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Antes do boom tecnológico, só havia uma maneira de atender o telefone do escritório – alguém tinha que pegá-lo fisicamente. Hoje em dia você tem muitas opções.

Com árvores de telefones, sistemas telefônicos automatizados e auto-atendimento, você não precisa mais de uma pessoa de verdade no seu telefone. Ou precisa?

Na era da tecnologia, a interação humana é mais valiosa do que nunca. Mas isso não significa que a tecnologia não ajude. Se você não quer, ou não pode pagar, uma recepcionista interna, você tem duas opções principais – um sistema telefônico automatizado ou uma recepcionista virtual habilitada para a tecnologia. O que funciona melhor? A tecnologia ou o ser humano? Descobrimos que muitas vezes é o casamento da tecnologia e do elemento humano que causa o maior impacto.

Sistema de atendimento telefónico automatizado.

Um serviço de atendimento automático ou sistema de atendimento de voz interactivo é um sistema telefónico que interage com as pessoas que telefonam sem um humano real na linha. Toda a chamada telefônica, ou parte em árvore da chamada telefônica, é feita através de interações com uma máquina predefinida.

Estes sistemas variam, dependendo do que você está procurando, mas eles têm alguns temas gerais em comum. Eles normalmente respondem as chamadas recebidas e reproduzem uma mensagem, depois pedem aos que telefonam para falar em resposta a uma pergunta ou pressionam um botão. Então, dependendo do sistema, das opções e da entrada do chamador, o sistema telefónico automático pode reproduzir alguma informação pré-gravada, encaminhar o chamador mais abaixo na árvore do telefone, ou ligá-lo a um humano.

Forças do sistema telefónico automatizado:

• Affordable
• Fácil de usar
• Personalizável

Fracos do sistema telefónico automatizado:

• A falta de interacção humana tem um impacto negativo no serviço ao cliente
• Ineficiência nos sistemas automatizados pode frustrar ou confundir os interlocutores
• Sem supervisão regular, existe o risco de avarias não descobertas

Automação é o futuro, certo? Embora a automatização pareça sempre uma grande ideia, um sistema telefónico automático corre o risco de o alienar dos seus clientes ou de um potencial novo cliente, ao colocar uma parede mecânica entre eles e você. Pode poupar-lhe dinheiro, mas também corre o risco de lhe custar clientes e tempo inestimáveis.

Serviço de recepcionista virtual com tecnologia de ponta.

Um serviço de recepcionista virtual é uma recepcionista real, ao vivo, que atende o telefone do seu negócio e é uma parte chave da equipa e do kit de ferramentas técnicas do seu negócio – mas em vez de trabalhar fora do seu escritório, eles trabalham fora do seu próprio escritório. Na Ruby, eles estão localizados em Portland, Oregon.

Diferentes serviços de recepcionista virtual oferecem diferentes conjuntos de recursos.

As recepcionistas Ruby oferecem uma suíte completa de serviços telefônicos, incluindo atendimento de chamadas 100% ao vivo, recepcionistas que falam espanhol, recepção de mensagens e caixas de correio de voz, transferência de chamadas, entradas, tratamento sofisticado de chamadas, o aplicativo móvel Ruby rico em recursos e chamadas de saída – para citar alguns. Enquanto as chamadas são atendidas por uma pessoa real, a tecnologia proprietária da Ruby fornece à recepcionista (e a si!) as ferramentas necessárias para proporcionar ao interlocutor a melhor experiência possível. A maior vantagem da tecnologia da Ruby? As pessoas que telefonam nem sabem que a recepcionista não trabalha no seu escritório!

A maior diferença entre um serviço automatizado e um serviço de recepcionista virtual é a forma como a tecnologia é utilizada. Com um serviço automatizado, você está basicamente recebendo um robô. Um serviço de recepcionista virtual, por outro lado, é habilitado para a tecnologia, mas ainda é uma pessoa real. Você obtém todos os benefícios da tecnologia sofisticada, e seus clientes podem falar com uma pessoa real e viva. Uma voz amigável do outro lado da linha causa uma grande impressão que o ajudará a ganhar negócios.

Forças de recepção virtual:

• Sofisticados serviços de recepção virtual permitem um alto nível de personalização
• Recepcionistas fornecem aos interlocutores fantásticas primeiras impressões

Fraquezas de recepção virtual:

• Mais caro que um sistema de automação
• Limitado às informações que você fornece às recepcionistas
• Serviços não são 24/7 como um sistema automatizado poderia ser

Descubra tudo o que há para saber sobre um serviço de recepcionistas virtuais!

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O que é certo para si?

Tamanho do negócio, preferências, volume de chamadas, indústria. Todos estes factores desempenham um papel importante na escolha do serviço certo para as suas necessidades comerciais únicas. Se o atendimento ao cliente é importante para você, recomendamos sempre fornecer aos chamadores o acesso a uma pessoa real em vez de um robô (de fato, temos uma calculadora que destacará o ROI dos recepcionistas reais que atendem o seu telefone). Ela diz aos seus clientes que eles são importantes para você. É uma pequena coisa que o seu negócio pode fazer para causar uma grande impressão que transforma as pessoas que telefonam em clientes fiéis.