¡Nota! El contenido de este post sirve como sugerencia y visión general y puede no aplicarse para sus requisitos específicos.
Puede ser difícil navegar por los niveles y funcionalidades de Office 365, pero cualquier organización que busque migrar el contenido a Office 365 debe tomarse el tiempo para entender todas las herramientas que la plataforma proporciona.
Comprender los diferentes niveles y herramientas de colaboración en Office 365 es esencial para sacar el máximo provecho de sus datos, empoderar a sus usuarios y construir un sistema de almacenamiento y uso compartido en la nube que haga el máximo absoluto para su organización. Dicen que saber es la mitad de la batalla, y Cloud FastPath está aquí para ayudar.
Una de las razones más comunes por las que las organizaciones dudan de los servidores de archivos, y de las unidades compartidas en particular, es la dificultad para determinar cuál es el mejor lugar para el contenido. Muchos en TI tienen el enfoque de «las unidades domésticas van a OneDrive for Business» y «simplemente moveré mis unidades compartidas a los sitios de SharePoint Online». Si bien ese puede ser el enfoque correcto para separar el contenido entre estos dos sistemas, es posible que desee hacer más preguntas en torno al contenido «compartido», ya que SharePoint Online puede significar y hacer una serie de cosas diferentes.
¿Qué es un grupo de Office 365? ¿Qué es un sitio de SharePoint Online o una colección de sitios? ¿En qué se diferencian de los Equipos?
Y así, sin más preámbulos, aquí hay una guía rápida sobre la arquitectura de contenido compartido y las estructuras organizativas en Office 365!
Los Sitios de SharePoint son probablemente la opción más versátil, especialmente para colaborar en grandes cantidades de archivos o directorios. Un sitio de equipo de SharePoint funciona como un centro donde muchos miembros del equipo pueden acceder al contenido, organizarlo o colaborar en él. La comunicación dentro de los sitios de equipo de SharePoint se realiza comentando los documentos en tiempo real, junto con todos los demás miembros del equipo.
La mayor ventaja de los sitios de equipo es que son propiedad de TI o del jefe de un departamento o grupo de trabajo. Esto significa que los permisos pueden ser establecidos por el departamento de TI o los jefes de departamento y que el departamento de TI tiene un control granular sobre la compartición de sitios específicos, las configuraciones de sitios específicos, así como la capacidad de establecer permisos específicos para ciertos sitios, directorios o contenido.
El equivalente de un sitio o colección de sitios en un servidor de archivos local sería un recurso compartido del departamento. Esto no significa que todo un directorio de «Recursos Humanos» deba ser colocado en un solo sitio. El hecho de que un recurso compartido departamental tenga su propio sitio o se divida en muchos subsitios depende de la cantidad de permisos complejos, la cantidad total de contenido, la organización de los grupos dentro del recurso compartido y los requisitos para la compartición externa. Por ejemplo, un grupo dentro de un departamento de recursos humanos, como los reclutadores, puede requerir que se comparta ampliamente con personas fuera de la empresa. En este caso, podría ser mejor dar a ese equipo su propio sitio con un uso compartido externo más relajado, pero todavía bajo el control de TI y del departamento de RRHH en su conjunto.
Sitios de grupo
En Office 365, los Sitios de grupo complementan un grupo tradicional de correo electrónico/Outlook. Seguros pero ligeramente limitados en funcionalidad, los Sitios de Grupo permiten una colaboración de archivos sólida y segura entre grupos, cuya membresía y permisos pueden ser fácilmente ajustados y gestionados caso por caso.
Los Sitios de Grupo por defecto se crean siempre que se crea un grupo de Office 365, por lo que es importante establecer políticas sobre quién puede crear grupos de Office 365. Los Sitios de Grupo normalmente no deberían albergar material muy confidencial o sensible, ya que los equipos de TI y de seguridad tienen un poco menos de visión y control sobre el contenido en ellos.
Donde sí tienen éxito los Sitios de Grupo, es en la capacidad de los miembros del equipo dentro de un grupo o departamento para regular gradualmente el acceso a un archivo o documento que eventualmente podrían necesitar distribuir a otros departamentos o equipos. Estos grupos son fluidos y flexibles, mientras que los grupos de Outlook suelen ser más permanentes y conllevan ciertos permisos. En cambio los Sitios de Grupo y el acceso a los mismos pueden evolucionar a las necesidades de los archivos contenidos en ellos.
Sitios de Equipo
Los Sitios de Equipo ofrecen a los usuarios y a las organizaciones una forma de comunicarse y colaborar de forma rápida y eficiente, de la misma manera que podrían utilizar una aplicación como Slack. Al proporcionar a los miembros del equipo una forma de compartir fácilmente archivos, carpetas y otros elementos esenciales en los que desean colaborar, los sitios de equipo sirven como un método simple y eficaz para la comunicación cuando se trata de trabajar en proyectos específicos que involucran a varias personas.
Al ser un espacio de trabajo basado en el chat, los sitios de equipo de Microsoft garantizan que los miembros del equipo nunca tengan que preocuparse por perderse una conversación crucial. Los chats pueden ser privados o construirse en torno a grupos, asegurando que cada usuario individual tenga la oportunidad de enhebrar las conversaciones de tal manera que se garantice que ningún miembro del equipo se pierda una actualización importante, y que no se comparta información sensible con aquellos que no deben acceder a ella.
Cada equipo se aprovisiona junto a su propio Sitio de SharePoint. El contenido que mejor pertenece aquí debe ser extremadamente relevante para el proyecto o equipo que el sitio del equipo es para. Además, gran parte del contenido es nuevo y se actualiza con frecuencia, por lo que filtrar en base a metadatos como la fecha de última modificación al mover el contenido a los sitios de equipo es un buen enfoque. A veces, puede ser mejor que los usuarios finales migren el contenido de su elección a los sitios de equipo.
Los equipos, los grupos y las colecciones de sitios mueven el contenido por un embudo
Los beneficios de cada una de estas herramientas no son sólo sus fortalezas y funcionalidades únicas, sino cómo trabajan en conjunto para ayudar a una organización a apoyar sus capacidades de colaboración. Como todo lo dinámico, los archivos, los datos, los documentos y los proyectos pasan por un ciclo de vida metafórico, y la relación entre los Equipos, los Sitios de Grupo y los Sitios de SharePoint funcionan para garantizar el éxito de ese ciclo. Tomemos, por ejemplo, un equipo de marketing con la tarea de crear un documento de comunicación interna (dicho esto, este ejemplo sirve para la mayoría de los departamentos de una organización).
Al principio, querrán hacer una lluvia de ideas sobre lo que quieren decir, cómo quieren enmarcar el documento, cómo debe ser presentado en un nivel estructural fundamental. Pueden hacerlo a través de Teams: un mecanismo de chat seguro e instantáneo.
Una vez redactado el documento, Group Sites permite a los creadores iniciar un proceso de aprobación formal y gestionar quién puede ver el documento, y enviarlo de forma segura, garantizando que los permisos se refuerzan, y los destinatarios gestionan el archivo o documento de forma adecuada. Estos destinatarios pueden entonces editar el documento y compartir esas ediciones entre los miembros del equipo de marketing y los gerentes de forma rápida y segura.
Una vez hecho todo esto, el documento puede ser almacenado de forma segura para su consulta y uso compartido a largo plazo en un sitio de SharePoint. Es versátil y seguro, y permite a un departamento un espacio cerrado y específico para compartir su trabajo con una audiencia mayor.
Los datos son dinámicos y están en constante evolución; los archivos y proyectos son dinámicos y están en constante evolución. Estos elementos pasan por múltiples etapas y tener múltiples sitios y herramientas que se amolden a esas etapas tiene sentido. Beneficia a los usuarios individualmente; beneficia a los equipos de los que forman parte; beneficia a las organizaciones de las que forman parte. Estas diferentes funcionalidades sirven para diferentes necesidades, y Office 365 entiende cómo esas necesidades funcionan juntas. Por eso Office 365 es una de las plataformas de colaboración en la nube más flexibles y potentes que existen.
La migración a Office 365 de Microsoft puede mejorar drásticamente la forma en que sus usuarios interactúan con su contenido. Cuando se realiza la transición a Office 365 trasladando grandes cantidades de contenido compartido a la plataforma, es necesario tener en cuenta cada nivel de funcionalidad de SharePoint en la estrategia y el plan de migración.
Cuando se trata de migración y colaboración en la nube, el viejo adagio es cierto: el conocimiento es poder. Y con un conocimiento firme de los múltiples niveles de funcionalidad de Office 365, su organización puede utilizar la plataforma para evolucionar en todas las facetas de su colaboración.