Note! Indholdet i dette indlæg tjener som et generelt forslag og overblik og gælder muligvis ikke for dine specifikke krav.
Det kan være svært at navigere i niveauerne og funktionaliteterne i Office 365, men enhver organisation, der ønsker at migrere indhold til Office 365, bør tage sig tid til at forstå alle de værktøjer, som platformen tilbyder.
Forståelse af de forskellige niveauer og værktøjer til samarbejde i Office 365 er afgørende for at få mest muligt ud af dine data, give dine brugere mulighed for at bruge dem og opbygge et lager- og delingssystem i skyen, der gør det absolut bedste for din organisation. Man siger, at viden er halvdelen af slaget, og Cloud FastPath er her for at hjælpe!
En af de mest almindelige grunde til, at organisationer tøver med filservere og især delte drev, er, at det er svært at afgøre, hvor indholdet bedst hører hjemme. Mange i it-afdelingen har den tilgang, at “hjemmedrev går til OneDrive for Business” og “jeg flytter bare mine delte drev til SharePoint Online sites”. Selv om det kan være den rigtige tilgang til at adskille indhold mellem disse to systemer, bør du måske stille yderligere spørgsmål omkring det “delte” indhold, da SharePoint Online kan betyde og gøre en række forskellige ting.
Hvad er en Office 365-gruppe? Hvad er et SharePoint Online-websted eller en webstedsamling? Hvordan adskiller de sig fra Teams?
Og så – uden videre – er her en hurtig guide til arkitektur og organisationsstrukturer for delt indhold i Office 365!
SharePoint Sites er sandsynligvis den mest alsidige mulighed, især til samarbejde om store mængder filer eller mapper. Et SharePoint Team Site fungerer som et knudepunkt, hvor mange teammedlemmer kan få adgang til indhold, organisere indhold eller samarbejde om indhold. Kommunikationen i SharePoint Team Sites foregår ved at kommentere dokumenter i realtid sammen med alle andre teammedlemmer.
Den store fordel ved team sites er, at de ejes af IT eller lederen af en afdeling eller arbejdsgruppe. Det betyder, at tilladelser kan indstilles af IT eller afdelingsledere, og at IT har granulær kontrol over deling for specifikke sites, konfigurationer for specifikke sites samt mulighed for at indstille specifikke tilladelser for bestemte sites, mapper eller indhold.
Det tilsvarende til et site eller en site collection på en on-premises filserver ville være en afdelings share. Det betyder ikke, at en hel “HR”-mappe skal placeres i et enkelt sted. Om en afdelingsdeling får sit eget sted eller bliver delt op i mange understeder afhænger af mængden af komplekse tilladelser, den samlede mængde indhold, gruppeorganisationen inden for delingen og kravene til ekstern deling. F.eks. kan en gruppe i en HR-afdeling, f.eks. rekrutteringsfolkene, kræve, at de deler meget med folk uden for virksomheden. I dette tilfælde kan det være bedst at give denne gruppe deres eget websted med mere afslappet ekstern deling, men stadig under kontrol af IT og HR-afdelingen som helhed.
Gruppesteder
I Office 365 supplerer gruppesteder en traditionel e-mail-/Outlook-gruppe. Group Sites er sikre, men har en lidt begrænset funktionalitet, og de giver mulighed for et solidt og sikkert filsamarbejde mellem grupper, hvis medlemskab og tilladelser nemt kan justeres og administreres fra sag til sag.
Group Sites oprettes som standard, når der oprettes en Office 365-gruppe, så det er vigtigt at fastlægge politikker for, hvem der kan oprette Office 365-grupper. Group Sites bør typisk ikke rumme meget fortroligt eller følsomt materiale, da it- og sikkerhedsteams har lidt mindre indsigt og kontrol over indholdet i dem.
Der, hvor Group Sites har succes, er i muligheden for teammedlemmer i en gruppe eller afdeling for gradvist at regulere adgangen til en fil eller et dokument, som de måske på et tidspunkt skal distribuere til andre afdelinger eller teams. Disse grupper er flydende og fleksible, hvorimod Outlook-grupper ofte er mere permanente og har bestemte tilladelser med sig. Derimod kan gruppesites og adgangen til dem udvikle sig efter behovene for de filer, der er indeholdt i dem.
Team Sites
Team Sites tilbyder brugere og organisationer en måde at kommunikere og samarbejde hurtigt og effektivt på, på samme måde som de kan bruge et program som Slack. Team Sites giver teammedlemmerne mulighed for nemt at dele filer, mapper og andre vigtige elementer, som de ønsker at samarbejde om, og fungerer som en enkel og effektiv kommunikationsmetode, når der skal arbejdes på specifikke projekter, der involverer flere personer.
Som et chatbaseret arbejdsområde sikrer Microsofts Team Sites, at teammedlemmerne aldrig behøver at bekymre sig om at gå glip af en vigtig samtale. Chats kan være private eller opbygget omkring grupper, der sikrer, at hver enkelt bruger har mulighed for at tråde samtaler på en sådan måde, at ingen teammedlemmer går glip af en vigtig opdatering, og at ingen følsomme oplysninger deles med dem, der ikke skal have adgang til dem.
Hvert team er forsynet ved siden af sit eget SharePoint Site. Det indhold, der bedst hører hjemme her, skal være yderst relevant for det projekt eller team, som teamwebstedet er for. Desuden er meget af indholdet nyt og opdateres ofte, så det er en god fremgangsmåde at filtrere på metadata som f.eks. datoen for sidste ændring, når indhold flyttes til teamwebsteder. Nogle gange kan det være bedst at lade slutbrugerne migrere indhold efter eget valg til team sites.
Teams, grupper og sitesamlinger flytter indhold ned ad en tragt
Fordelene ved hvert af disse værktøjer er ikke kun deres unikke styrker og funktionaliteter, men også hvordan de arbejder i fællesskab for at hjælpe en organisation med at understøtte deres samarbejdsmuligheder. Ligesom alt andet dynamisk gennemgår filer, data, dokumenter og projekter en metaforisk livscyklus, og forholdet mellem Teams, Group Sites og SharePoint Sites arbejder for at sikre denne cyklus’ succes. Tag f.eks. et marketingteam, der har til opgave at oprette et internt kommunikationsdokument (når det er sagt, fungerer dette eksempel for de fleste afdelinger i en organisation).
I første omgang vil de gerne brainstorme om, hvad de ønsker at sige, hvordan de ønsker at indramme dokumentet, hvordan det skal udformes på et grundlæggende strukturelt niveau. Det kan de gøre via Teams: en sikker og øjeblikkelig chatmekanisme.
Når dokumentet er udarbejdet, giver Group Sites skaberne mulighed for at starte en formel godkendelsesproces og administrere, hvem der kan se dokumentet, og sende det sikkert, så det sikres, at tilladelserne styrkes, og modtagerne administrerer filen eller dokumentet på passende vis. Disse modtagere kan derefter redigere dokumentet og dele disse redigeringer blandt marketingteammedlemmer og ledere hurtigt og sikkert.
Når alt dette er gjort, kan dokumentet opbevares sikkert med henblik på langsigtet reference og deling i et SharePoint Site. Det er alsidigt og sikkert, og det giver en afdeling et lukket, specifikt rum til at dele deres arbejde med et større publikum.
Data er dynamiske og i konstant udvikling; filer og projekter er dynamiske og i konstant udvikling. Disse elementer gennemgår flere faser, og det giver mening at have flere steder og værktøjer, der er tilpasset disse faser. Det er til gavn for de enkelte brugere, det er til gavn for de teams, som de er en del af, og det er til gavn for de organisationer, som de er en del af. Disse forskellige funktionaliteter tjener forskellige behov, og Office 365 forstår, hvordan disse behov arbejder sammen. Derfor er Office 365 en af de mest fleksible og effektive cloud-samarbejdsplatforme, der findes.
Migration til Microsofts Office 365 kan drastisk forbedre den måde, som dine brugere interagerer med deres indhold på. Når du foretager overgangen til Office 365 ved at flytte store mængder delt indhold til platformen, skal hvert niveau af SharePoint-funktionalitet overvejes i migreringsstrategien og -planen.
Når det drejer sig om migration og cloud-samarbejde, er det gamle ordsprog sandt: viden er magt. Og med en solid forståelse af de mange niveauer af funktionalitet i Office 365 kan din organisation bruge platformen til at udvikle hver eneste facet af den måde, du samarbejder på.