A. Objet
(1) Cette politique s’applique rétroactivement aux demandes soumises le 1er janvier 2008 ou après. L’Université de l’Oregon (Université) s’engage à protéger la sécurité, la sûreté et la santé du corps enseignant, du personnel, des étudiants et d’autres personnes, ainsi qu’à sauvegarder les actifs et les ressources de l’Université. Pour atteindre ces objectifs, le conseil d’administration (conseil) délègue au président qui choisit de procéder à la vérification du casier judiciaire la responsabilité d’adopter des règles régissant la conduite de la vérification du casier judiciaire.
(2) Toute politique adoptée en vertu du paragraphe (1) doit être conforme à la politique 580.023, aux lois applicables de l’État de l’Oregon et à la loi fédérale.
B. Définitions
(1) « Vérification du casier judiciaire » signifie une vérification du casier judiciaire basée sur les empreintes digitales.
(2) « Condamnation » signifie qu’un tribunal a rendu un jugement définitif sur un verdict ou une constatation de culpabilité, un plaidoyer de culpabilité, un plaidoyer de nolo contendere (non contestation), ou toute détermination de culpabilité.
(3) « Vérification du casier judiciaire basée sur les empreintes digitales » signifie une vérification du casier judiciaire utilisant les empreintes digitales d’un individu sujet. Les vérifications de casiers judiciaires basées sur les empreintes digitales ne peuvent être demandées à la police d’État de l’Oregon qu’à des fins de justice non pénale. Si une vérification de casier judiciaire à l’échelle nationale d’un individu sujet est nécessaire, l’Université peut demander à la Police d’État de l’Oregon d’effectuer la vérification, y compris l’identification des empreintes digitales, par le biais du Federal Bureau of Investigation.
(4) « Université » signifie l’Université de l’Oregon.
(5) « Individu sujet » signifie une personne auprès de laquelle l’Université peut exiger une vérification de casier judiciaire comme condition pour fournir des services en tant qu’entrepreneur, employé ou bénévole. Les personnes visées comprennent les personnes qui occupent actuellement un poste d’entrepreneur, d’employé ou de bénévole, ou les personnes qui cherchent à être nommées à titre d’employé, de bénévole ou d’entrepreneur à un poste désigné comme critique ou sensible sur le plan de la sécurité. Les catégories de postes critiques ou sensibles sur le plan de la sécurité pour lesquelles l’Université peut procéder à des vérifications du casier judiciaire comprennent celles pour lesquelles la personne :
(a) A un accès direct à des personnes de moins de 18 ans ou à des installations de résidence étudiante parce que les fonctions professionnelles de la personne exigent qu’elle soit présente dans l’installation de résidence;
(b) Fournit des services de technologie de l’information et a le contrôle de systèmes de technologie de l’information ou y a accès, ce qui lui permettrait de nuire aux systèmes de technologie de l’information ou aux renseignements contenus dans les systèmes ;
(c) A accès à des informations dont la divulgation est interdite par les lois, règles ou règlements étatiques ou fédéraux ou à des informations définies comme confidentielles en vertu des lois, règles ou règlements étatiques ou fédéraux ;
(d) A accès à des biens où se trouvent des produits chimiques, des matières dangereuses et d’autres articles contrôlés par des lois ou règlements étatiques ou fédéraux;
(e) A accès à des laboratoires, des installations nucléaires ou des usines de services publics dont l’accès est restreint afin de protéger la santé ou la sécurité du public ;
(f) A des responsabilités fiscales, d’aide financière, de paie ou d’achat comme l’une des principales responsabilités de la personne ; ou
(g) A accès à des renseignements personnels sur les employés ou les membres du public, y compris les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance, les numéros de permis de conduire, les renseignements médicaux, les renseignements financiers personnels ou les renseignements sur les antécédents criminels.
C. Processus de vérification des antécédents criminels
(1) L’Université peut exiger que la personne visée remplisse un formulaire de demande de vérification des antécédents criminels et fournisse tout renseignement supplémentaire nécessaire pour effectuer la vérification des antécédents criminels dans un délai raisonnable.
(2) L’Université peut effectuer, ou demander à la police d’État de l’Oregon d’effectuer, une vérification du casier judiciaire, lorsque :
(a) une personne répond à la définition de « personne visée » ; ou
(b) la loi ou le règlement fédéral, la loi de l’État ou la règle administrative, ou un contrat ou une entente écrite l’exigent.
(3) Une détermination de l’aptitude fondée sur une vérification du casier judiciaire pour des postes critiques ou sensibles sur le plan de la sécurité est considérée comme une qualification minimale du poste. Le fait qu’une personne visée puisse être approuvée comme apte sur la base d’une vérification du casier judiciaire ne garantit pas à cette personne un poste d’employé, d’entrepreneur ou de vendeur.
D. Avis de vérification du casier judiciaire aux candidats
Les formulaires de demande et les sollicitations de services contractuels doivent donner un avis à tout employé, entrepreneur ou bénévole potentiel si le poste nécessite une vérification du casier judiciaire telle que définie par cette section.
E. Confidentialité de la vérification du casier judiciaire
Toute information obtenue lors de la vérification du casier judiciaire est confidentielle. L’Université doit restreindre la diffusion de l’information obtenue lors de la vérification du casier judiciaire. Seules les personnes, identifiées par l’Université, ayant un besoin démontré et légitime de connaître l’information, peuvent avoir accès aux dossiers de vérification du casier judiciaire.
F. Refus de consentir à la vérification du casier judiciaire et détermination d’aptitude incomplète
(1) L’Université ferme une détermination d’aptitude comme étant incomplète lorsque :
(a) Les circonstances changent de sorte qu’une personne ne répond plus à la définition de « personne visée »;
(c) L’Université ne peut localiser ou contacter la personne visée;
(d) L’Université détermine que la personne visée n’est pas admissible ou n’est pas qualifiée pour le poste d’employé, d’entrepreneur ou de bénévole pour une raison non liée au processus de détermination de l’aptitude ; ou
(e) Le poste n’est plus ouvert.
(2) Une personne visée n’a pas le droit à une audience en vertu de la section I pour contester la clôture d’une détermination d’aptitude incomplète.
(3) Si une personne visée refuse de consentir à une vérification du casier judiciaire, l’Université doit refuser l’emploi de la personne, ou refuser tout poste applicable, ou refuser toute demande de fournir des services bénévoles, ou refuser l’autorisation de fournir des services contractuels. Une personne visée ne peut pas faire appel d’une décision prise sur la base d’un refus de consentir.
G. Aptitude à occuper un poste en fonction de la vérification du casier judiciaire
(1) L’Université doit utiliser ces politiques, et toute règle adoptée au niveau institutionnel, pour déterminer si la personne visée est apte à occuper un poste, à fournir un service ou à être employée en fonction de la vérification du casier judiciaire obtenue, y compris tout renseignement supplémentaire fourni en vertu de l’OAR 580-023-0215(1), et de toute fausse déclaration faite concernant les antécédents criminels de la personne visée. Pour déterminer l’aptitude, l’Université doit tenir compte de :
(a) la nature du crime;
(b) les faits qui appuient la condamnation ou l’acte d’accusation en instance de qui indiquent la fabrication d’une fausse déclaration;
(c) la pertinence, le cas échéant, du crime ou de la fausse déclaration par rapport aux exigences spécifiques du poste, des services ou de l’emploi proposé de la personne visée ; et
(d) les circonstances intervenantes pertinentes aux responsabilités et aux circonstances du poste, des services ou de l’emploi. Les circonstances intervenantes comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :
(A) Le passage du temps depuis la commission du crime;
(B) L’âge de la personne visée au moment du crime;
(C) La probabilité d’une répétition des infractions ou de la commission d’un autre crime ;
(D) La commission ultérieure d’un autre crime pertinent;
(E) Le fait que la condamnation ait été annulée et l’effet juridique de l’annulation de la condamnation ; et
(F) La recommandation d’un employeur.
(2) Crimes pertinents pour une détermination d’aptitude
(a) Tous les crimes;
(b) Tous les délits de classe A;
(c) Tout crime militaire des États-Unis ou crime international;
(d) Tout crime de tentative, de sollicitation ou de conspiration pour commettre un crime énuméré dans le présent paragraphe (2) en vertu de l’ORS 161.405, 161.435, ou 161.450 ; et
(e) Tout crime fondé sur la responsabilité pénale pour la conduite d’un autre en vertu de l’ORS 161.155, lorsque le crime sous-jacent est énuméré dans ce paragraphe (2).
(3) Évaluation fondée sur l’Oregon et d’autres lois. Une personne désignée autorisée évalue un crime sur la base des lois de l’Oregon et, le cas échéant, des lois fédérales ou des lois de toute autre juridiction dans laquelle une vérification du casier judiciaire indique qu’un individu sujet peut avoir commis un crime, telles que ces lois sont en vigueur au moment de la détermination de l’aptitude.
H. Avis de détermination d’aptitude défavorable fondée sur une vérification du casier judiciaire
L’Université informe la personne visée qui a été déterminée comme n’étant pas apte sur la base d’une vérification du casier judiciaire, par courrier certifié à l’adresse la plus récente fournie par la personne visée, de cette disqualification.
I. Contestation d’une détermination d’aptitude
Si une personne visée souhaite contester une détermination d’aptitude défavorable, elle peut faire appel de la détermination en demandant une audience.
(1) La personne visée peut faire appel d’une détermination d’aptitude finale faite sur la base d’une vérification du casier judiciaire en soumettant une demande écrite d’audience à l’adresse indiquée dans l’avis fourni en vertu de l’OAR 580-023-0260 dans les quatorze (14) jours civils suivant la date de l’avis. L’Université peut prolonger le délai d’appel si elle détermine que le retard a été causé par des facteurs indépendants de la volonté de la personne visée.
(2) Contestation des renseignements sur les délinquants criminels. Une personne visée ne peut pas utiliser le processus d’audience établi par la présente politique pour contester l’exactitude, l’exhaustivité ou la légalité des renseignements fournis par la police d’État de l’Oregon, le Federal Bureau of Investigation ou les organismes qui communiquent des renseignements à la police d’État de l’Oregon ou au Federal Bureau of Investigation.
(3) L’Université est en droit de se fier aux renseignements sur les délinquants criminels fournis par la Police de l’État de l’Oregon, le Bureau fédéral d’enquête ou d’autres entités jusqu’à ce que l’Université soit avisée que les renseignements ont été modifiés ou corrigés.
(4) Toute audience en vertu de cette politique n’est pas ouverte au public.
(5) Recours. Le seul recours qui peut être accordé dans le cadre de ce processus d’audience est la détermination que la personne visée est apte. En aucune circonstance, l’Université ne sera tenue de placer une personne visée dans un poste quelconque, ni d’accepter des services ou de conclure une entente contractuelle avec une personne visée.
(6) Processus d’audience. Sur réception d’un avis valide en vertu du paragraphe (1) du présent article de la politique, le président de l’Université choisit un agent d’audience approprié. Le rôle de l’agent d’audience est limité à la conduite de l’audience et à l’élaboration d’une proposition d’ordonnance pour le président ou son représentant.
(a) Conférences préalables à l’audience. Avant l’audience, l’agent d’audience peut, à sa discrétion, tenir une ou plusieurs conférences préalables à l’audience pour faciliter la conduite et la résolution de l’affaire. L’agent d’audience peut convoquer la conférence de sa propre initiative ou à la demande d’une partie.
(b) Les objectifs d’une conférence préparatoire à l’audience peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :
(A) faciliter la découverte et résoudre les désaccords sur la découverte;
(B) identifier, simplifier et clarifier les questions;
(C) éliminer les questions non pertinentes;
(D) obtenir des stipulations de fait ;
(E) Fournir à l’agent d’audience et aux parties, avant l’audience, des copies de tous les documents destinés à être offerts comme preuve à l’audience et les noms de tous les témoins attendus ;
(F) d’authentifier les documents;
(G) de décider de l’ordre de preuve et d’autres questions de procédure relatives au déroulement de l’audience;
(H) de discuter d’un règlement ou d’une autre résolution ou d’une résolution partielle de l’affaire.
(c) Conduite de l’audience. L’audience est menée, à la discrétion de l’agent d’audience, de manière à inclure les éléments suivants :
(A) La déclaration et la preuve de l’Université pour soutenir son action ;
(B) La déclaration et la preuve de la personne visée jugée inapte pour soutenir sa position ;
(C) Toute preuve de réfutation ; et
(D) Tout argument final.
(d) L’agent d’audience a le pouvoir d’interroger les témoins et de fixer des limites de temps raisonnables pour la présentation orale. L’agent d’audience peut exclure les questions cumulatives, répétitives ou immatérielles.
(e) Les preuves d’un type auquel se fient généralement des personnes raisonnablement prudentes dans la conduite de leurs affaires sérieuses sont admissibles.
(f) Les preuves non pertinentes, immatérielles ou indûment répétitives sont exclues, et les privilèges accordés par la loi de l’Oregon sont reconnus par l’agent d’audience.
(g) Le conseiller-auditeur rédige une proposition d’ordonnance à l’intention du président, qui comprend les éléments suivants :
(A) Constatations de fait ;
(B) Conclusions de droit ;
(C) Ordonnance.
(h) Dans les vingt et un (21) jours civils suivant la réception de l’ordonnance proposée par l’agent d’audience, le président doit :
(A) adopter l’ordonnance proposée comme ordonnance finale pour l’affaire ; ou
(B) modifier l’ordonnance proposée comme ordonnance finale pour l’affaire.
(i) L’ordonnance finale du président est définitive. L’ordonnance finale est remise par écrit à la personne visée, par courrier certifié.
(j) Nonobstant l’OAR 580-023-0265, l’Université peut adopter des politiques décrivant le processus d’audience requis pour contester une détermination d’aptitude.
(7) L’appel d’une détermination d’aptitude en vertu de la section I(1) de la présente section de cette politique, ou la contestation des renseignements sur les délinquants criminels auprès de l’organisme qui a fourni les renseignements, ne retardera pas ou ne reportera pas le processus d’embauche ou les décisions d’emploi de l’Université.
J. Frais
L’Université peut exiger des frais pour l’acquisition de renseignements sur les délinquants criminels afin de les utiliser pour déterminer l’aptitude. Dans un cas particulier, les frais ne doivent pas dépasser les frais facturés à l’Université par la police d’État de l’Oregon et le Federal Bureau of Investigation pour obtenir des renseignements sur les délinquants criminels concernant la personne visée.