La normalisation du processus de commande au sein d’une organisation nécessite une documentation. La mise en place d’un système d’approvisionnement permet de contrôler les coûts et de créer une trace écrite pour faciliter les audits. L’obtention d’un bon de commande ou d’une demande d’achat sont deux processus clés pour acquérir les articles dont une entreprise a besoin pour survivre. Chaque politique et procédure d’achat est différente, il est donc important de comprendre d’abord ces deux systèmes et comment ils peuvent rationaliser vos opérations.
Demande d’achat & Différences entre les bons de commande
Une demande d’achat est un document interne dans lequel un département demande à un autre département la permission d’acheter des biens ou des services. Un bon de commande est créé après la demande d’achat et est un document qui est utilisé pour acheter effectivement ces biens ou services à un fournisseur extérieur.
Les demandes d’achat sont des formulaires plus interdépartementaux qui permettent aux grandes organisations de mieux gérer leur comptabilité et leurs finances. Plus l’entreprise est grande, plus le besoin d’un processus d’approvisionnement est important. Vous ne pouvez tout simplement pas suivre le flux sans le mettre sur papier.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat, également connue sous le nom de formulaire de demande d’achat, est un document qui est utilisé pour demander un bon de commande. C’est la première étape du processus d’approvisionnement d’une entreprise pour obtenir des fournitures, des services et des achats au sein du service des achats.
Les formulaires de demande d’achat sont des documents élaborés par l’acheteur et soumis au service financier. C’est un moyen d’obtenir l’autorisation de lancer le processus d’approvisionnement auprès d’un fournisseur extérieur. Vous attendez le « coup de pouce » pour acheter des biens ou des services nécessaires à la réalisation d’un travail.
Vous ne pouvez pas faire des folies avec l’argent de l’entreprise. Vous avez besoin d’un processus d’approbation à des fins de validation. Cela sert de première étape pour créer une piste d’audit efficace avec des registres transparents. Cela montre à l’IRS que vous vous souciez de suivre les finances de l’entreprise.
Le service des achats ne regardera qu’un formulaire de demande d’achat dépassant un certain montant. Chaque entreprise diffère, mais le coût moyen est tout ce qui est de 5000 $ et plus. Chaque ordre de réquisition nécessite certaines informations. Cela peut varier selon l’industrie et le besoin, mais une demande d’achat nécessite généralement des données comme :
- Nom du service demandeur
- Situation et adresse postale de l’acheteur
- Quantité exacte d’articles
- Description des articles
- Dénomination légale du fournisseur extérieur
- Prix d’achat prévu
- Date de livraison demandée
Plus le service comptable dispose d’informations, plus il facilite le processus d’achat. Un bon exemple de demande d’achat serait lorsqu’un employé a besoin d’équipement ou de services continus pour son travail.
Pourquoi vous avez besoin d’une demande d’achat
Lorsqu’un achat proposé dépasse un certain montant, vous voulez le documenter à des fins fiscales. Chaque organisation a besoin d’acheter des choses, mais sans trace écrite, la probabilité de fraude augmente considérablement. Une entreprise doit garder une certaine forme de contrôle sur son portefeuille. Pour éviter cela, un service d’approvisionnement joue un rôle important dans la chaîne d’approvisionnement. Il constitue une deuxième paire d’yeux sur l’argent qui sort. C’est une stratégie essentielle pour les petites entreprises où chaque centime compte.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
C’est l’étape suivante dans un système d’achat. Une fois qu’une demande d’achat est approuvée, on lui attribue un numéro de commande et on l’envoie au fournisseur. Ce document externe initie la transaction de vente et constitue un contrat contraignant pour toutes les parties concernées. Le système de bons de commande est conçu pour une tenue organisée des dossiers. Le numéro de commande qui est attribué correspond généralement au numéro de demande d’achat, et ils sont classés ensemble. Tout comme une demande d’achat, un bon de commande nécessite certaines informations, comme :
- Nom du bureau d’achat
- Articles à acheter
- Modalités de paiement
- Instructions de facturation
- Adresse de livraison
- Numéro de bon de commande
Les bons de commande servent de documents clés dans l’ensemble du système comptable et accélèrent la tenue des dossiers. Ils aident les entreprises à se préparer correctement aux audits. Vous ne voulez pas vous démener à la dernière minute pour retrouver un reçu datant de 10 mois. Des processus efficaces permettent à une entreprise d’économiser de l’argent.
Les bons de commande peuvent également être demandés pour des transactions internes. Cela se produit lorsqu’un département d’une entreprise souhaite acheter des biens ou des services à un autre. Dans ce cas, un bon de commande interdépartemental est nécessaire pour suivre l’échange de biens et de services. Cela peut être particulièrement utile pour les grandes entreprises qui ont des départements avec des budgets de fonctionnement distincts.
Pourquoi vous avez besoin d’un bon de commande
Une entreprise ne devrait jamais se contenter d’un engagement verbal. Il y a une grande quantité de risques juridiques impliqués. Les bons de commande mettent les choses sur papier. Lorsque de nouveaux postes sont créés, ils permettent d’éviter les commandes en double. C’est particulièrement important lorsque votre entreprise se développe. Il sera plus difficile de suivre les achats sans un numéro attribué comme un PO.
Certains audits financiers exigent également que vous retourniez les bons de commande. Cela sert de preuve qu’un responsable a approuvé une décision d’achat. C’est plus rapide et plus efficace que de fouiller dans un tiroir de reçus. Cela vous évite également de perdre la trace des fonds ou de compliquer les pratiques comptables.
Les bons de commande peuvent aider une entreprise à éviter les augmentations de prix surprises. Si un fournisseur modifie son coût entre la date de la commande et la date de la livraison ou de la facture, un bon de commande clarifiera le prix initial. Le fournisseur doit respecter le contrat puisqu’un bon de commande est un document juridique. Cela élimine tout risque de mauvaise communication ou de détournement de fonds.
Le processus de commande vous permettra également de contrôler vos commandes et vos factures. Il permet d’identifier facilement les produits qui arrivent à tout moment et facilite la gestion des stocks. Si vous avez des commandes répétées, il aide à trier la facturation à l’avenir.
L’avenir des achats
Tous ces échanges et ces documents semblent être un travail fastidieux. Surtout si l’on considère les capacités de la technologie moderne d’approvisionnement électronique. Les logiciels de bons de commande peuvent automatiser et superviser l’ensemble du processus. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire d’attendre une signature sur le bureau de quelqu’un. Lorsque le processus d’achat est numérisé, aucune balle n’est lâchée. Les autorisations peuvent devenir presque instantanées et les ressources accélérées. Les gens peuvent se concentrer davantage sur la conduite des affaires et moins sur les tâches subalternes.
Un système d’approvisionnement électronique s’intègre facilement à d’autres plateformes financières. Une entreprise qui utilise des processus numériques sophistiqués plutôt que de s’appuyer sur excel ou le courrier électronique peut bénéficier d’une réduction significative des coûts, d’un meilleur contrôle des dépenses et d’un processus d’achat rationalisé. L’automatisation est l’avenir des achats.