Free Press

Utilizați descrierile posturilor de membru al consiliului de administrație pentru a clarifica rolurile și așteptările

Prima întrebare pe care o punem de obicei la sesiunile noastre de instruire și la atelierele de lucru privind rolurile și responsabilitățile consiliului de administrație este: Aveți o descriere a postului de membru al consiliului de administrație? De cele mai multe ori, răspunsul este un „nu” răsunător.”

Când ne încheiem sesiunile, le spunem participanților că, dacă nu fac nimic altceva când pleacă de la noi, sperăm să se întoarcă și să creeze descrieri ale posturilor – nu numai pentru membrii consiliului, ci și pentru ofițeri și comitete. Făcând acest lucru, membrii consiliului de administrație își pot înțelege responsabilitățile legale, fiduciare și etice, precum și angajamentul lor în ceea ce privește timpul, comoara și talentul.

De ce să vă deranjați să creați o descriere a postului de membru al consiliului de administrație?

De ce considerăm că descrierea postului de membru al consiliului de administrație este atât de importantă pentru crearea unui consiliu de înaltă performanță? Sincer să fiu, fără ea nu există:

• Nu există claritate în ceea ce privește așteptările pe care organizația le are de la membrii consiliului
• Nici o bază pentru responsabilitate atunci când un membru al consiliului nu se comportă conform așteptărilor
• Nici o distincție și limite între rolul membrilor consiliului și cele ale directorului executiv și ale personalului

Această lipsă de claritate și responsabilitate poate crea confuzie și poate irosi timpul și energia consiliului și a organizației.

Care este rețeta nu atât de secretă?

Potrivit BoardSource, un consiliu de administrație are patru responsabilități principale:

• Misiune: creați o declarație de misiune clară și succintă care să exprime valorile fundamentale ale organizației și rațiunea de a fi a acesteia și revizuiți această misiune în mod regulat, revizuind-o dacă este necesar
• Supraveghere: stabiliți controale și echilibre adecvate pentru a vă asigura că organizația este bine gestionată și că misiunea sa este îndeplinită
• Dezvoltarea resurselor: să se asigure că organizația dispune de resursele financiare și umane de care are nevoie pentru a-și îndeplini misiunea
• Sensibilizare: stabilirea de legături cu comunitatea externă pentru a promova misiunea, valorile și programele organizației (de exemplu, prin recrutarea de noi membri ai consiliului, voluntari și donatori, prin extinderea rețelei de susținători ai organizației)

Fiecare membru joacă un rol esențial în contribuția la responsabilitățile generale ale consiliului descrise mai sus. O descriere eficientă a postului de membru al consiliului de administrație va sublinia în mod specific obligațiile pe care fiecare membru trebuie să le îndeplinească în ceea ce privește aceste patru domenii ale guvernanței consiliului.

Ce responsabilități de strângere de fonduri ar trebui să fie incluse?

De exemplu, ce responsabilități în ceea ce privește strângerea de fonduri ar trebui să fie incluse într-o descriere a postului? Sugerăm următoarele.

În calitate de consiliu, asigurați supravegherea fiduciară a eforturilor de strângere de fonduri:

• Asigurați-vă că există un plan anual de strângere de fonduri.
• Monitorizați rezultatele planului.

În calitate de membru individual al consiliului de administrație, ajutați la eforturile de strângere de fonduri ale organizației:

• Identificați și cultivați relațiile cu potențialii donatori.
• Susțineți programul de donații anuale al organizației prin donații cât mai generoase posibil.
• Asistați la evenimente de strângere de fonduri.

Articularea clară a așteptărilor de strângere de fonduri este deosebit de importantă. Mulți membri ai consiliului de administrație se alătură unui consiliu, fără să știe că au responsabilitatea atât de a face o donație personală organizației, cât și de a ajuta la strângerea de fonduri în numele organizației. O descriere clară a postului nu lasă nicio ambiguitate cu privire la ceea ce se așteaptă de la un membru al consiliului, în cazul în care acesta decide să facă parte din consiliu.

Punerea în valoare

Potențialii membri ai consiliului ar trebui să analizeze cu atenție descrierea postului înainte de a accepta să se alăture consiliului. Aceasta este un instrument esențial în procesul de recrutare, deoarece articulează în mod clar ceea ce se așteaptă de la toți membrii consiliului de administrație din cadrul organizației. Nu ar trebui să existe surprize odată ce candidatul devine membru al consiliului de administrație. Prea des auzim membri ai consiliului de administrație spunând „nimeni nu mi-a spus că va trebui să fac o donație” sau „nimeni nu mi-a spus că va trebui să fac parte dintr-un comitet” sau „nu am știut că trebuie să particip la toate ședințele consiliului”. Momentul în care trebuie să clarificați aceste așteptări este în timpul procesului de recrutare, ceea ce permite unui potențial membru al consiliului să ia o decizie în cunoștință de cauză cu privire la angajamentul față de consiliul dumneavoastră.

Odată ce persoana a acceptat rolul, noul membru al consiliului ar trebui să vadă descrierea postului la orientarea noilor membri ai consiliului. Acesta este momentul de a aprofunda așteptările membrilor consiliului și de a permite noilor membri ai consiliului să pună întrebări și să înțeleagă pe deplin domeniul de aplicare a ceea ce se așteaptă de la ei.

Este ideal să se reediteze anual o copie a descrierii postului la prima ședință a consiliului de administrație din an pentru a le reaminti tuturor rolurile și responsabilitățile lor. Unele organizații aleg ca membrii consiliului de administrație să semneze documentul pentru a confirma că acesta a fost citit și acceptat.

Descrierea postului ar trebui, de asemenea, să fie inclusă într-un manual al membrilor consiliului sau în materialele de referință, fie că este vorba de un caiet fizic sau de un fișier digital.

În cazul în care un membru al consiliului de administrație nu îndeplinește așteptările articulate, președintele consiliului de administrație poate folosi descrierea postului ca un memento. Aceasta poate funcționa ca un punct de pornire pentru o discuție, reafirmând așteptările și permițând ambelor părți să determine dacă membrul consiliului este dispus sau capabil să îndeplinească așteptările postului și să continue să facă parte din consiliu.

Gânduri finale

Din punct de vedere profesional, niciunul dintre noi nu ar angaja pe cineva fără a preciza clar ce se așteaptă. Același lucru ar trebui să fie valabil și atunci când recrutăm și selectăm membrii consiliului de administrație pentru o organizație non-profit. Descrierea postului de membru al consiliului de administrație este primul și cel mai important pas pentru a se asigura că o organizație are un consiliu de administrație performant – un consiliu de administrație ai cărui membri știu ce se așteaptă de la ei și care lucrează pentru a sprijini organizația și misiunea acesteia.

Pentru mai multe informații de la Amy Cahners și Susan Donahue, vizitați Cahners and Donahue Associates.