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AGGIORNATO 11/10/20 10:10am PT:

Nell’ottobre del 2019, la scadenza per completare la formazione sulla conformità alle molestie sessuali per le imprese in California (con cinque o più dipendenti) è stata prorogata al 2020. Ora, il tempo è scaduto.

Tutte le imprese californiane devono essere in conformità con la legge “Clean-Up” della California per la formazione sulla prevenzione delle molestie sessuali quando l’orologio batte la mezzanotte di Capodanno. Dal 1 gennaio 2021, il vostro studio deve essere in conformità.

Vi diremo cosa dovete sapere per rimanere in cima ai requisiti di formazione sulle molestie sessuali della California.

Che cos’è questo?

Il Senato Bill 778 (chiamato anche il “Clean-Up” Bill) è una legge che fornisce una guida aggiornata per quanto riguarda i requisiti di formazione sulla prevenzione delle molestie sessuali in California e serve come emendamento al SB 1343. La nuova legge ha esteso la scadenza per la formazione di conformità della forza lavoro dal 1/1/2020 al 1/1/2021. SB 778 ha anche chiarito diverse ambiguità in SB 1343.

Ecco cosa dovete sapere per garantire che il vostro studio rimanga conforme.

Chi deve essere formato?

Se avete cinque o più dipendenti, dovete fornire loro una formazione sulla prevenzione delle molestie sessuali entro il 1 gennaio 2021. Ci sono diversi requisiti di formazione per diversi gruppi di dipendenti:

• Dipendenti supervisori
• Dipendenti non supervisori
• Dipendenti temporanei
• Dipendenti temporanei di un’agenzia di lavoro temporaneo

Supervisori. A causa del loro ruolo, gli impiegati supervisori hanno bisogno di più formazione. Ogni dipendente che supervisiona un altro deve completare un minimo di due ore di formazione ed educazione alla prevenzione delle molestie sessuali. Il Clean-Up Bill ha fornito chiarimenti sui dipendenti promossi a un ruolo di supervisione. Essi devono completare due ore di formazione entro sei mesi dalla loro promozione a tale ruolo.

I dipendenti non supervisori. Richiedono un’ora di formazione ed educazione relativa alla prevenzione delle molestie sessuali.

Impiegati temporanei (definiti come chiunque sia stato assunto per lavorare per meno di sei mesi). I datori di lavoro devono fornire un’ora di formazione ed educazione alla prevenzione delle molestie sessuali della California a questi dipendenti entro 30 giorni dalla loro data di assunzione o entro le loro prime 100 ore di lavoro.

Impiegati temporanei di un’agenzia. L’agenzia di collocamento è responsabile di fornire la loro formazione. Tu sei fuori dai guai.

Vale la pena sottolineare che i requisiti di formazione di una e due ore sono i requisiti minimi creati dalla legge; “e non dovrebbe scoraggiare o sollevare qualsiasi datore di lavoro dal fornire una formazione più lunga, più frequente, o più elaborata e l’istruzione per quanto riguarda le molestie sul posto di lavoro o altre forme di discriminazione illegale al fine di soddisfare i suoi obblighi di prendere tutte le misure ragionevoli necessarie per prevenire e correggere le molestie e la discriminazione.”

Come fornire la formazione per la prevenzione delle molestie sessuali

Mentre non c’è flessibilità nel requisito di formazione, avete opzioni per come fornire la formazione. La formazione può essere condotta in un’impostazione tradizionale in classe, attraverso l’e-learning o anche un webinar. Il California Department of Fair Employment and Housing (DFEH) offre corsi di formazione gratuiti tramite il suo sito web che soddisfano i requisiti di legge.

È possibile programmare la formazione per i dipendenti come gruppo o individualmente.

La formazione può essere completata tutta in una volta o spezzata in segmenti più brevi. Per esempio, puoi spezzare la formazione in segmenti di 30 minuti.

Tutta la formazione deve essere fornita durante le ore di lavoro pagate. Non puoi usare il tempo personale di un dipendente – incluso il tempo di pausa – per questa formazione. I datori di lavoro sono anche responsabili per tutte le spese che possono derivare dall’addestramento.

Addestramento di aggiornamento

Non avrai pensato di doverlo fare solo una volta, vero? L’addestramento di aggiornamento sarà richiesto a tutti i dipendenti.

SB 778 ha chiarito alcuni dei requisiti della legge originale. Quando SB 1343 è stato rilasciato, i supervisori che sono stati formati nel 2018 avrebbero dovuto essere riqualificati sulla prevenzione delle molestie sessuali nel 2019 per essere in conformità con la scadenza del 1/1/2020. La nuova legge e la nuova scadenza permettono ai supervisori che sono stati formati nel 2018 di non dover essere riqualificati fino al 2020 per essere in regola. I dipendenti non supervisori che hanno ricevuto la formazione nel 2019 non hanno bisogno di essere riqualificati fino al 2021.

La formazione di aggiornamento è richiesta una volta ogni due anni per i dipendenti successivi.

Requisiti di documentazione del datore di lavoro

Oltre alla formazione, i datori di lavoro della California devono anche avere una politica scritta di prevenzione di molestie, discriminazione e ritorsione e fornirne una copia a ciascun dipendente. Questo può essere facilmente realizzato aggiornando e distribuendo il manuale del dipendente.

Leggi le migliori pratiche per la revisione del manuale del dipendente per assicurarti di farlo bene.

I datori di lavoro devono anche affiggere tutti gli avvisi richiesti dal DFEH. Infine, dovrete fornire a ciascuno dei vostri dipendenti, al momento dell’assunzione, un foglio informativo sulle molestie sessuali.

Requisiti di registrazione della formazione sulle molestie sessuali

Accanto alla formazione, dovete conservare la documentazione della formazione fornita ai vostri dipendenti. Ecco una lista di tutto ciò di cui avrete bisogno per dimostrare la conformità ai requisiti di formazione per la prevenzione delle molestie sessuali in California:

• Nomi dei dipendenti formati
• La data in cui il dipendente ha ricevuto la formazione
• Il foglio di firmaUna copia di tutti i certificati di partecipazione o di completamento rilasciati
• Il tipo di formazione condotta
• Una copia di tutti i materiali scritti o registrati che comprendono la formazione
• E il nome di chi ha condotto la formazione

Devi conservare questi documenti per un minimo di due anni dalla data della formazione.

Non rimandare: Inizia il tuo piano per conformarti alla legge oggi

Gestire tutto questo e gestire la tua pratica è molto. Tuttavia, è obbligatorio e non terribilmente complicato. Ecco la linea di fondo di ciò che dovete fare per essere in conformità con la nuova legge:

1. Prevedete la formazione per tutti i dipendenti.
2. Aggiornate il vostro manuale per i dipendenti e tutte le politiche e procedure pertinenti per includere una politica scritta di prevenzione delle molestie, della discriminazione e delle ritorsioni che rifletta la legge attuale.
3. Affiggere tutti gli avvisi richiesti dal DFEH.
4. Mantenere registrazioni accurate di tutte le iterazioni di formazione.

Se non avete ancora completato la formazione dei vostri dipendenti, avete ancora molto tempo. Fate un bel respiro, poi iniziate a soddisfare i requisiti per la formazione sulla prevenzione delle molestie sessuali in California. Dopo tutto, avete un anno in più. Smettete di procrastinare e iniziate oggi stesso.

Sapevate che noi di HR for Health monitoriamo tutte le leggi e i regolamenti specifici che riguardano la vostra pratica? Se avete domande sui problemi di conformità, contattateci. Programmate una telefonata, chiamate (877) 779-4747, o inviate un’email a [email protected] ora per saperne di più.