki i projekty są dynamiczne i stale ewoluujące. Te elementy przechodzą przez wiele etapów i posiadanie wielu miejsc i narzędzi, które są formowane do tych etapów ma sens. Jest to korzystne dla użytkowników indywidualnie; jest to korzystne dla zespołów, których są częścią; jest to korzystne dla organizacji, których są częścią. Te różne funkcjonalności służą różnym potrzebom, a usługa Office 365 rozumie, jak te potrzeby współdziałają ze sobą. Dlatego właśnie Office 365 jest jedną z najbardziej elastycznych i potężnych dostępnych platform współpracy w chmurze.
Migracja do Office 365 firmy Microsoft może radykalnie poprawić sposób, w jaki Twoi użytkownicy wchodzą w interakcje z treściami. Podczas przechodzenia do Office 365 poprzez przenoszenie dużych ilości współdzielonych treści do platformy, każdy poziom funkcjonalności SharePoint musi być uwzględniony w strategii i planie migracji.
Jeśli chodzi o migrację i współpracę w chmurze, stare porzekadło jest prawdziwe: wiedza to potęga. A posiadając solidną wiedzę na temat wielu poziomów funkcjonalności w usłudze Office 365, Twoja organizacja może wykorzystać platformę do rozwoju każdego aspektu sposobu współpracy.