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MISE À JOUR 11/10/20 10:10am PT:

En octobre 2019, le délai pour compléter la formation de conformité sur le harcèlement sexuel pour les entreprises en Californie (avec cinq employés ou plus) a été prolongé jusqu’en 2020. Maintenant, le temps est écoulé.

Toutes les entreprises californiennes doivent être en conformité avec le projet de loi de  » nettoyage  » de la Californie pour la formation à la prévention du harcèlement sexuel lorsque l’horloge frappe minuit le soir du Nouvel An. À partir du 1er janvier 2021, votre cabinet doit être en conformité.

Nous allons vous dire ce que vous devez savoir pour rester à la pointe des exigences de formation sur le harcèlement sexuel en Californie.

Qu’est-ce que c’est encore ?

Le projet de loi 778 du Sénat (également appelé le projet de loi « Clean-Up ») est une loi fournissant des orientations actualisées concernant les exigences de formation en matière de prévention du harcèlement sexuel en Californie et sert d’amendement au SB 1343. La nouvelle loi a prolongé la date limite pour la formation de conformité de la main-d’œuvre du 1/1/2020 au 1/1/2021. Le SB 778 a également clarifié plusieurs ambiguïtés du SB 1343.

Voici ce que vous devez savoir pour vous assurer que votre pratique reste conforme.

Qui doit être formé?

Si vous avez cinq employés ou plus, vous devez leur fournir une formation sur la prévention du harcèlement sexuel d’ici le 1er janvier 2021. Il existe différentes exigences de formation pour différents groupes d’employés :

• Les employés de supervision
• Les employés sans supervision
• Les employés temporaires
• Les employés temporaires d’une agence de travail temporaire

Les superviseurs. En raison de leur rôle, les employés superviseurs ont besoin de plus de formation. Tout employé qui en supervise un autre doit suivre un minimum de deux heures de formation et d’éducation sur la prévention du harcèlement sexuel. Le projet de loi sur l’assainissement a apporté des précisions sur les employés promus à un rôle de supervision. Ils doivent suivre deux heures de formation dans les six mois suivant leur promotion à ce rôle.

Les employés sans fonction de supervision. Ils doivent suivre une heure de formation et d’éducation relative à la prévention du harcèlement sexuel.

Les employés temporaires (définis comme toute personne engagée pour travailler pendant moins de six mois). Les employeurs doivent fournir une heure de formation et d’éducation relative à la prévention du harcèlement sexuel en Californie à ces employés temporaires dans les 30 jours suivant leur date d’embauche ou au cours de leurs 100 premières heures de travail.

Les employés temporaires d’une agence. L’agence d’emploi est responsable de la fourniture de leur formation. Vous n’êtes pas responsable.

Il convient de souligner que les exigences de formation d’une heure et de deux heures sont les exigences minimales créées par la loi ;  » et ne devraient pas décourager ou soulager tout employeur de prévoir une formation et une éducation plus longues, plus fréquentes ou plus élaborées concernant le harcèlement au travail ou d’autres formes de discrimination illégale afin de respecter ses obligations de prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour prévenir et corriger le harcèlement et la discrimination. »

Comment fournir une formation à la prévention du harcèlement sexuel

Bien qu’il n’y ait aucune flexibilité dans l’exigence de formation ; vous avez des options pour la façon dont vous fournissez la formation. La formation peut être dispensée dans une salle de classe traditionnelle, par le biais de l’apprentissage en ligne ou même d’un webinaire. Le département californien de l’emploi et du logement équitables (DFEH) propose des cours de formation gratuits via son site web qui satisfont aux exigences légales.

Vous pouvez programmer des formations pour les employés en groupe ou individuellement.

La formation peut être suivie en une seule fois ou divisée en segments plus courts. Par exemple, vous pouvez diviser la formation en segments de 30 minutes.

Toute la formation doit être dispensée pendant les heures de travail rémunérées. Vous ne pouvez pas utiliser le temps personnel d’un employé – y compris son temps de pause – pour cette formation. Les employeurs sont également responsables de toutes les dépenses qui peuvent découler de la formation.

Formation de recyclage

Vous ne pensiez pas que vous pourriez ne devoir le faire qu’une fois, n’est-ce pas ? Une formation de remise à niveau sera exigée pour tous les employés.

Le SB 778 a clarifié certaines des exigences du projet de loi initial. Lorsque le SB 1343 a été publié, les superviseurs qui ont été formés en 2018 devraient suivre une nouvelle formation sur la prévention du harcèlement sexuel en 2019 pour être en conformité avec la date limite du 1/1/2020. La nouvelle loi et le nouveau délai permettent aux superviseurs qui ont été formés en 2018 de ne pas avoir à suivre une nouvelle formation avant 2020 pour être en conformité. Les employés non superviseurs qui ont reçu une formation en 2019 n’ont pas besoin d’être recyclés avant 2021.

La formation de recyclage est requise une fois tous les deux ans pour les employés par la suite.

Exigences de documentation de l’employeur

En plus de la formation, les employeurs californiens doivent également avoir une politique écrite de prévention du harcèlement, de la discrimination et des représailles et en fournir une copie à chaque employé. Cela peut être facilement accompli en mettant à jour et en distribuant le manuel de l’employé.

Lisez les meilleures pratiques pour quand vous révisez votre manuel de l’employé pour vous assurer que vous le faites bien.

Les employeurs doivent également afficher tous les avis requis du DFEH. Enfin, vous devrez fournir à chacun de vos employés, au moment de l’embauche, une fiche d’information sur le harcèlement sexuel.

Exigences de tenue de dossiers sur la formation au harcèlement sexuel

Pour aller de pair avec la formation, vous devez conserver la documentation de la formation que vous avez fournie à vos employés. Voici une liste de tout ce dont vous aurez besoin pour prouver votre conformité aux exigences californiennes en matière de formation à la prévention du harcèlement sexuel :

• Noms des employés formés
• La date à laquelle l’employé a reçu la formation
• La feuille d’émargement
• .
• La feuille d’émargement
• Une copie de tous les certificats de présence ou d’achèvement délivrés
• Le type de formation dispensée
• Une copie de tous les documents écrits ou enregistrés qui composent la formation
• Et le nom de la personne qui a dirigé la formation

Vous devez conserver ces documents pendant au moins deux ans à compter de la date de la formation.

Ne tardez pas : Commencez dès aujourd’hui votre plan pour vous conformer à la loi

Gérer tout cela et gérer votre cabinet, c’est beaucoup. Cependant, c’est obligatoire et pas terriblement compliqué. Voici l’essentiel de ce que vous devez faire pour être en conformité avec la nouvelle loi :

1. Prévoir une formation pour tous les employés.
2. Mettre à jour votre manuel de l’employé ainsi que toutes les politiques et procédures pertinentes pour inclure une politique écrite de prévention du harcèlement, de la discrimination et des représailles qui reflète la loi actuelle.
3. Posez tous les avis requis du DFEH.
4. Tenez des registres précis de toutes les itérations de la formation.

Si vous n’avez pas encore terminé la formation de vos employés, vous avez encore beaucoup de temps. Respirez, puis commencez à répondre aux exigences de la formation californienne sur la prévention du harcèlement sexuel. Après tout, vous avez bien une année supplémentaire. Arrêtez de procrastiner et commencez dès aujourd’hui.

Savez-vous que nous, chez HR for Health, surveillons toutes les lois et réglementations spécifiques qui affectent votre pratique ? Si vous avez des questions sur les problèmes de conformité, n’hésitez pas à nous contacter. Planifiez un appel, appelez le (877) 779-4747, ou envoyez un courriel à [email protected] maintenant pour en savoir plus.