Office 365のSharePoint Sites、Teams Sites、Group Sitesは何が違うのか？ Office 365 のさまざまなレベルとコラボレーション ツールを理解することは、データを最大限に活用し、ユーザーに力を与え、組織にとって最も有益なクラウド上のストレージおよび共有システムを構築するために不可欠です。 知っていることは戦いの半分と言いますが、Cloud FastPath がお手伝いします！
組織がファイル サーバーや共有ドライブを躊躇する最も一般的な理由の 1 つは、コンテンツがどこに属するのが最適かを判断するのが難しいということです。 IT 部門の多くは、「自宅のドライブは OneDrive for Business に」「共有ドライブは SharePoint Online サイトに移動する」というアプローチを持っています。 この 2 つのシステム間でコンテンツを分離するアプローチとしては正しいかもしれませんが、SharePoint Online はさまざまなことを意味し、実行できるため、「共有」コンテンツについてさらに質問してみるのもよいでしょう。 SharePoint Online サイトまたはサイト コレクションとは何ですか?
Office 365 の共有コンテンツ アーキテクチャと組織構造に関するクイック ガイドをご覧ください！
SharePoint サイトは、特に大量のファイルやディレクトリでコラボレーションを行うための最も汎用的なオプションでしょう。 SharePoint チーム サイトは、多くのチーム メンバーがコンテンツにアクセスしたり、コンテンツを整理したり、コンテンツ上でコラボレーションを行うことができるハブとして機能します。 SharePoint チーム サイト内のコミュニケーションは、他のすべてのチーム メンバーと一緒に、リアルタイムでドキュメントにコメントすることで行われます。
チーム サイトの大きな利点は、IT 部門または部門やワーキンググループの責任者によって所有されることです。 つまり、IT 部門の責任者が権限を設定でき、IT 部門は特定のサイトの共有、特定のサイトの構成、および特定のサイト、ディレクトリ、またはコンテンツに特定の権限を設定する能力を詳細に制御できます。
オンプレミス ファイル サーバーのサイトまたはサイト コレクションに相当するものは、部門共有になります。 これは、「HR」ディレクトリ全体が単一のサイトに配置されるべきであるということではありません。 部門共有が独自のサイトを持つか、多くのサブサイトに分割されるかは、複雑なパーミッションの量、コンテンツの総量、共有内のグループ組織、外部共有の要件に依存します。 例えば、人事部内のあるグループ、例えば採用担当者は、社外の人と広範に共有することを要求されるかもしれません。 この場合、そのチームには、IT 部門と人事部門全体の管理下にありながら、外部共有がより緩やかな独自のサイトを与えることが最適かもしれません。
グループ サイト
Office 365 では、グループ サイトは従来のメール/Outlook グループを補完するものです。 セキュアだが機能はやや限定されており、グループサイトではグループ間で堅実かつ安全なファイルコラボレーションが可能で、メンバーシップと権限はケースバイケースで簡単に調整、管理できる。
Office 365 グループを作成するとデフォルトでグループサイトが作成されるので、誰が Office 365 グループを作成できるかのポリシーを確立することが重要である。 グループ サイトは通常、非常に機密性の高い資料や機密性の高い資料を保管するべきではありません。IT およびセキュリティ チームは、グループ サイト内のコンテンツに対する洞察力と制御力がやや劣るためです。 Outlookのグループが永続的で、一定の権限を持つのに対し、これらのグループは流動的で柔軟です。 771>
Team Sites
Team Sites は、ユーザーや組織が Slack などのアプリケーションを使用するのと同じように、迅速かつ効率的に通信およびコラボレーションを行う方法を提供します。 チーム メンバーに、ファイル、フォルダー、および共同作業を行うその他の重要なアイテムを簡単に共有する方法を提供し、チーム サイトは、複数の人が関わる特定のプロジェクトに取り組む際のコミュニケーションのためのシンプルで効果的な方法として機能するのです。 チャットはプライベートでもグループでも可能で、各ユーザーは重要なアップデートを見逃すことなく、また、機密情報がアクセスできない人と共有されることがないように、会話をスレッド化することができます。 ここに最適なコンテンツは、そのチーム サイトのプロジェクトまたはチームに非常に関連性の高いものでなければなりません。 さらに、コンテンツの多くは新しく、頻繁に更新されるため、コンテンツをチーム サイトに移動する際に最終更新日などのメタデータでフィルタリングすることは良い方法です。 771>
チーム、グループ、およびサイト コレクションはコンテンツをファネルに移動する
これらの各ツールの利点は、固有の長所や機能だけでなく、組織がコラボレーション機能をサポートするためにそれらが協調してどのように機能するかということです。 動的なものと同様に、ファイル、データ、ドキュメント、プロジェクトは比喩的なライフサイクルを経ており、チーム、グループ サイト、および SharePoint サイトの関係は、そのサイクルを確実に成功させるために機能するのです。 たとえば、社内コミュニケーション ドキュメントの作成を任されたマーケティング チームを考えてみましょう (ただし、この例は組織内のほとんどの部署で通用します)。
まず、何を言いたいのか、ドキュメントをどのように構成したいのか、基本構造レベルでどのようにレイアウトすべきなのかをブレーンストーミングします。
いったん文書が作成されると、グループ サイトでは、作成者が正式な承認プロセスを開始し、誰が文書を見ることができるかを管理し、権限が強化され、受信者がファイルまたは文書を適切に管理できるように安全に送信することが可能になります。 これらの受信者はドキュメントを編集し、その編集内容をマーケティングチームのメンバーやマネージャー間で迅速かつ安全に共有することができます。
これらすべてが完了したら、ドキュメントは長期間の参照と共有のために SharePoint サイトに安全に保存することができます。 771>
データは動的で常に進化しており、ファイルやプロジェクトは動的で常に進化しています。 これらのアイテムは複数の段階を経ており、その段階に合わせた複数のサイトやツールを持つことは理にかなっています。 ユーザー個人にもメリットがあり、彼らが所属するチームにもメリットがあり、彼らが所属する組織にもメリットがあります。 これらの異なる機能は異なるニーズに対応しており、Office 365 はこれらのニーズがどのように連携しているかを理解しています。 そのため、Office 365 は最も柔軟で強力なクラウド コラボレーション プラットフォームの 1 つとなっています。
Microsoft の Office 365 に移行すると、ユーザーのコンテンツとの関わり方が劇的に改善されます。 大量の共有コンテンツを Office 365 に移行する場合、SharePoint の各階層の機能を移行戦略と計画の中で考慮する必要があります。
移行とクラウド コラボレーションに関しては、古い格言があります。 Office 365 の複数のレベルの機能をしっかりと把握することで、組織はこのプラットフォームを使用して、コラボレーション方法のあらゆる面を進化させることができます」