Viele Menschen loben Google Text & Tabellen für seine Vielseitigkeit und die unschätzbare Möglichkeit, ein Dokument für bestimmte Personen freizugeben, aber diese Freigabeoptionen und die Art und Weise, wie sie verwendet werden, können die Tür für einige große Verletzungen der Privatsphäre öffnen. Es ist manchmal erschreckend schwierig, das Internet beruflich zu nutzen und sich nicht auf die Dienste von Google zu verlassen, aber es gibt Möglichkeiten, diese Tools zu nutzen und gleichzeitig persönliche Daten zu schützen.
Google’s Funktionspaket ist für fast jeden nützlich, der Zugang zum Internet hat. Das Unternehmen unterstützt eine Fülle kostenloser Programme für alle Arbeitsbereiche, wie Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps und natürlich Google Docs. Alle diese Tools bieten beeindruckende Optionen für die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit an Projekten, und einige machen sogar Spaß.
Leider birgt die Nutzung dieser Freigabeoptionen auch die größten Risiken. In Google Text & Tabellen besteht die einfachste Methode zur Freigabe von Links darin, die Linkfreigabe zu aktivieren, um eine eindeutige URL für das Dokument zu erstellen und diesen Link an einen Kollegen zu senden. Das direkte Senden eines Links von Person zu Person ist zwar relativ sicher, aber wenn das Dokument Links zu anderen Websites enthält, wird beim Anklicken dieser Links die vorherige URL (diejenige, die privat erstellt wurde, um das Dokument selbst freizugeben) an das Verzeichnis der neuen Website gesendet. Es handelt sich dabei nicht um eine an sich ruchlose Praxis – es ist nur ein wenig bekannter Teil der Funktionsweise des Internets.
Wie man die Privatsphäre beim Versenden von Google-Dokumenten wahrt
Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, ein Google-Dokument sicher freizugeben, ist die Freigabe für bestimmte Personen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu erreichen. Am schnellsten geht es, wenn Sie die Linkfreigabe ausgeschaltet lassen und stattdessen „Bestimmte Personen“ in den Linkfreigabeoptionen auswählen. Dies erfordert, dass sich die andere Partei bei einem Google-Konto anmeldet, aber wenn es darum geht, sensible Informationen in einem Dokument zu versenden, lohnt sich dieser zusätzliche Schritt wahrscheinlich. Wenn die Datei Links enthält und der Nutzer darauf klickt, teilt die URL anderen Websites mit, wo sich der Nutzer befand, als er auf den Link klickte. Allerdings können diese Websites das Dokument selbst nicht lesen, da die Optionen für die Linkfreigabe so eingestellt sind, dass nur die ausgewählten Personen darauf zugreifen können.
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Google Groups. Auch hier müssen sich alle Beteiligten mit einem Google-Konto anmelden, aber im Gegenzug wird eine Liste von Personen erstellt, für die alles exklusiv freigegeben werden kann. Dies ist eine gute Option, wenn die Arbeit den häufigen Austausch von Dokumenten mit einer großen Gruppe von Personen erfordert. Jede Gruppe hat ihre eigene „@googlegroups“-E-Mail-Adresse. Anstatt die E-Mail-Adresse einer bestimmten Person einzugeben, wenn Sie auswählen, wo ein Dokument freigegeben werden soll, verwenden Sie einfach die Gruppen-E-Mail-Adresse. Es ist ratsam, die Mitglieder der Gruppe im Auge zu behalten, um zu wissen, wer Zugriff auf die freigegebenen Dateien hat, und es ist einfach, Personen zu entfernen, die nicht mehr am Projekt beteiligt sind.
Wie bei der Online-Kommunikation üblich, ist es wichtig, bei der Freigabe von Informationen auf die Datenschutzeinstellungen zu achten. Bei intelligenter Nutzung der Linkfreigabe kann Google Text & Tabellen sowohl sicher als auch geschützt sein.
