A. Propósito
(1) Esta política se aplica retroactivamente a las solicitudes presentadas a partir del 1 de enero de 2008. La Universidad de Oregón (Universidad) se compromete a proteger la seguridad, la protección y la salud del profesorado, el personal, los estudiantes y otras personas, así como a salvaguardar los activos y los recursos de la Universidad. Para cumplir con estos objetivos, la Junta de Fideicomisarios (Junta) delega en el Presidente que elija llevar a cabo la comprobación de los antecedentes penales la responsabilidad de adoptar las normas que rigen la realización de la comprobación de los antecedentes penales.
(2) Cualquier política adoptada en virtud de la subsección (1) debe ser coherente con la Política 580.023, las leyes estatales de Oregón aplicables y la legislación federal.
B. Definiciones
(1) «Comprobación de los antecedentes penales» significa una comprobación de los antecedentes penales basada en las huellas dactilares.
(2) «Condena» significa que un tribunal de justicia ha dictado una sentencia definitiva sobre un veredicto o una declaración de culpabilidad, una declaración de culpabilidad, una declaración de nolo contendere (no impugnación) o cualquier determinación de culpabilidad.
(3) «Comprobación de los antecedentes penales basada en las huellas dactilares» significa una comprobación de los antecedentes penales que utiliza las huellas dactilares de un individuo. La comprobación de los antecedentes penales basada en las huellas dactilares sólo puede solicitarse a la Policía Estatal de Oregón para fines no relacionados con la justicia penal. Si es necesaria una comprobación de los antecedentes penales de un individuo sujeto en todo el país, la Universidad puede solicitar que la Policía Estatal de Oregón lleve a cabo la comprobación, incluida la identificación de las huellas dactilares, a través de la Oficina Federal de Investigación.
(4) «Universidad» significa la Universidad de Oregón.
(5) «Individuo sujeto» significa una persona a la que la Universidad puede exigir la comprobación de los antecedentes penales como condición para prestar servicios como contratista, empleado o voluntario. Las personas sujetas incluyen a las personas que actualmente prestan servicios como contratistas, empleados o voluntarios, o a las personas que buscan ser nombradas como empleados, voluntarios o contratadas para un puesto designado como crítico o sensible desde el punto de vista de la seguridad. Las categorías de puestos críticos o sensibles desde el punto de vista de la seguridad para los que la Universidad puede realizar comprobaciones de antecedentes penales incluyen aquellos en los que la persona:
(a) Tiene acceso directo a personas menores de 18 años o a las instalaciones de la residencia de estudiantes porque las funciones de trabajo de la persona requieren que la persona esté presente en las instalaciones de la residencia;
(b) Está proporcionando servicios de tecnología de la información y tiene control o acceso a los sistemas de tecnología de la información que permitirían a la persona dañar los sistemas de tecnología de la información o la información contenida en los sistemas;
(c) Tiene acceso a información cuya divulgación está prohibida por las leyes, normas o reglamentos estatales o federales o a información que se define como confidencial en virtud de las leyes, normas o reglamentos estatales o federales;
(d) Tiene acceso a propiedades donde se encuentran productos químicos, materiales peligrosos y otros artículos controlados por las leyes o reglamentos estatales o federales;
(e) Tiene acceso a laboratorios, instalaciones nucleares o plantas de servicios públicos cuyo acceso está restringido para proteger la salud o la seguridad del público;
(f) Tiene responsabilidades fiscales, de ayuda financiera, de nóminas o de compras como una de las principales responsabilidades de la persona; o
(g) Tiene acceso a información personal sobre empleados o miembros del público, incluidos los números de la Seguridad Social, las fechas de nacimiento, los números de los permisos de conducir, la información médica, la información financiera personal o la información sobre antecedentes penales.
C. Proceso de comprobación de antecedentes penales
(1) La Universidad puede exigir al individuo en cuestión que rellene un formulario de solicitud de antecedentes penales y proporcione cualquier información adicional necesaria para completar la comprobación de antecedentes penales en un periodo de tiempo razonable.
(2) La Universidad puede llevar a cabo, o solicitar que la Policía Estatal de Oregón lleve a cabo, una comprobación de los antecedentes penales, cuando:
(a) un individuo cumpla con la definición de «individuo sujeto»; o
(b) se requiera por la ley o regulación federal, por la ley estatal o la norma administrativa, o por contrato o acuerdo escrito.
(3) La determinación de la aptitud basada en una comprobación de los antecedentes penales para los puestos críticos o sensibles desde el punto de vista de la seguridad se considera una cualificación mínima del puesto. El hecho de que un individuo pueda ser aprobado como apto sobre la base de una comprobación de antecedentes penales no garantiza a dicho individuo un puesto como empleado, contratista o proveedor.
D. Aviso de comprobación de antecedentes penales a los solicitantes
Los formularios de solicitud y las peticiones de servicios contractuales deben notificar a cualquier posible empleado, contratista o voluntario si el puesto requiere una comprobación de antecedentes penales tal y como se define en esta sección.
E. Confidencialidad de las comprobaciones de antecedentes penales
Cualquier información obtenida en la comprobación de antecedentes penales es confidencial. La Universidad debe restringir la difusión de la información obtenida en la comprobación de los antecedentes penales. Sólo aquellas personas, identificadas por la Universidad, con una necesidad demostrada y legítima de conocer la información, pueden tener acceso a los registros de comprobación de antecedentes penales.
F. Denegación del consentimiento para la comprobación de los antecedentes penales y determinación de aptitud incompleta
(1) La Universidad cerrará una determinación de aptitud como incompleta cuando:
(a) Las circunstancias cambian de manera que una persona ya no cumple con la definición de «individuo sujeto»;
(c) La Universidad no puede localizar o contactar al individuo sujeto;
(d) La Universidad determina que el individuo sujeto no es elegible o no está calificado para el puesto de empleado, contratista o voluntario por una razón no relacionada con el proceso de determinación de aptitud; o
(e) El puesto ya no está abierto.
(2) Un individuo sujeto no tiene derecho a una audiencia en virtud de la Sección I para impugnar el cierre de una determinación de aptitud incompleta.
(3) Si un individuo sujeto se niega a dar su consentimiento a una comprobación de antecedentes penales, la Universidad denegará el empleo del individuo, o denegará cualquier puesto aplicable, o denegará cualquier solicitud de prestación de servicios voluntarios, o denegará la autoridad para prestar servicios contratados. Un individuo sujeto no puede apelar cualquier determinación tomada sobre la base de una negativa a dar su consentimiento.
G. Aptitud para ocupar un puesto basada en la verificación de antecedentes penales
(1) La Universidad debe utilizar estas políticas, y cualquier norma adoptada a nivel institucional, para determinar si el individuo sujeto es apto para ocupar un puesto, prestar un servicio o ser empleado sobre la base de la verificación de antecedentes penales obtenida, incluyendo cualquier información adicional proporcionada bajo OAR 580-023-0215(1), y sobre cualquier declaración falsa hecha con respecto a los antecedentes penales del individuo sujeto. Al hacer la determinación de aptitud, la Universidad debe considerar :
(a) La naturaleza del delito;
(b) Los hechos que apoyan la condena o la acusación pendiente de que indican la realización de una declaración falsa;
(c) La relevancia, si la hay, del delito o de la declaración falsa para los requisitos específicos del puesto, los servicios o el empleo propuestos para el individuo; y
(d) Las circunstancias intervinientes relevantes para las responsabilidades y circunstancias del puesto, los servicios o el empleo. Las circunstancias intervinientes incluyen, pero no se limitan a:
(A) El paso del tiempo desde la comisión del delito;
(B) La edad del sujeto en el momento del delito;
(C) La probabilidad de que se repitan los delitos o de que se cometa otro delito;
(D) La posterior comisión de otro delito relevante;
(E) Si la condena fue anulada y el efecto legal de la anulación de la condena; y
(F) La recomendación de un empleador.
(2) Delitos relevantes para la determinación de aptitud
(a) Todos los delitos graves;
(b) Todos los delitos menores de clase A;
(c) Cualquier delito militar de los Estados Unidos o delito internacional;
(d) Cualquier delito de tentativa, solicitud o conspiración para cometer un delito enumerado en esta subsección (2) conforme a ORS 161.405, 161.435, o 161.450; y
(e) Cualquier delito basado en la responsabilidad penal por la conducta de otro de conformidad con ORS 161.155, cuando el delito subyacente esté enumerado en esta subsección (2).
(3) Evaluación basada en Oregón y otras leyes. Una persona designada autorizada evaluará un delito sobre la base de las leyes de Oregon y, si corresponde, las leyes federales o las leyes de cualquier otra jurisdicción en la que una verificación de antecedentes penales indique que un individuo sujeto puede haber cometido un delito, ya que esas leyes están vigentes en el momento de la determinación de aptitud.
H. Notificación de la determinación adversa de aptitud basada en la comprobación de antecedentes penales
La Universidad informará de dicha descalificación a la persona sujeta que se haya determinado que no es apta sobre la base de una comprobación de antecedentes penales, mediante correo certificado a la dirección más reciente proporcionada por la persona sujeta.
I. Impugnación de una determinación de aptitud
Si un individuo desea impugnar una determinación de aptitud adversa, puede apelar la determinación solicitando una audiencia.
(1) El individuo puede apelar una determinación de aptitud final realizada sobre la base de una verificación de antecedentes penales presentando una solicitud de audiencia por escrito a la dirección especificada en la notificación proporcionada conforme a OAR 580-023-0260 dentro de los catorce (14) días calendario a partir de la fecha de la notificación. La Universidad puede extender el tiempo para apelar si la Universidad determina que el retraso fue causado por factores más allá del control razonable del individuo sujeto.
(2) Impugnación de la información sobre delincuentes. Un individuo sujeto no puede utilizar el proceso de audiencia establecido por esta política para impugnar la exactitud, integridad o legalidad de la información proporcionada por la Policía Estatal de Oregón, la Oficina Federal de Investigación o las agencias que reportan información a la Policía Estatal de Oregón o a la Oficina Federal de Investigación.
(3) La Universidad tiene derecho a confiar en la información sobre delincuentes suministrada por la Policía Estatal de Oregón, la Oficina Federal de Investigación u otras entidades hasta que se notifique a la Universidad que la información ha sido modificada o corregida.
(4) Cualquier audiencia bajo esta política no está abierta al público.
(5) Remedio. El único remedio que puede otorgarse bajo este proceso de audiencia es la determinación de que el individuo sujeto es apto. Bajo ninguna circunstancia se exigirá a la Universidad que coloque al individuo en cuestión en ningún puesto, ni se exigirá a la Universidad que acepte servicios o celebre un acuerdo contractual con un individuo en cuestión.
(6) Proceso de audiencia. Tras recibir una notificación válida según el subapartado (1) de esta sección de la política, el Presidente de la Universidad seleccionará un oficial de audiencia apropiado. El papel del oficial de la audiencia se limita a conducir la audiencia y desarrollar una orden propuesta para el Presidente o su designado.
(a) Conferencias previas a la audiencia. Antes de la audiencia, el consejero auditor puede, a su discreción, llevar a cabo una o más conferencias previas a la audiencia para facilitar el desarrollo y la resolución del caso. El consejero auditor podrá convocar la conferencia por iniciativa propia o a petición de una de las partes.
(b) Los propósitos de una conferencia previa a la audiencia pueden incluir, pero no están limitados a lo siguiente:
(A) Facilitar el descubrimiento y resolver los desacuerdos sobre el descubrimiento;
(B) Identificar, simplificar y aclarar las cuestiones;
(C) Eliminar las cuestiones irrelevantes;
(D) Obtener estipulaciones de hecho;
(E) Proporcionar al funcionario de la audiencia y a las partes, con antelación a la audiencia, copias de todos los documentos que se pretenden ofrecer como prueba en la audiencia y los nombres de todos los testigos que se espera que declaren;
(F) Autentificar los documentos;
(G) Decidir el orden de la prueba y otras cuestiones de procedimiento relativas al desarrollo de la audiencia;
(H) Discutir el acuerdo u otra resolución o resolución parcial del caso.
(c) Realización de la audiencia. La audiencia se llevará a cabo, a discreción del funcionario de la audiencia, de manera que incluya lo siguiente:
(A) La declaración y las pruebas de la Universidad para apoyar su acción;
(B) La declaración y las pruebas del individuo sujeto determinado como no apto para apoyar su posición;
(C) Cualquier prueba de refutación; y
(D) Cualquier argumento de cierre.
(d) El oficial de la audiencia tendrá la autoridad para interrogar a los testigos y establecer límites de tiempo razonables para la presentación oral. El funcionario de la audiencia puede excluir asuntos acumulativos, repetitivos o inmateriales.
(e) Se admitirán pruebas del tipo en el que comúnmente confían las personas razonablemente prudentes en la conducción de sus asuntos serios.
(f) Se excluirán las pruebas irrelevantes, inmateriales o indebidamente repetitivas, y el funcionario de la audiencia reconocerá los privilegios otorgados por la ley de Oregon.
(g) El consejero auditor redactará una propuesta de orden para la consideración del Presidente, que incluirá lo siguiente:
(A) Conclusiones de hecho;
(B) Conclusiones de derecho;
(C) Orden.
(h) En un plazo de veintiún (21) días naturales a partir de la recepción de la propuesta de orden del consejero auditor, el Presidente deberá:
(A) Adoptar la propuesta de orden como orden final del caso; o
(B) Modificar la propuesta de orden como orden final del caso.
(i) La orden final del Presidente es definitiva. La orden final se entregará al individuo en cuestión por escrito, a través de correo certificado.
(j) Sin perjuicio de la norma OAR 580-023-0265, la Universidad puede adoptar políticas que describan el proceso de audiencia requerido para impugnar una determinación de aptitud.
(7) La apelación de una determinación de aptitud bajo la Sección I(1) de esta sección de esta política, o la impugnación de la información sobre delincuentes con la agencia que proporcionó la información, no retrasará o pospondrá el proceso de contratación de la Universidad o las decisiones de empleo.
J. Tasas
La Universidad puede cobrar una tasa por la adquisición de información sobre delincuentes penales para su uso en la determinación de la aptitud. En cualquier caso particular, la tarifa no excederá la(s) tarifa(s) cobrada(s) a la Universidad por la Policía Estatal de Oregón y la Oficina Federal de Investigación para obtener información de delincuentes penales sobre el individuo en cuestión.